Le système ultime de gestion du temps ? [productivité personnelle]

Mark Forster a publié sur son site un nouveau système,  un "ultime" système de gestion du temps.

Voici la traduction libre [avec entre crochets mes commentaires] de son billet [je traduis comme j'ai compris et non pas mot à mot], je vous encourage également à lire la version originale sur son blog.

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Depuis de nombreuses années, j'ai essayé de trouver un système qui a les caractéristiques suivantes :

1. Capture universelle - vous pouvez ajouter toutes les tâches que vous devez, souhaitez ou voulez faire.

2.  Il assure que les tâches difficiles - particulièrement celles pour lesquelles vous avez tendance à atermoyer ou procrastiner - soient faites, bien faites et rapidement.

3. Il traite les tâches récurrentes (email, rangement, classement, nettoyage, paiement de factures, etc.) rapidement et efficacement de manière à ce qu'elles ne s'accumulent pas.

4. Il envoie les tâches urgentes avec un degré approprié de priorité

5. Le système lui-même n'est pas une surcharge [on ne passe pas plus de temps à maintenir et utiliser le système qu'à faire ce qu'on a à faire (forme pernicieuse de procrastination)].

6. Le système n'entraîne pas de résistance en vous forçant à faire des choses que vous ne voulez pas faire. [ce qui renforce la procrastination et pousse à l'abandon du système après quelque temps].

Ce système est le premier que je rencontre (parmi les miens ou ceux des autres) qui remplit la totalité de ces six exigences.

Il est fondé sur un de mes systèmes plus anciens, Autofocus 4 (AF4). Pour ceux qui s'en souviennent j'ai seulement fait un changement de structure. Le changement est que les tâches non terminées restent dans la première liste jusqu'à l'achèvement. Néanmoins, il n'est pas nécessaire de connaître AF4 pour comprendre le nouveau système.

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Voici les règles :

1. Il y a deux listes, une première liste et une deuxième liste (ou bien "Old list" et "New list").

2. Commencer à remplir la première liste avec toutes les tâches que vous voulez effectuer et achever dans la semaine qui vient ou dans les 15 prochains jours [Peut-être qu'un horizon plus proche serait préférable, commencer petit et envisager les 3 prochains jours au plus]. La deuxième liste reste vide à ce stade.

3. Commencer à effectuer les tâches de la première liste. Si une nouvelle tâche se présente, inscrivez-la sur la deuxième liste. Aucune tâche ne doit être ajoutée à la première liste.

4. Vous pouvez effectuer les tâches de la première liste dans l'ordre que vous souhaitez et continuer avec la première liste aussi longtemps que vous le souhaitez.

5. Lorsqu'une tâche de la première liste est terminée, barrez-là et s'il s'agit d'une tâche récurrente notez-la à la fin de la seconde liste.

6. Lorsque vous travaillez à un élément de la première liste, si cet élément n'est pas terminé et que vous souhaitez passer à autre chose, barrez-le et réécrivez-le à la fin de la première liste (mais pas sur la seconde liste). Cet élément doit rester dans la première liste jusqu'à son achèvement [ou son abandon].

7. Quand vous le souhaitez vous pouvez passer à la seconde liste.

8. Attention, les règles pour la seconde liste sont différentes. Vous devez effectuer les tâches dans l'ordre où elles ont été écrites, [mais vous n'êtes pas obligé de commencer par le premier élément de la liste.] Par exemple, si vous commencez par la cinquième tâche, vous ne pouvez faire aucune des quatre premières tâches de la liste. Les tâches non achevées de la deuxième liste [mais pour lesquelles vous effectué une action] sont réécrites à la fin de la seconde liste (mais pas de la première liste). [Vous n'êtes pas obligé de faire tous les éléments de la seconde liste, mais vous devez les traiter dans l'ordre, si vous ne faites aucun élément de la deuxième liste, retour à la première liste.]

9. Une fois que vous avez atteint la fin de la deuxième liste, vous revenez à la première liste (à partir de la règle n°3).

10. Chaque fois que vous revenez à la première liste, vous devez agir sur l'un des éléments de cette liste, sinon toute la liste sera barrée et tous les éléments de la liste première disparaîtront de la liste des choses à faire. 

11. Quand tous les éléments de la première liste sont barrés, la deuxième liste devient la première liste et une nouvelle deuxième liste sera crée [cf. règle n°3].

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Quelques suggestions afin que le système fonctionne correctement pour vous. Veuillez noter que ces conseils sont seulement des suggestions et ne font pas partie des règles :

1. Il est important que les listes ne comportent que des éléments qui sont encore d'actualité. C'est donc une bonne idée d'ajouter la tâche récurrente "nettoyer les listes" afin de supprimer les tâches obsolètes ou celles que vous ne souhaitez plus effectuer pour une raison ou pour une autre.

2. Il est [très] important de définir ce que signifie pour vous "terminer une tâche". Idéalement, une tâche doit être définie de manière explicite. Comparez:

• Lire "Guerre et Paix"
• Lire "Guerre et Paix" chap. 10
• Lire 25 pages de "Guerre et Paix"
• Lire "Guerre et Paix" pendant 30 minutes.

3. Si une tâche se présente et doit être effectuée immédiatement, l'écrire à la fin de la deuxième liste et arrêtez tout le reste pour effectuer cette tâche. Ceci est en accord avec les règles 4 et 8.

4. Je vous suggère de lire la totalité des deux listes avant de commencer chaque journée. Ceci permet à votre esprit de se faire une idée de l'importance et de l'urgence relative des éléments de ces listes.

[5. Ne pas mettre dans la liste les choses qui sont faites à heure fixe et planifiées, celle-ci sont faites par habitude ou figurent dans votre agenda.]

[6. Ne pas mettre sur les listes les projets à long terme pour lesquels vous n'avez aucune intention d'agir dans la semaine qui vient. Si vous n'en avez qu'une idée vague, gardez-les plutôt dans une autre liste intitulée "Un jour, peut-être...", et vous pouvez ajouter dans votre agenda un rendez-vous personnel au cours duquel vous passerez en revue cette liste intitulée "Un jour, peut-être...". Sinon prévoyez un jour dans votre agenda pour y réfléchir sérieusement et au besoin planifier son exécution.]

[7. Quand vous réécrivez une tâche, soyez si possible précis et utilisez un verbe exprimant une action, pensez SMART].

[8. Quand vous réécrivez une tâche et surtout au moment du "nettoyage des listes" (Mark parle de désherbage), interrogez-vous sur vos engagements. Finalement, est-ce à moi de le faire ? Est-il possible de s'organiser autrement à l'avenir ? Est-ce que cette tâche est un moyen d'éviter de faire autre chose ? Est-ce que c'est vraiment cela que je veux faire ? Une décision doit-elle être prise à ce sujet ? Cette tâche doit-elle être découpée en éléments plus simples...On pourra aussi relire "Poser ses limites"]. 

[Note : Système publié le 13 juin et le 21 juin, MF travaille déjà à un nouveau système.]

Comment réussir à procrastiner efficacement [développement personnel]

Comment réussir à procrastiner efficacement ou les bonnes résolutions pour 2009. N'importe qui peut remettre au lendemain, mais il faut cependant faire quelques efforts pour être réellement performant dans le domaine.

0. Ne souhaitez pas une "Bonne Année 2009, succès, réussite et santé" à tous ceux que vous connaissez, ni aux autres d'ailleurs. Commencez plutôt à culpabiliser à propos de ce que vous n'avez pas fait en 2008.
1. Ne pensez pas au futur, ne pensez pas à ce qui arrivera si vous continuez ainsi, ruminez plutôt vos échecs passés.
2. Ne pensez pas au conséquences désagréables de l'inaction présente, pensez plutôt aux conséquences positives : Ne pas être critiqué pour ce qui est fait, avoir le sentiment de ne pas avoir pris une mauvaise décision...
3. Si l'envie vous prenait d'agir maintenant, attendez patiemment que ça passe. Pour occuper le temps, entretenez la peur de l'échec et le doute sur vos capacités. Niez vos émotions, oubliez votre instinct, oubliez vos sentiments et vos sensations, examinez dans le détail les faiblesses de votre capacité de raisonnement.
4. Si vous lisez ceci, souvenez-vous que vous n'avez pas de problème de procrastination, il n'y a rien à changer dans votre organisation, ou peut-être si, mais ce n'est pas le moment d'y penser, ni le moment d'agir. Vous avez encore tout le temps, et puis ça ne prendra pas trop longtemps et d'ailleurs, vous travaillerez mieux dans l'urgence grâce à l'adrénaline.
5. Evitez absolument de vous fixer des objectifs que vous pouvez atteindre. En particulier, il est très important de se dépêcher de toujours faire plaisir à tout le monde sans fâcher personne en trouvant une solution qui ne soit pas un compromis et que vous trouverez seul sans jamais en parler à personne.
6. N'envisager pas ce que vous gagnerez en atteignant l'objectif fixé, gardez l'objectif aussi flou que possible. Souvenez-vous que l'anxiété est préférable à la peur et que la peur est un signe de faiblesse.
7. Ne vous engagez pas ni sur le jour, ni sur l'heure à laquelle vous effectuerez une tâche, ça vous permettra de mieux ruminer et de vous sentir coupable. Eviter absolument de noter quoi que ce soit et surtout pas dans un agenda, un PDA ou même sur une simple feuille de papier.
8. Conservez les tâches aussi grosses que possible. Regrouper ensemble les tâches faisables séparément afin d'augmenter vos chances d'échouer. Et surtout ne décomposez pas les tâches en actions élémentaires, ce serait vraiment trop simple. Souvenez-vous qu'à vaincre sans péril on triomphe sans gloire.
9. Ne commencez jamais par ce qui vous semble facile, pour pourriez être emporté par votre élan et réussir des choses difficiles. Commencez toujours par ne rien faire en culpabilisant de ne pas faire ce qui vous semble insurmontable.
10. Ne demandez jamais d'aide. Soyez fort et restez bloqué. Souvenez-vous que les autres vous sont hostiles, un peu de paranoïa pourrait vous aider. Vous n'avez pas d'amis, ce sont des relations de travail. Profitez-en pour vous renfermer en vous-même en ruminant des idées noires.
11. Ne cherchez surtout pas le sens de tout cela. Ne replacez pas les choses dans leur contexte. N'envisagez pas le long terme. Souvenez-vous toujours que rien ne change jamais quoique vous fassiez.
12. Amplifiez au maximum les problèmes personnels afin d'être sûr d'être distrait de l'objectif. Concentrez-vous sur les personnes qui causes des problèmes, ne cherchez pas à apporter de solution. Ayez des outils inadaptés, manquez de fournitures. Soyez sûr de ne pas choisir un outil qui vous conviendrait, passez plutôt du temps à examiner s'il en existe un meilleur.
13. Ruminez vos échecs et voyez comment les transposer à la situation présente. Essayer d'apprendre à répéter les mêmes erreurs en dépit du changement de contexte afin d'être sûr d'échouer. Essayez de perdre les choses importantes et de ne pas ranger. Gardez tout et en désordre. Pour cela aussi, ne pas se faire aider. Soyez certain que rien n'a de place définie et que la place pour ranger est inexistante au besoin en accumulant des choses inutiles.
14. Oubliez vos succès passés, avec un peu de réflexion vous arriverez à trouver ce qui vous a fait réussir afin d'éviter de le refaire.
15. Si toutefois vous réussissiez, évitez de vous féliciter, ne vous récompensez pas, attribuez votre succès à la malchance, à votre entourage, à la météo... Souvenez-vous que la réussite est relative et que ce n'était pas si compliqué, qu'il n'y a pas de quoi pavoiser, pas de quoi être fier, que n'importe qui aurait fait cent fois mieux, que ce qui a des conséquence positives aujourd'hui pourrait se révéler désastreux demain, profitez-en pour vous documenter sur internet à ce sujet.
16. Conservez un niveau de stress élevé, ne relâchez jamais la pression. Ne faites pas de sport, ça serait bon pour votre santé. Ce que vous mangez n'a pas d'importance. Travaillez en mangeant, mais ne mangez pas en travaillant et abstenez-vous de dormir. La prochaine fois faites plus d'efforts, vous pouvez consacrer plus de temps au travail, vous pouvez encore améliorer cela. Arrivez plus tôt et partez plus tard. Ne travaillez pas en temps limité. Ne prenez pas de pause ou alors pour fumer. Ne prenez jamais de vacances. Si vous en avez pris, culpabilisez et regrettez de ne pas avoir passé ce temps à travailler. Souvenez-vous qu'il faut faire des efforts (plus d'efforts) pour être parfait.

Photo: Zeynep Sever, Miss Belgique 2009

Celui qui veut atteindre la Lune [citation]

Celui qui veut atteindre la Lune et dont les efforts le font se retrouver au sommet d'un arbre doit se résoudre à remettre pied à terre avant de recourir à une technique plus efficace.
Jean-Pierre Dupuy, Pour un catastrophisme éclairé. Quand l'impossible est certain
cité par Bernard Maris (Antimanuel d'économie : Tome 2, Les cigales)