Le classement par Noguchi [organisation]

Voici un système de classement papier intéressant et original mis au point par Noguchi Yukio, un économiste japonais.

Mode d'emploi:

• classez chaque document, quelque soit son type (facture, note de réunion, manuel d'utilisateur, etc.), dans une enveloppe type A4 sur laquelle vous inscrivez son contenu.
• Rangez ensuite les enveloppes (par exemple verticalement sur une étagère) en y insérant les nouvelles du même côté (par exemple à gauche).
• Chaque document retiré du classement pour utilisation sera remis dans le classement comme s'il était un nouveau document (sur le côté gauche) plutôt qu'à l'endroit où il se trouvait initialement.
• Ainsi, après un certain temps, les documents inutilisés seront progressivement migrés vers la droite du classement.
• Ce système s'appuie sur l'idée que les gens retiennent plus facilement quand un document a été utilisé pour la dernière fois plutôt que où il a été classé.
• De plus, avec un système traditionnel de classement par sujet, quelque soit le choix des rubriques, on finit toujours par avoir des documents à classer à plusieurs endroits.
• Enfin, le traitement de l'archivage est simplifié: il suffit de retirer les enveloppes de la partie droite de l'étagère plutôt que de parcourir l'ensemble des dossiers !

source(2005) : totem-consult

Pour voir comment le mème "Système de classement de Noguchi" (Noguchi filing system) se propage, consulter les liens ci-dessous :
(le lien originel n'est plus actif http://www.lise.jp/honyaku/noguchi.html)
liens actifs (certains sont en français):
(2005)fascinating-japanese-filingsystem
more-on-the-noguchi-filing-system
histoires-de-classifications
(2005) the_noguchi_fil
(2006) the_noguchi_fil
(2006) photos/jazzmasterson/ (les photos sont très bien)
(2006)en.wikipedia.org/Yukio_Noguchi
how-the-noguchi-filing-system-seriously-cleaned-up-my-clutter/
(2006)noguchi_filing_system
(2006)noguchi-filing-system-modified
(2007) livre de Mark Forster (DIT), sans les enveloppes, ni la référence à Noguchi avec des classeurs à levier et des pochettes transparentes et/ou des pochettes cartonnées.
(2007)the_noguchi_filing_system
(17/01/2007)time-sort-noguchi-filing-system
(01/06/2007)a_perfect_mess_review
(02/06/2007)noguchi_filing_
Photo:http://www.eigotown.com/culture/interview/noguchi/interview_p1.shtml
Quelques liens en japonais : Chou Seiri Hou (超整理法 ) by Yukio Noguchi (野口悠紀夫) avec des photos
Pourquoi pas en coréen ? 초정리법
Et une mention spéciale pour Hawkexpress (wiki anglais/japonais) qui cite le livre de Noguchi dans les références de son système PoIC.

Ranger ses papiers [organisation]

Que faire si votre bureau est encombré ? Si vous avez peur de classer ? Si vous êtes le (la) seul(e) à pouvoir retrouver un document dans votre bureau ? Que faire si, pour vous, un papier hors de votre vue est oublié voire perdu ?

Quelques solutions (premier niveau):

• Conserver ce qui est important en vue.
• Classer de manière visuelle verticale : transformer les piles horizontales, où chaque papier est caché derrière un tas d'autres, en alignement vertical.
• Utiliser des couleurs.
• Utiliser des pochettes et dossiers transparents.
• Créer un point stratégique (point chaud) qui recueillera les documents dont vous aurez besoin pour le travail du jour (pas plus de 6 dossiers)
• Identifier les fichiers par des verbes d'action (lire, classer, répondre, payer, organiser...)
  
• Placer les documents dans des sacs congélation transparents (pour les garder au frais ;-))
  
• Différenciez les piles de papier en utilisant des presse-papier différents thématiques.
• Archiver les dossiers inactifs, préciser les dates de création des documents et les mots clés dans un index, repérer et classer les archives par dates de début et de fin de création de l'archive.
• Jeter tout ce qu'on peut (la corbeille est une amie).

(ces solutions sont développées dans le très bon livre Add-Friendly Ways to Organize Your Life de Judith Kolberg et Kathleen G. Nadeau.)
Image: smartorganizing.net

Classer pour retrouver [organisation]

Le Portail International Archivistique Francophone présente un cours très intéressant sur le classement, la gestion des documents et des archives :
Il existe plusieurs façons de classer des documents, quel que soit le support de ceux-ci. Il faut bien réfléchir avant de choisir la bonne méthode. On classe en effet non pas pour ranger un document, mais pour le retrouver : un document mal classé est un document perdu. Par ailleurs, l'application d'une mauvaise méthode est souvent difficile à rattraper.

Quel que soit le mode de classement que vous choisirez, quelques principes doivent être respectés :

* vous devez vous tenir au système de classement que vous aurez choisi : si vous ne cessez de changer, la confusion s’installera très rapidement et vous ne retrouverez plus rien ;

* mettez au point un système permanent de références : clef d’accès aux dossiers, il vous sera indispensable pour procéder aux recherches, mais aussi à vos collègues qui devront vous remplacer en votre absence ;

* assurez le rangement matériel des dossiers : il doit répondre au classement intellectuel.

Les différents types de classement

Examinons maintenant les différents types de classement. Il y en a deux principaux :

* le classement sériel

Les documents ou les dossiers sont classés en continu suivant un critère unique qui peut être d'ordre chronologique, alphabétique, etc.

* le classement thématique hiérarchisé

C'est un classement global, logique et hiérarchisé de tous les documents du service au fur et à mesure de leur arrivée ou de leur départ, en fonction d'un plan de classement.

Il permet, selon un cadre rigoureux, le classement intellectuel et matériel de tous les documents émis ou reçus par le service au fur et à mesure de leur arrivée ou de leur départ.

Les dossiers sont ainsi organisés:

* de façon rationnelle : parce que le classement fonctionne de manière hiérarchisée, ordonnant les documents en dossiers et sous-dossiers, du général au particulier ; l'objet du document détermine son classement et tous les documents traitant du même sujet sont classés dans le même dossier ;

* de façon objective : parce qu'il peut être compris et utilisé par tous ; l'accès à l'information ne dépend plus de la personne qui a créé les dossiers, ceux-ci restent donc aisément disponibles dans le temps ; en cas de recours aux précédents dossiers, il est facile de retrouver les pièces si le principe de classement n'a pas changé.