Pour augmenter son efficacité [méthodes]

1- s’organiser

a. aménager son lieu de travail

b. avoir de l’ordre dans les affaires

c. avoir de l’ordre dans son travail

d. faire la chasse aux « il faut que »

e. s’isoler pour étudier

f. ne pas tolérer d’être dérangé

g. se fixer un moment pour son étude et le respecter

h. ne pas faire plusieurs choses en même temps

i. ne pas laisser le travail s’accumuler

j. vérifier chaque travail terminé

k. utiliser les temps morts.

2- aider sa mémoire

a. pour une bonne mémoire, être en forme

b. respecter son besoin de sommeil

c. prendre soin de ses yeux

d. éviter les calmants et les excitants

e. modérer sa consommation d’alcool, pas de tabac

f. se méfier des « potions magiques »

g. sauf sur prescription médicale, éviter le recours à des médicaments

3- Ce qu’il faut manger pour mieux retenir

a. Produits laitiers

b. Levure de bière, germe de blé

c. Tisanes, bains (plantes)

d. Eviter les excès d’acidité

e. Manger des œufs et du poisson

f. Lécithine de soja pour les efforts intellectuels intenses

g. Légumes verts

h. Equilibrer ses menus

i. N’abuser de rien

4- Augmenter l’efficacité des cours

a. Avoir une attitude attentive et active

b. Ne pas se laisser distraire

c. Avoir de l’intérêt pour toutes les matières

d. Sur les feuilles noter la date et la matière

5- Comment mieux étudier seul

a. S’organiser en 5 étapes :

i. Préparation

ii. Recherche globale

iii. Recherche analytique

iv. Révision

v. Synthèse

b. Ne pas se laisser distraire

c. Faire une pause toutes les 1h ½

d. Ne pas hésiter à prendre des notes en marge des documents

e. Abréger

f. Faire des résumés

g. Référencer et classer ses notes

h. Notes complétées et revues le jour même

Classer pour retrouver [organisation]

Le Portail International Archivistique Francophone présente un cours très intéressant sur le classement, la gestion des documents et des archives :
Il existe plusieurs façons de classer des documents, quel que soit le support de ceux-ci. Il faut bien réfléchir avant de choisir la bonne méthode. On classe en effet non pas pour ranger un document, mais pour le retrouver : un document mal classé est un document perdu. Par ailleurs, l'application d'une mauvaise méthode est souvent difficile à rattraper.

Quel que soit le mode de classement que vous choisirez, quelques principes doivent être respectés :

* vous devez vous tenir au système de classement que vous aurez choisi : si vous ne cessez de changer, la confusion s’installera très rapidement et vous ne retrouverez plus rien ;

* mettez au point un système permanent de références : clef d’accès aux dossiers, il vous sera indispensable pour procéder aux recherches, mais aussi à vos collègues qui devront vous remplacer en votre absence ;

* assurez le rangement matériel des dossiers : il doit répondre au classement intellectuel.

Les différents types de classement

Examinons maintenant les différents types de classement. Il y en a deux principaux :

* le classement sériel

Les documents ou les dossiers sont classés en continu suivant un critère unique qui peut être d'ordre chronologique, alphabétique, etc.

* le classement thématique hiérarchisé

C'est un classement global, logique et hiérarchisé de tous les documents du service au fur et à mesure de leur arrivée ou de leur départ, en fonction d'un plan de classement.

Il permet, selon un cadre rigoureux, le classement intellectuel et matériel de tous les documents émis ou reçus par le service au fur et à mesure de leur arrivée ou de leur départ.

Les dossiers sont ainsi organisés:

* de façon rationnelle : parce que le classement fonctionne de manière hiérarchisée, ordonnant les documents en dossiers et sous-dossiers, du général au particulier ; l'objet du document détermine son classement et tous les documents traitant du même sujet sont classés dans le même dossier ;

* de façon objective : parce qu'il peut être compris et utilisé par tous ; l'accès à l'information ne dépend plus de la personne qui a créé les dossiers, ceux-ci restent donc aisément disponibles dans le temps ; en cas de recours aux précédents dossiers, il est facile de retrouver les pièces si le principe de classement n'a pas changé.

Comment réussir à tout faire, en le faisant demain [DIT]

1. Mettez tout le travail en retard (courriels, papiers, etc.) dans des dossiers en attente (arriérés) et mettez-le là où vous ne pouvez pas le voir.
2. Recueillez tout le travail arrivant durant la journée et traitez-le en un lot le jour suivant. Groupez les activités similaires comme les courriels, les papiers, les coups de téléphone et les tâches. Veillez à traiter tout le lot chaque jour.
3. Si quelque chose est trop urgent pour attendre le lendemain, l'écrire sur une liste séparée et agir au moment opportun dans la journée. Ne jamais effectuer la plus simple action sans l'avoir écrite au préalable.
4. Consacrez du temps au début de chaque journée pour purger le contenu des dossiers en attente (arriérés). Lorsque vous en aurez terminé avec ces dossiers, trouver quelque chose d'autre à trier et commencez par cela chaque jour.

Pour plus de conseils sur la méthode, lisez le livre de Mark Forster et le précédent billet consacré à ce sujet.

Du bon usage de la minuterie, estimer les durées [organisation, gestion du temps, trouble de l'attention]

Pour ceux qui ont tendance a être absorbés par leur travail sur l'ordinateur (ou autre activité de consultation de mails ou d'internet) au point d'oublier le temps qui passe (cf. billet précédent). Il existe Tea Timer (gratuit) qui agit comme une minuterie virtuelle avec des durées préprogrammées et la possibilité de programmer des alarmes...
Que fait-il de plus que Sunbird ou Outlook ? C'est un complément, c'est moins puissant, mais c'est simple et facile à utiliser. Un clic droit sur l'icone, un autre clic pour sélectionner la durée et c'est tout, on peut continuer à effectuer les tâches prévues. Losque la durée est écoulée, une fenêtre apparaît et il y a un avertissement sonore (on peut personaliser tout cela). Vous pouvez alors passer à la tâche suivante ou réaliser que vous aviez sous-estimé le temps nécessaire pour la tâche en cours. [NB : Il faut avoir installé Microsoft.NET peut-être pas si on a Windows XP SP2].

Il existe aussi une solution non-logicielle, la bonne vieille minuterie de cuisine (cf. photo, entre 3 et 5 Euros). Je n'ai jamais testé le sablier. Si vous avez une montre avec quelques fonctions, vous pouvez utiliser le compte-à-rebours ou le minuteur [par exemple, sur les montres de sport pour l'entraînement fractionné (interval training) ].

Encore faut-il penser à utiliser ces outils... et estimer correctement les durées :
Estimation (de combien de temps j'ai besoin) + 50% = Meilleure estimation !
(cf. Kolberg et Nadeau)

ou pire : Diviser la durée par deux et changer d'ordre de grandeur.
Exemples:
"j'en ai pour 2 secondes !" --> 1 minute
"j'en ai pour 5 minutes !" --> entre deux et trois heures
"j'en ai pour une heure ou deux !" --> un jour de travail
"j'en ai pour un ou deux jours de travail" --> une semaine
"j'en ai pour quelques semaines !" --> un mois au moins
"quelques mois" --> environ un an
[peut-être en raison de la fameuse loi de Murphy...]

Remarques:
- en relisant ce billet, je constate que surfer sur internet ou consulter ses mails n'est pas considéré comme du travail, ;-)
- estimation pour la rédaction de ce billet : quelques minutes, en fait environ 1 heure.
Astuce: comparer durée estimée et durée de réalisation effective (utile pour les tâches répétitives).
- On pourra aussi consulter (écouter) le billet de Merlin Mann Work the Dash and Take the Break.
Il suggère de diviser le temps de travail en tranches de 10 minutes + 2 minutes de pause à répéter 5 fois par heure. D'autres préfèrent 50 minutes de travail suivies de 10 minutes de pause.

Faire des choses [GTD, organisation]

Afin de gagner en efficacité, j'ai testé ces deux choses :
-Thinkingrock (logiciel d'organisation personnelle qui utilise la méthode GTD [de vieux principes remis au goût du jour sous une forme structurée et intellectuellement distrayante])
-GTD+R (une méthode ludique en couleur tout papier pour organiser ses tâches : simple et rapide)
J'ai aussi passé moins de temps à écrire des billets pour ce blog.

Bien sûr, cela ne fait pas le travail à votre place, mais permet parfois de prendre du recul sur les choses à faire et aussi voir les choses accomplies.

De nombreux blogs parlent de ce sujet, pour n'en citer que trois :
A vos marques (excellent et très riche sur le sujet), Getting Things Done (GTD) ou l'art d'être efficace , 3 outils pour appliquer la méthode "Getting things done", ainsi que plusieurs listes de discussion.
voir aussi mes signets GTD sur del.icio.us et ceux des autres, et aussi des photos qui montrent comment faire fonctionner le système et rester organisé.
NB: je suis en train de lire le livre de D. Allen sur le sujet et il semble que tout un business se développe autour de la productivité personnelle, l'efficacité personnelle....