40 principes pour la gestion du temps - Principes 36 à 40 [TRIZ]

A la recherche de solutions innovantes, explorons ensemble les 40 principes de la méthode TRIZ et trouvons des applications à la gestion du temps. (source pour les principes : Triz40)

36. Changement de phase

• Utiliser les phénomènes associés aux changements de phase (changement de volume, perte ou absorption de chaleur...).
• Compacter les archives.
• Zipper les fichiers.
• Ne pas rester bloqué à la phase en cours, passer à la phase suivante.
• Verser les dossiers inactifs aux archives.

37. Dilatation thermique

• Utiliser la dilatation ou la contraction thermique des matériaux.
• Utiliser plusieurs matériaux avec des coefficients d'expansion thermique différents.
• Donner beaucoup d'espace aux dossiers "chauds"
• Serrer les dossiers "froids" dans des boites archives.

38. Oxydants puissants

• Remplacer de l’air normal par de l’air enrichi.
• Remplacer de l'air enrichi par de l'oxygène.
• Agir sur l'air ou sur l'oxygène par des radiations ionisantes.
• Utiliser de l'oxygène ionisé.
• Remplacer l'oxygène ozonisé (ou ionisé) par de l'ozone.
• Remplacer l'air de l'espace de travail, aérer régulièrement l'espace de travail.
  
• Oxygéner le cerveau, respirer profondement.
  
• Remplacer l'air du bureau par l'air riche en oxygène d'un sous-bois ou d'un parc.

39. Environnement inerte

• Remplacer l'environnement normal par un environnement inerte.
• Ajouter des pièces neutres ou des additifs inertes à un objet.
• Réduire les distractions
• Utiliser de la musique neutre ou du bruit blanc pour supprimer la distraction due aux bruits extérieurs.
• Avoir un poste de travail rangé avec seulement les éléments utiles pour le travail en cours.

40. Matériaux composites

• Remplacer un matériau homogène par un matériau composite.
• Utiliser un système mixte analogique/numérique, combinaison de papier (fiches bristol, cahier, carnet) et d'électronique (Palm, PDA, téléphone portable, ordinateur...).

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40 principes pour la gestion du temps - Principes 31 à 35 [TRIZ]

A la recherche de solutions innovantes, explorons ensemble les 40 principes de la méthode TRIZ et trouvons des applications à la gestion du temps. (source pour les principes : Triz40)

31. Matériau poreux

• Rendre un objet poreux ou lui adjoindre des éléments poreux (inserts, revêtements...).
• Si l’objet est déjà poreux, remplir les pores (les trous) d’une substance ou d’une fonction utile.
• Faire des trous dans les feuilles pour les mettre dans des classeurs
• utiliser des cartes perforées
• faire une micro-sieste entre deux séries d'actions
• faire des pauses régulières
  
• Réaliser certaines tâches professionnelles à la maison et inversement (frontières poreuses entre les contextes). Attention, il faut une certaine discipline pour conserver un équilibre.
  
• Utiliser les temps morts pour réaliser une action utile (ex. planification ou détente)

32. Changement de couleur

• Modifier la couleur d’un objet ou de son environnement extérieur.
• Modifier la transparence d’un objet ou de son environnement extérieur.
• Dossier, fichiers, pochettes transparentes colorées.
• Choses à faire pour le travail sur des fiches d'une couleur, choses à faire pour soi sur des fiches d'une autre couleur.
• Code couleur en fonction des sujets ou des contextes.
• Imprimer les versions intermédiaires sur papier coloré et conserver le papier blanc pour la version définitive et les documents de référence. Ou bien noter les révisions d'une couleur différente.
  
• Utiliser des encres de différentes couleurs pour noter des choses différentes.
• Rendre visible une partie de son planning pour permettre aux autres de s'y adapter.
• Ajouter des gommettes colorées pour ajouter de l'informations aux objets.
  

33. Homogénéité

• Faire interagir les objets avec un objet annexe de même matière (ou d’une matière ayant des propriétés identiques).
• Grouper les tâches de même nature
• Rencontrer ou échanger avec des gens qui ont à résoudre des problèmes similaires.
• Consacrer des plages de temps prédéterminées dans la semaine pour effectuer certaines tâches de même nature.
• Développer des habitudes saines.
  

34. Eliminer et récupérer

• Eliminer un élément de l’objet (par dissolution, démontage etc.) lorsque celui-ci a assuré sa fonction ou le modifier au cours de fonctionnement.
• A l’inverse, récupérer les éléments consommables de l’objet au cours du fonctionnement.
• Purger les documents anciens et inutiles et récupérer les pochettes et les classeurs
• Jeter ou donner les objets dont on n'a plus l'usage.
• Trouver une deuxième vie pour certains objets jetables (boite de glace plastique pour ranger petits objets).
• Conserver les fiches qui concernent les actions récurrentes.
• Eliminer les habitudes anciennes qui ne conviennent plus (ex. dire oui à tout le monde, chercher à faire plaisir à tous, chercher à être parfait, à faire un travail parfait) et récupérer du temps et de l'énergie pour développer de nouvelles habitudes (ex. dire non, choisir ses engagements, trouver des compromiset fixer des limites, faire de son mieux, faire un excellent travail compte-tenu des circonstances et des limites).
  
• Renégocier certains engagements pour récupérer du temps.
• Faire du sport, boire, éliminer les toxines liées au stress et récupérer pour rester en forme.
  

35. Modification de paramètre

• Modifier l’état physique d’un objet (ex : sous forme de gaz, de liquide ou de solide)
• Changer la concentration ou la consistance.
• Modifier le degré de flexibilité.
• Modifier la température. Laisser décanter : ne pas réagir à chaud. Le faire demain (DIT)
• Prendre la température des sujets en instance :
• dossiers chauds (actifs, importants, urgents, utilisation quotidienne)
• dossiers tièdes (semi-actifs, importants, non urgents, utilisation fréquente)
• dossiers froids (non-actifs, important à archiver)
• Diminuer la pression, diminuer le stress.
• Augmenter la pression, travailler en temps limité pour augmenter la motivation.
• Augmenter la vitesse ou la fréquence ou au contraire diminuer.
• Augmenter sa concentration pour être plus efficace.
• Augmenter sa flexibilité en introduisant du jeu dans son planning (plage "libres" entre deux rendez-vous, plages non-planifiées délibérément "blanches" pour tenir compte des imprévus).

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40 principes pour la gestion du temps - Principes 26 à 30 [TRIZ]

A la recherche de solutions innovantes, explorons ensemble les 40 principes de la méthode TRIZ et trouvons des applications à la gestion du temps. (source pour les principes : Triz40)

26. Copie

• Utiliser des copies simplifiées et bon marché plutôt qu’un objet complexe, cher, fragile ou indisponible.
• Remplacer un objet ou un procédé par sa copie optique.
• Si on utilise des copies optiques, passer aux copies infrarouges ou ultraviolettes.
• Scanner les documents, photocopier.
  
• photographier pour mémoriser les informations importantes
• Utiliser la visio-conférence pour remplacer un déplacement coûteux
• Copier les procédures qui fonctionnent.
• Apprendre des autres, copier les bonnes pratiques.
  
• stocker photos d'objets plutôt que les objets eux-mêmes.

27. Objet éphémère et bon marché

• Remplacer un objet cher par un ensemble d’objets bon marché, en renonçant à certaines qualités (comme la durée de l’action par exemple).
• Remplacer son ordinateur portable par un paquets de fiches bristol
• Agenda jetable : pocketmod, liste du jour...
• Utiliser des applications gratuites en cours de développement plutôt que des applications coûteuses et abouties.
  

28 Remplacement du système mécanique

• Remplacer un système mécanique par un système sensoriel (optique, acoustique, olfactif).
• Utiliser des champs électriques, magnétiques, électromagnétiques pour interagir avec l’objet.
• Remplacer les champs statiques par des champs mobiles, les champs aléatoires par des champs structurés.
• Utiliser les champs en combinaison avec des particules ferromagnétiques.
• Remplacer les systèmes de cartes perforées par des ordinateurs
• Remplacer un système de fiches papiers par une base de donnée informatisée.
• Utiliser d'autres canaux neuronaux :
  
• auditif : dictaphone, associer certaines tâches à une certaine musique
  
• kinésique : prise de notes, associer certaines tâches à certaines mouvements
• visuel : photographie, associer certaines tâches à certaines images
• olfactif : associer certaines tâches à certaines odeurs
• gustatif : associer certaines tâches à certains goûts

29. Pneumatique et hydraulique

• Utiliser des parties gazeuses ou liquides au lieu de parties solides (ex : gonflage, remplissage par un liquide, coussin d'air, hydrostatique, hydroréactive).
• Remplacer un esprit rigide par un esprit zen semblable à un lac paisible (cf. D. Allen Mind like water).
• Pour la pause, absorber un liquide plutôt qu'un solide.
• Penser à respirer
  

30. Membranes flexibles et parois minces

• Remplacer les structures tridimensionnelles par des membranes flexibles et des films minces.
• Isoler l’objet de son environnement en utilisant des membranes flexibles et des films minces.
• Placer les documents dans des pochettes transparentes
• Utiliser des chemises pour séparer les dossiers
• Placer les objets difficiles à ranger dans des sacs plastiques à fermeture rapide type Ziploc

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40 principes pour la gestion du temps - Principes 21 à 25 [TRIZ]

A la recherche de solutions innovantes, explorons ensemble les 40 principes de la méthode TRIZ et trouvons des applications à la gestion du temps. (source pour les principes : Triz40)

21. Action flash

• Effectuer un procédé ou certaines phases dangereuses (ou néfastes) à grande vitesse .
• Exécuter rapidement les tâches qui provoquent anxiété et/ou résistance
• "Vite fait, bien fait"
• Faire la Fée du Logis pendant 5 minutes.

22. Transformation d'un problème en opportunité

• Utiliser des facteurs néfastes (en particulier de l’environnement) pour obtenir un effet positif.
• Eliminer l'effet nuisible par sa combinaison avec d'autres facteurs néfastes.
• Amplifier un facteur néfaste jusqu'à ce qu'il ne le soit plus.
• Problème : occuper les enfants et ranger les jouets ; solution : jouer à ranger les jouets
• Défaut : Impulsif ; Qualité : vous réagissez rapidement
• Défaut : Lent : Qualité : vous êtes méthodique et appliqué
• Vous avez tendance à la procrastination : remettez à demain cette chose que vous avez envie de faire aujourd'hui, mais qui vous empêcherais de réaliser ce que vous avez planifié.

23. Asservissement

• Introduire un asservissement (boucle de retour, réaction) afin d’améliorer un procédé ou une action.
• Si l’asservissement existe déjà, modifier son amplitude ou son influence.
• Utiliser le retour d'expérience
• Utiliser le feedback des clients, utiliser la rétroaction.
• Tenir compte des remarques de l'entourage
• Chronométrer les tâches, utiliser les temps mesurés pour ajuster la planification.

24. 'Intermédiaire'

• Utiliser un objet ou processus intermédiaire.
• Combiner provisoirement un objet à un autre (opération facilement réversible).
• Manipuler des fiches plutôt que des tâches ou des objets;
• Ajouter des post-it sur les objets pour ajouter de l'information.
• Utiliser un service de gestion du temps
• Utiliser un logiciel de gestion du temps
• Faire faire le travail par quelqu'un d'autre, déléguer, sous-traiter.
• Utiliser un index, un plan de classement pour accéder rapidement aux informations
• Placer un "fantôme" à la place d'un objet prêté.
  

25. Self-service

• Faire de sorte que l’objet se suffise à lui-même en effectuant des fonctions auxiliaires utiles
• Réutiliser les résidus énergétiques et matériels.
• Fichiers autodatés
• Placer un objet sur le trajet pour effectuer l'action qui lui est associée au moment où on rencontre l'objet.
• Logiciels d'indexation des fichiers (Copernic Desktop Search, Google Desktop...)
• Placer une liste de contrôle sur la porte pour penser à ce qu'il faut faire au moment de partir.
• Réutiliser les mêmes fiches pour les tâches récurrentes.
  

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40 principes pour la gestion du temps - Principes 16 à 20 [TRIZ]

A la recherche de solutions innovantes, explorons ensemble les 40 principes de la méthode TRIZ et trouvons des applications à la gestion du temps. (source pour les principes : Triz40)

16. Action partielle ou excessive

• S'il est difficile d'obtenir 100% de l'effet nécessaire, il faut chercher à en obtenir un peu moins ou un peu plus : le problème deviendra considérablement plus simple.
• Si on résiste à réaliser une tâche, travailler à la tâche pendant seulement 5 minutes.
• Ne pas planifier seulement le travail, planifier aussi les loisirs, le temps libre, le temps de sommeil...
• Si on procrastine pour rédiger un rapport, penser : "je vais juste noter quelques idées..."
• Manger une baleine, une bouchée après l'autre...
• Noter tout ce qu'on a dans la tête pour être sûr de noter l'essentiel
• Brainstorming : créer beaucoup d'idées pour en exploiter quelques unes.
  

17. Changement de dimension

• Déplacer un objet dans un espace bidimensionnel ou tridimensionnel.
• Utiliser un assemblage multicouches d’objets plutôt qu’un assemblage monocouche.
• Incliner ou réorienter l’objet, le poser de côté.
• Utiliser l’autre coté d’une surface donnée.
• Changer d'échelle de temps 2 minutes / 15 minutes / 30 minutes / 1 heure / une demi-journée / une journée / une semaine / un mois / un trimestre / un semestre / un an / 5 ans / 10 ans / 20 ans / une vie.
• Passer d'un rangement horizontal (2D) à un rangement vertical (3D)
• Planifier dans le temps mais aussi dans l'espace.
• Rendre gros ce qui est petit et inversement.
• Écrire sur un ticket de métro, écrire sur un tableau...

18. Vibrations mécaniques

• Faire osciller ou vibrer un objet.
• Si l’oscillation existe, accroître sa fréquence.
• Utiliser la fréquence de résonance de l'objet.
• Utiliser des vibrateurs piézo-électriques (au lieu de mécaniques).
• Utiliser les vibrations ultrasoniques combinés à des champs électromagnétiques.
• Utiliser des enregistrements sonores, numériques pour compléter le papier.
• Dictaphone.
• Utiliser le vibreur de son téléphone portable comme rappel.

19. Action périodique

• Remplacer une action continue par une action périodique ou pulsatoire.
• Si l’action est déjà périodique, modifier sa fréquence ou son amplitude.
• Utiliser les pauses entre les impulsions pour accomplir une autre action.
• Agir plus souvent et moins longtemps. (15 minutes par jour au lieu d'une heure par semaine).
  
• Augmenter la fréquence des revues.
  
• Au lieu de suivre l'arrivée des mails en continu, vérifier son courrier le matin et le soir.
• Utiliser des routines, choisir quelque chose que l'on fait chaque matin.

20. Continuité d’une action utile

• Privilégier une action continue (sans pause), où toutes les parties d’un objet agissent à plein régime.
• Éliminer les temps morts.
• En cas de problème, continuer à faire ce qui marche.
• Ne pas changer fréquemment de système de gestion du temps pour céder à la dernière mode, pour tester la dernière application qui vient de sortir, continuer à utiliser un système qui fonctionne.
• Lire pendant les temps d'attente ou se reposer, méditer...
  

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40 principes pour la gestion du temps - Principes 11 à 15 [TRIZ]

A la recherche de solutions innovantes, explorons ensemble les 40 principes de la méthode TRIZ et trouvons des applications à la gestion du temps. (source pour les principes : Triz40)

11. Protection préalable

• Compenser une fiabilité relativement faible par des mesures préventives.

• Noter en deux endroits les rendez-vous au cas où l'agenda serait perdu.
• Synchroniser Palm, PDA et ordinateur de bureau pour sauvegarder les données.
• Noter pour ne pas oublier. Faire des sauvegardes régulière...
• Envoyer un signal de rappel (post-it, courriel, alerte...) pour ne pas oublier.

12. Equipotentialité

• Changer les conditions de travail de sorte que l'objet n'ait besoin d'être ni levé ni baissé.

• Heure de coucher et de lever fixes
• Plages de temps pré-allouées à certaines activités
• Faire les choses sans effort par habitude.
• Poste de travail ergonomique
• Dossiers utilisés fréquemment à portée de main.

13. Inversion

• Inverser l’action utilisée pour résoudre le problème.
• Rendre fixes les objets (ou parties de l'environnement) mobiles et inversement.

• Demander à être rappelé au lieu de rappeler.
• Appeler au lieu d'attendre un coup de fil.
• Faire certaines choses soi-même au lieu de déléguer et inversement.
• Fil RSS, l'information vient à vous de manière automatique.
• Abandonner la planification, s'organiser selon l'humeur, suivre le sens du vent, attendre de voir...

• Retourner l’objet (ou inverser le procédé).

• Planifier à reculons : partir du résultat final et planifier dans le sens inverse pour remonter jusqu'à la première chose à faire.
• Rendre fixe les parties mobiles : les objets qui servent constamment ont une place fixe sur l'espace de travail et l'endroit où chaque objet se range est repéré par sa silhouette dessinée sur le support (cf. 5S).

14. Sphéricité

• Remplacer des parties linéaires par les courbes, les surfaces planes par des surfaces sphériques, les forme parallélépipédiques par des formes sphériques.
• Remplacer les translations par des rotations ; utiliser la force centrifuge.

• Le plus court chemin d'un point à l'autre n'est pas nécessairement la ligne droite.
• Contourner l'obstacle plutôt que de creuser un tunnel dans la montagne.
• Continuer à faire les choses quand on est lancé.
  
• Utiliser une planification cyclique plutôt que linéaire.
• Ne pas aborder un problème coriace de front mais utiliser l'encerclement (technique du jeu de go).

15. Mobilité

• Permettre ou concevoir une optimisation des caractéristiques de l’objet, de l’environnement extérieur ou du procédé ou trouver des conditions de fonctionnement optimales.
• Diviser l'objet en éléments capables de se déplacer les uns par rapport les autres.
• Si un objet (ou un procédé) est fixe, le rendre mobile ou adaptable.

• Utiliser une clé USB, ou un portable, ou un mobile...
• Augmenter la flexibilité : agir en fonction du contexte, du niveau d'énergie.
• Une idée par fiche pour pouvoir les réordonner facilement.
• Se déplacer, aborder les problèmes sous un angle différent.

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40 principes pour la gestion du temps - Principes 6 à 10 [TRIZ]

A la recherche de solutions innovantes, explorons ensemble les 40 principes de la méthode TRIZ et trouvons des applications à la gestion du temps. (source pour les principes : Triz40)

6. Universalité
Faire qu'un objet remplisse plusieurs fonctions ; éliminant le besoin d'autres objets.
Réduire le nombre d'applications utilisés, réduire le nombre de procédures.
Faire tout (organisation, gestion des contact, communication...) avec son téléphone portable, son Palm ou son Blackberry.
S'organiser avec un cahier dans lequel on note tout.

7. Poupées russes
Placer un objet à l'intérieur d'un autre, qui à son tour est placé à l'intérieur d'un troisième...
Un objet passe au travers de la cavité d'un autre.
Emboiter les sujets les uns dans les autres

• maison
• cuisine
• salle de bain
• douche
• lavabo
• Projet
• Sous-projet n°1
  
• Tâche n°1-1
  
• Sous-tâche n°1-1-1
  
• Sous-tâche n°1-1-2
• ...
• .....

8. Contrepoids
Compenser le poids de l'objet en le combinant avec un autre, exerçant une force de levage.
Compenser le poids de l'objet par l'interaction avec son environnement
Prévoir des pauses régulières pour compenser la lourdeur du travail et entretenir la motivation.
Réaliser une tâche répétitive et ennuyeuse dans un environnement agréable.

9. Contre action préalable
Si une action a des effets voulus ET indésirables, les contrer par des actions préalables.
Soumettre l'objet, par avance, à des tension opposées à celles indésirables lors de son fonctionnement.
Prévoir du repos avant une échéance importante. Se coucher tôt avant une journée chargée.
Ralentir sa respiration avant un événement stressant.

10. Action préalable
Réaliser à l’avance (entièrement ou partiellement) un changement requis plus tard.
Préparer son matériel la veille. Planifier avant d'agir.
Pré positionner idéalement les objets de façon à ce qu’ils entrent en action efficacement et sans perte de temps.
Préparer les fournitures de façon à les avoir toujours sous la main.
Soigner l'ergonomie du poste de travail pour avoir les éléments nécessaires à portée de main le moment venu.
Avoir des cartouches d'imprimantes et autres consommables en stock.
Placer les éléments à emporter à l'extérieur vers la porte d'entrée
Créer une "rampe de lancement" avec tout ce dont on a besoin au moment de quitter la maison.
Avoir des plats au congélateur au cas où des amis viendraient dîner à l'improviste.
Avoir un classeur avec les éléments nécessaires pour la journée (cf. Tickler file)

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40 principes pour la gestion du temps - Principes 1 à 5 [TRIZ]

TRIZ est une théorie qui analyse les systèmes physiques et propose des solutions en fonction de leurs structures. TRIZ part du principe que les systèmes techniques évoluent pour tendre vers l’idéalité. Cette progression se fait en SURMONTANT des CONTRADICTIONS et généralement avec peu d’ajouts de nouvelles ressources.
Pour plus d'information sur son fondateur Altshuller et ses méthodes.

A la recherche de solutions innovantes, explorons ensemble les 40 principes de la méthode TRIZ et trouvons des applications à la gestion du temps. (source pour les principes : Triz40)

1. Segmentation
-Diviser un objet en parties indépendantes.
-Décomposer les tâches d'un projet important.
-Rendre l'objet démontable.
-Accroître le degré de segmentation (fragmentation) de l'objet.
séparer les listes par sujets, par contexte (GTD)
un action par carte (par sujet ou par projet).
Séparer les gros dossiers en sous-dossiers, chemises et sous-chemises

2. Extraction
Séparer de l'objet une partie (ou propriété) *perturbatrice* ou, au contraire, extraire seulement une partie (ou propriété) nécessaire.
- Placer dans l'agenda seulement ce qui concerne les actions a effectuer à une date précise en un lieu précis.
- conserver les informations, jeter le papier.
- abandonner certaines activités pour se concentrer sur le travail réel.

3. Qualité locale
Rendre la structure de l'objet (ou son environnement ou une action extérieure) hétérogène.
un outil pour gérer les contacts et les courriels, un autre pour gérer les choses à faire.
Chaque partie de l'objet doit être placée sous des conditions correspondant au mieux au rôle qu'il a à effectuer.
Chacun son boulot, chacun réalise ce qu'il fait le mieux
Les parties différentes de l'objet doivent effectuer des fonctions différentes.
crayon fixé sur l'endroit où l'on doit noter.

4. Asymétrie
Remplacer la forme symétrique de l'objet par une forme asymétrique.
Ne pas planifier chaque projet de la même manière, adopter les moyens employés au besoins.
Consacrer 80% du temps aux 20% du travail qui compte le plus (Pareto)
Si l'objet est déjà asymétrique, accroître l'asymétrie.
20% du temps est responsable de 80% de la valeur produite.

5. Groupement
Regrouper des objets identiques (ou similaires), ou ayant des opérations contiguës
- Traiter les courriels par lots
- Traiter les courriers par lots
- Traiter les appels téléphoniques par lots.
Grouper dans le temps (paralléliser) les opérations homogènes ou contiguës.
- Écouter les cours de langue pendant le jogging ou pendant la douche du matin
- Travailler pendant qu'on voyage.

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