Real Autofocus | Nouvelle méthode de gestion des tâches de Mark Forster

[ Ceci est plus ou moins une traduction libre de l'article en anglais de Mark Forster sur son blog ]

Cette méthode de gestion d'une liste de tâches à faire est la plus efficace que j'ai trouvée jusqu'à maintenant. Elle est fondée sur une simple balayage, c'est-à-dire qu’il s’agit de parcourir la liste et de faire les tâches au fur à mesure qu’elles se démarquent des autres tâches. Autrement dit, on passe en revue la liste, quand une tâche semble prête à être réalisée, on la fait et ensuite on reprend la lecture de la liste, on repère une autre tâche, on la fait et ainsi de suite jusqu'à la fin de la liste et ensuite on reprend au début de la liste, etc.

Cette méthode est très efficace mais elle souffre de problèmes majeurs:

• Premièrement la liste à tendance à grandir de manière incontrôlée.
• Deuxièmement elle se répand sur un grand nombre de pages​ si vous utilisez un cahier un crayon

Donc ce que vous obtenez à la fin c'est un grand nombre de tâches en attente que vous n'avez aucun espoir de pouvoir effectuer en totalité.
Ce dont on a besoin c'est d'une façon de faire pour que la liste soit limitée.

De façon à ce qu’on se concentre sur ce que l'on peut faire en quelques jours.
Voici comment cela fonctionne étape par étape, je suppose que vous utilisez un papier et un crayon mais on peut facilement l'adapter un moyen électronique.

Premier jour

1. Commencez une nouvelle liste. Ne pas utiliser pas une liste existante. ceci est très important, autrement vous allez être submergé avant de commencer.

2. Ajoutez d'autres tâches à la fin de la liste quand le besoin se présente, où qu'elles​ se présentent​ à vous au cours de la journée. Laisser la liste se construire graduellement.

3. Travaillez avec la liste en la parcourant, agissez sur les tâches qui vous semblent​ prêtes​ à être effectuées.

4. Quand vous avez travaillé suffisamment sur une tâche. Rayez- la. Si elle n'est pas terminée écrivez-là à la fin de la liste. Procédez de même avec les tâches qui devront être répétées le même jour où le jour suivant. [ex. pour une tâche qui nécessite plusieurs actions, écrire la prochaine action à effectuer]

5. Lorsque le jour se termine, tracer une courte ligne horizontale dans la marge immédiatement après la dernière tâche de la liste.

Deuxième jour

1. Commencer le deuxième jour en suivant les règles 2 à 5 du premier jour.

Les jours suivant

1. Prolonger la première des deux lignes courtes tracées à la fin de la journée (voir règle numéro 5) afin qu'elle traverse toute la page.
2. Commencer à travailler depuis cette ligne, c'est-à-dire ignorez les tâches qui se trouvent avant cette ligne pour l'instant. [c'est-à-dire ignorer les tâches restantes de la liste du premier jour (ou jour j-2)]
3. Lorsque vous atteignez la fin de la liste revenez au début de la liste.
4. Vous devez maintenant travailler seulement sur les tâches qui se trouvent​ entre le début de la liste active et la longue ligne horizontale que vous avez tracée au début de la journée :
1. Parcourez la liste et supprimez ce que vous ne voulez plus faire du tout.
2. Parcourez la liste à nouveau et reportez ou planifiez les éléments que vous ne voulez pas faire tout de suite.
3. Effectuez toutes les tâches restantes dans l'ordre.
5. Une fois que vous arrivez au long trait horizontal, continuez avec la liste en suivant les règles 2 à 5 du premier jour.

En résumé, au début de chaque jour, vous travaillez sur les tâches de la liste de la veille de manière normale suivi des tâches du jour. Ensuite vous liquidez toutes les tâches qui restent d'avant-hier. Les options sont /Supprimer/ Reporter/ Faire/. Une fois que vous avez fait cela vous continuez de travailler sur les tâches d'hier et d'aujourd'hui normalement.

À l'usage j'ai été surpris de voir que peu de tâches devait être supprimées ou  reportées. Ma liste semble se conformer presque automatiquement à la quantité de temps que j'avais de disponible Je serais intéressé de savoir comment ça marche pour vous ? est-ce que ça fonctionne pour vous de la même manière?

Faire signifie travailler à une tâche, ça ne signifie pas nécessairement la terminer totalement.

Un objectif est atteint à la suite d'un ensemble d'actions, cette méthode consiste à gérer les actions. Parmi les actions qu'on peut considérer il y a aussi:

• Planifier
• Penser à
• Discuter de
• Ébaucher
• Passer en revue
• Faire des recherches sur
• Organiser

Et beaucoup d'autres mots concernant la gestion et l'organisation

Au sujet des tâches remises​ à plus tard:

Il s'agit de voir si elles sont toujours d'actualité et si on veut les faire.

Si c'est le cas on les écrit dans la liste et on les traite comme  n’importe quelle autre tâche.

L'ordre des options à considérer et psychologiquement important. D'abord /supprimer/ ensuite /reporter/ ensuite /faire/.

L'effort mental est le même qu'il s'agisse de supprimer ou de reporter une tâche. Indépendamment de la difficulté de la tâche. Ainsi celles qui restent​ à faire sont​ celles​ qui doivent être faites indépendamment de leurs difficultés.

On évite de se constituer une liste du type “ un jour peut-être”.

Si vous le souhaitez vous pouvez conserver une liste des tâches terminées.

La méthode pour traiter la liste les tâches, consiste à parcourir la liste rapidement et à s'arrêter uniquement sur les tâches qui semble prêtes à être effectuées.

On fait un passage sur la liste d'hier et d'aujourd'hui traitée comme une seule liste. Puis on revient sur la liste d'avant-hier, lorsque la liste d'avant-hier est terminée, on revient sur la liste d'hier et d'aujourd'hui.

Au besoin, on peut conserver une liste pour chaque contexte : maison , travail…

source de l'image

Dites-moi en commentaires, vos questions, remarques et comment ça marche pour vous ?

Le système ultime de gestion du temps ? [productivité personnelle]

Mark Forster a publié sur son site un nouveau système,  un "ultime" système de gestion du temps.

Voici la traduction libre [avec entre crochets mes commentaires] de son billet [je traduis comme j'ai compris et non pas mot à mot], je vous encourage également à lire la version originale sur son blog.

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Depuis de nombreuses années, j'ai essayé de trouver un système qui a les caractéristiques suivantes :

1. Capture universelle - vous pouvez ajouter toutes les tâches que vous devez, souhaitez ou voulez faire.

2.  Il assure que les tâches difficiles - particulièrement celles pour lesquelles vous avez tendance à atermoyer ou procrastiner - soient faites, bien faites et rapidement.

3. Il traite les tâches récurrentes (email, rangement, classement, nettoyage, paiement de factures, etc.) rapidement et efficacement de manière à ce qu'elles ne s'accumulent pas.

4. Il envoie les tâches urgentes avec un degré approprié de priorité

5. Le système lui-même n'est pas une surcharge [on ne passe pas plus de temps à maintenir et utiliser le système qu'à faire ce qu'on a à faire (forme pernicieuse de procrastination)].

6. Le système n'entraîne pas de résistance en vous forçant à faire des choses que vous ne voulez pas faire. [ce qui renforce la procrastination et pousse à l'abandon du système après quelque temps].

Ce système est le premier que je rencontre (parmi les miens ou ceux des autres) qui remplit la totalité de ces six exigences.

Il est fondé sur un de mes systèmes plus anciens, Autofocus 4 (AF4). Pour ceux qui s'en souviennent j'ai seulement fait un changement de structure. Le changement est que les tâches non terminées restent dans la première liste jusqu'à l'achèvement. Néanmoins, il n'est pas nécessaire de connaître AF4 pour comprendre le nouveau système.

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Voici les règles :

1. Il y a deux listes, une première liste et une deuxième liste (ou bien "Old list" et "New list").

2. Commencer à remplir la première liste avec toutes les tâches que vous voulez effectuer et achever dans la semaine qui vient ou dans les 15 prochains jours [Peut-être qu'un horizon plus proche serait préférable, commencer petit et envisager les 3 prochains jours au plus]. La deuxième liste reste vide à ce stade.

3. Commencer à effectuer les tâches de la première liste. Si une nouvelle tâche se présente, inscrivez-la sur la deuxième liste. Aucune tâche ne doit être ajoutée à la première liste.

4. Vous pouvez effectuer les tâches de la première liste dans l'ordre que vous souhaitez et continuer avec la première liste aussi longtemps que vous le souhaitez.

5. Lorsqu'une tâche de la première liste est terminée, barrez-là et s'il s'agit d'une tâche récurrente notez-la à la fin de la seconde liste.

6. Lorsque vous travaillez à un élément de la première liste, si cet élément n'est pas terminé et que vous souhaitez passer à autre chose, barrez-le et réécrivez-le à la fin de la première liste (mais pas sur la seconde liste). Cet élément doit rester dans la première liste jusqu'à son achèvement [ou son abandon].

7. Quand vous le souhaitez vous pouvez passer à la seconde liste.

8. Attention, les règles pour la seconde liste sont différentes. Vous devez effectuer les tâches dans l'ordre où elles ont été écrites, [mais vous n'êtes pas obligé de commencer par le premier élément de la liste.] Par exemple, si vous commencez par la cinquième tâche, vous ne pouvez faire aucune des quatre premières tâches de la liste. Les tâches non achevées de la deuxième liste [mais pour lesquelles vous effectué une action] sont réécrites à la fin de la seconde liste (mais pas de la première liste). [Vous n'êtes pas obligé de faire tous les éléments de la seconde liste, mais vous devez les traiter dans l'ordre, si vous ne faites aucun élément de la deuxième liste, retour à la première liste.]

9. Une fois que vous avez atteint la fin de la deuxième liste, vous revenez à la première liste (à partir de la règle n°3).

10. Chaque fois que vous revenez à la première liste, vous devez agir sur l'un des éléments de cette liste, sinon toute la liste sera barrée et tous les éléments de la liste première disparaîtront de la liste des choses à faire. 

11. Quand tous les éléments de la première liste sont barrés, la deuxième liste devient la première liste et une nouvelle deuxième liste sera crée [cf. règle n°3].

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Quelques suggestions afin que le système fonctionne correctement pour vous. Veuillez noter que ces conseils sont seulement des suggestions et ne font pas partie des règles :

1. Il est important que les listes ne comportent que des éléments qui sont encore d'actualité. C'est donc une bonne idée d'ajouter la tâche récurrente "nettoyer les listes" afin de supprimer les tâches obsolètes ou celles que vous ne souhaitez plus effectuer pour une raison ou pour une autre.

2. Il est [très] important de définir ce que signifie pour vous "terminer une tâche". Idéalement, une tâche doit être définie de manière explicite. Comparez:

• Lire "Guerre et Paix"
• Lire "Guerre et Paix" chap. 10
• Lire 25 pages de "Guerre et Paix"
• Lire "Guerre et Paix" pendant 30 minutes.

3. Si une tâche se présente et doit être effectuée immédiatement, l'écrire à la fin de la deuxième liste et arrêtez tout le reste pour effectuer cette tâche. Ceci est en accord avec les règles 4 et 8.

4. Je vous suggère de lire la totalité des deux listes avant de commencer chaque journée. Ceci permet à votre esprit de se faire une idée de l'importance et de l'urgence relative des éléments de ces listes.

[5. Ne pas mettre dans la liste les choses qui sont faites à heure fixe et planifiées, celle-ci sont faites par habitude ou figurent dans votre agenda.]

[6. Ne pas mettre sur les listes les projets à long terme pour lesquels vous n'avez aucune intention d'agir dans la semaine qui vient. Si vous n'en avez qu'une idée vague, gardez-les plutôt dans une autre liste intitulée "Un jour, peut-être...", et vous pouvez ajouter dans votre agenda un rendez-vous personnel au cours duquel vous passerez en revue cette liste intitulée "Un jour, peut-être...". Sinon prévoyez un jour dans votre agenda pour y réfléchir sérieusement et au besoin planifier son exécution.]

[7. Quand vous réécrivez une tâche, soyez si possible précis et utilisez un verbe exprimant une action, pensez SMART].

[8. Quand vous réécrivez une tâche et surtout au moment du "nettoyage des listes" (Mark parle de désherbage), interrogez-vous sur vos engagements. Finalement, est-ce à moi de le faire ? Est-il possible de s'organiser autrement à l'avenir ? Est-ce que cette tâche est un moyen d'éviter de faire autre chose ? Est-ce que c'est vraiment cela que je veux faire ? Une décision doit-elle être prise à ce sujet ? Cette tâche doit-elle être découpée en éléments plus simples...On pourra aussi relire "Poser ses limites"]. 

[Note : Système publié le 13 juin et le 21 juin, MF travaille déjà à un nouveau système.]

"Final Version" le nouveau système de gestion de Mark Forster [outils pour l'organisation]

Mark Forster est peut-être moins connu en France que David Allen, l'auteur de GTD. Sa passion est d'inventer des systèmes d'organisation personnelle, de gestion du temps et des tâches. Il est désormais en train d'écrire un livre sur son dernier système intitulé "Final Version" ou FV. Il s'agit de la version finale, car il n'a pas l'intention d'en développer une autre et que celle-ci lui apporte satisfaction.
Mark Forster est connu pour ses livres, notamment Do It Tomorrow and Other Secrets of Time Management abrégé en DIT dont j'avais déjà parlé sur ce blog. Par la suite, il a développé Autofocus et Superfocus avec beaucoup d'interactions sur son blog. Maintenant, il offre son nouveau système à ceux qui s'inscrivent à sa lettre de nouvelles (déjà plus de 4000 inscrits). Le sujet est abordé dans les forums de son blog. L'idée est simple : à côté de l'importance et de l'urgence, il existe un autre critère, psychologique, le fait que l'on se sent prêt ou non à effectuer une tâche, que le moment est venu de l'accomplir. Il accepte d'emblée qu'il existe des résistances et que la procrastination, l'atermoiement, existent. Le système encourage donc à structurer la procrastination.
Dans How to live your dreams, il raconte comment accepter ses sentiments et cesser de lutter contre son cerveau inconscient. Ainsi, comme dans ces systèmes précédents, il encourage à faire une liste de ce qui nous passe par la tête. Ensuite, considérant que l'on doit envisager chaque élément de la liste, il invite à se poser la question : "Qu'est-ce que je veux faire avant de faire... ?"Plutôt que "Avant de faire ceci, que faut-il faire d'abord ? (sous-entend l'urgence)" ou "Qu'est-ce qu'il y a à faire avant le premier élément de la liste ?" (sous-entend l'importance). On arrive à un deuxième élément et on se repose la même question : "Je veux (dois, pense) faire cela, mais avant je choisis de (il faut, je vais ..)". Utilisez la formulation qui vous convient. Mark Forster choisit "Qu'est-ce que je veux faire avant de faire x ?" "What do I want to do before I do x?" et continuez à parcourir la liste rapidement jusqu'à constater que vous allez accomplir tout de suite l'élément considéré quelque soit la raison.
Ensuite, il s'agit de réaliser les éléments examinés l'un après l'autre dans le sens inverse. Attention, il ne s'agit pas de terminer chaque tâche, mais de commencer, de progresser selon le principe des petits pas, si la tâche est terminée on la barre, sinon on la réinscrit en fin de liste. Pour plus de détails, inscrivez-vous à sa lettre de nouvelles (Newsletter). On retrouve donc la liste fermée et d'autres principes déjà développés dans Superfocus. 

Exemple de liste (ouverte):
Elément 1
Elément 2
Elément 3
Elément 4
Elément 5
Elément 6

Examen de la liste (on ajoute un point* éléments retenus, selon le principe exposé plus haut, cf. photo):

*Elément 1
*Elément 2
  Elément 3
*Elément 4
*Elément 5
  Elément 6


Liste (fermée) ou chaîne des choses à accomplir dans cet ordre
Elément 5
Elément 4
Elément 2
Elément 1
(en pratique, on parcourt simplement la liste des éléments pointés* sur la liste en partant de la fin et en les barrant au fur et à mesure qu'on travaille sur un élément);

à l'itération suivante, on reprend l'examen de la liste ouverte au premier élément sur lequel on n'a pas agit.

Si une urgence apparaît (quelque chose qu'on veut (dois) faire absolument tout de suite), on l'ajoute simplement à la fin de la liste et on le fait, puis on reprend au premier* suivant. Si on pense à quelque chose à faire de non urgent, on l'ajoute à la liste et l'on retourne à sa tâche*. Si un élément devient obsolète, on le barre simplement.

La beauté du système réside dans sa simplicité et son élégance. Il procure un sentiment de contrôle en rassurant le cerveau conscient et le cerveau inconscient. On peut le mettre en place avec un stylo et du papier, mais on peut aussi utiliser son smartphone, son ordinateur ou sa tablette si cela fonctionne mieux pour soi. Il est conseillé de commencer avec une liste assez courte, même si le système s'adapte de manière robuste. 

Pour plus d'infos : http://www.markforster.net/ et également sur les forums en attendant de lire son prochain livre.

On peut voir aussi une vidéo démo sur Youtube :

Pour plus d'infos : http://www.markforster.net/  (inscrivez-vous à sa newsletter) et également sur les forums en attendant de lire son prochain livre.

La Théanine du thé comme alternative à la Ritaline pour favoriser l'attention et la concentration ?

Ce titre un peu provocateur pour parler d'une substance présente dans le thé, la L-Théanine qui favorise la concentration et réduit l'anxiété.

Le thé est la boisson la plus consommée au monde après l'eau. Le thé est connu comme source de flavonoïdes antioxydants. Cependant, le thé contient également un acide aminé unique, la L-théanine qui pourrait moduler certains aspects des fonctions cérébrales humaines. Des analyses par électro-encéphologramme (EEG) montre un effet direct sur le cerveau (Juneja et al. Trends in Food Science ; Tech 1999;10;199-204). La L-Théanine augmente de manière significative la bande des fréquences alpha ce qui indique un état de relaxation de l'esprit sans induire de somnolence. Néanmoins cet effet a été démontré à des doses supérieures à ce qu'on peut trouver dans une tasse de thé. Une autre étude contre placebo à des doses alimentaires a montré l'efficacité de la L-théanine sur l'attention mentale ou l'éveil. 

La L-théanine fait effet au bout de 30 à 40 minutes et induit un état de concentration détendue et contribue à réduire l'anxiété et à gérer le stress. 

Partagez votre expérience.

Sources : 

 The deployment of Intersensory Selec-tive Attention: A high-density  electrical mapping study of the effects of theanine. Gomez-Ramirez A, Higgins  BA, Owen GN, Rycroft JA, Mahoney J, Foxe JJ, Clincial Neuropharmacology,2007;30:25-38.

L-theanine, a natural constituent in tea, and its effect on mental state,  Anna C Nobre, Anling Rao and Gail N Owen, Asia Pac J Clin Nutr 2008;17 (S1):167-168  

Thé Gongfucha pour arrêter de fumer ?

Bon, voilà, ça y est, vous voulez arrêter de fumer et vous savez que ça ne sera peut-être pas facile, alors vous cherchez des techniques efficaces.

La manie de la cigarette a de nombreux aspects, des aspects physiologiques et des aspects psychologiques. Tous ces instants où vous êtes avez une cigarette, il faudra en faire quelque chose d'autre.

Alors voilà ce que je vous propose : le Gongfu Cha. ce n'est pas un thé que je veux vous vendre, ni une pilule miracle. Il s'agit simplement d'une méthode de préparation du thé qui permet de se recentrer et de développer son attention tout en préparant un thé excellent. De plus avec l'arrêt de la cigarette, le goût revient et la perception des odeurs s'affine. 

D'abord, il vous faudra vous procurer une petite théière et si vous êtes vraiment motivés pour arrêter vous pourrez utiliser une tasse haute senteur également. Pour commencer, lisez les blogs de thé qui parlent du sujet. Ensuite cherchez où vous procurer le matériel ( par exemple chez Lihua ;)). Ensuite trouvez du thé (du bon de préférence, mon choix le wulong Tie Guan Yin (oolong), d'autres sont amateurs de pu'er ou puerh ou pu-erh), évitez le mauvais thé même sous prétexte que les papilles sont encrassées et que le goût, c'est celui du café que vous préférez. Il s'agit justement de briser le lien café => cigarette et de le remplacer par thé=>santé. Donc, vous évitez le café, le temps de vous séparer de la cigarette, ensuite vous pourrez toujours revenir à l'expresso si bon vous chante. Donc pourquoi, le Gongfu Cha plutôt que l'infusette ? Parce que c'est plus relaxant et c'est meilleur et vous pourrez respirer de l'air chaud. En plus, il y a des gens qui se sont penchés sur le sujet pour savoir si c'était efficace. La réponse est positive, allez faire un tour sur Google Scholar si vous souhaitez vérifier. 

Récapitulons, le matériel (vite amorti par l'arrêt de l'achat des paquets), le thé (cher à la feuille, mais en rapportant le prix au litre, c'est le prix d'un soda) et ensuite consacrer un peu de temps (le temps habituellement consacré à chercher de quoi fumer, à allumer, à éteindre, à vider les cendriers, à désodoriser, à chercher son feu,...). Pour la technique, c'est un peu comme la bicyclette. Il faut pratiquer. Vous pouvez regarder quelques videos sur youtube pour voir comment faire ou suivre un stage chez un marchand de thé. Si vous trouvez que la dinette  ne fait pas très viril (théière et tasses sont très petites), sachez que c'est une question de civilisation, regardez le film de Johnnie To, Election (à partir de 00:14:00), ceux qui y boivent du thé dans de très petites tasses n'ont rien de féminin. Mais ça marche aussi pour les filles, regardez ces charmantes femmes préparer le thé avec le petit doigt levé (il me semble tout de même que l'auriculaire en l'air est facultatif).

Ensuite, ça vous fera un sujet de conversation pour remplacer les discussions sur : comment vous avez arrêté, si vous manque pas...

Et puis, en fin de repas, pas besoin de sortir pour vous savez quoi, on peut prendre son thé avec des amis.

Ensuite, vous vous ferez sans doute des amis de thés.

Pour ce qui concerne l'addiction à la caféine, à la théobromine, à la théophylline, vous trouverez ça dans le thé avec les calories en moins (comparons avec ceux qui remplacent la cigarettes par le chocolat).

Si vous vous y prenez bien, avec les feuilles du matin, vous pourrez faire la journée (on peut infuser les mêmes feuilles de nombreuses fois) et ça vous donnera l'occasion de vous hydrater, de vous concentrer, de vous relaxer (combinaison caféine et théanine) et en plus ça pourrait même être bon pour votre santé.

Racontez-moi vos expériences.

Le thé est-il favorable à la concentration ?

Sur le blog Lihua Art de culture Chinois, on peut lire un article  qui s'intéresse aux effets du thé sur la concentration et le sommeil. Une tasse de thé contient en moyenne moins de caféine qu'une tasse de café.
Faut-il en boire plus que du café ? Non, car la caféine du thé est libérée dans l'organisme sur une plus longue durée que celle du café. Ensuite, le thé contient un autre composé nommé theanine qui a paradoxalement des vertus relaxantes alors même que la caféine vous donne un coup de fouet. Idéal pour être réveillé sans être stressé.
Quel effet le thé bu au cours d'une journée entière peut avoir sur votre attention et sur la qualité de votre sommeil ?
Des chercheurs de l'Université de Surrey et du centre de recherche d'Unilever, se sont posés cette question (détails). Etant donné sa teneur moins élevée en caféine, le thé est moins susceptible de perturber le sommeil. Les chercheurs ont également trouvé que "la consommation de thé tout au long de la journée à des effets similaires au café sur l'attention, malgré sa teneur plus faible en caféine.
Le thé bénéfique pour la santé fait donc partie des "smart drugs" et il est utilisé depuis des centaines d'années pour augmenter les performances intellectuelles.

Astuce SuperFocus n°8 : rejet, révocation d’une tâche [productivité]

Le concept de rejet, révocation est caractéristique des systèmes de la famille Autofocus et SuperFocus. Révoquer des tâches et une des parties les plus essentielles de SuperFocus.

Il est important de réaliser que les règles de révocation affectent la façon de traiter toutes les tâches du système, pas seulement celles qui sont concernées par les règles de révocation.

Donc afin que le système fonctionne correctement, il est très important de conserver les règles de révocation.

Si vous utilisez le système correctement, alors le processus de révocation devrait être automatique. Vous ne décidez pas quelles tâches doivent être révoquée ou non. La seule question. La seule question est de savoir si une tâche “se détache” pour l’action et sinon si elle est maintenant susceptible de révocation.

Lorsqu’une tâche est révoquée cela ne doit en aucune façon être considéré comme un échec [sinon voir image]. En fait, cela signifie simplement que le système fonctionne comme il devrait.

Considérons les types de tâches qui peuvent être trouvées dans un carnet SuperFocus:

• Les tâches en attente d’action
• Les tâches complétées supprimées
• Les tâches récurrentes ré-entrées
• Les tâches non-terminées ré-entrées (colonne 2)
• Les tâches urgentes (colonne 2)
• Les tâches rejetées attendant d’être passées en revue.
• Pour finir, les tâches supprimées non exécutées.

Contrairement à ce que pensent les Shadoks certaines tâches doivent être révoquées

Ces différentes catégories de tâches fournissent un processus de tri hautement efficient, qui classe les tâches de manière plus ou moins automatique pour l’action, l’action urgente, le travail régulier (peu et souvent), la revue et la suppression finale. En raison de ce tri, le système ne nécessite aucun tri préalable. Vous pouvez entrer toutes les tâches potentielles dans le système et laisser le système s’en charger.

Librement traduction du billet de Mark Forster http://www.markforster.net/blog/2011/3/31/sf-tips-8-dismissal.html

Retrouvez les autres billets sur SuperFocus.

Image : http://fr.wikipedia.org/wiki/Les_Shadoks

Astuces SuperFocus n°7 : les tâches qui sont à la fois urgentes et non terminées [productivité]

Une tâche qui est à la fois urgente et non terminée a normalement commencé par être une tâche urgente, bien qu’il soit possible qu’une tâche non terminée devienne urgente au cours de sa durée de vie.

Deux exemples de tâches à la fois urgentes et non terminées :

1. une tâche urgente qui n’a pas été terminée la première fois qu’on s’y est attelé.
2. une tâche plus importante délibérement soumise à un traitement régulier.

Ecrire ces astuces est une exemple de la première catégorie. C’est urgent parce qu’il a été décidé qu’elle devait être terminée au plus vite. Sachant qu’il fallait rédiger un premier jet avant de finaliser, du temps a été alloué pour les deux seances nécessaires à l’écriture.

Lire “Guerre et Paix” est un exemple de la deuxième catégorie [ou tout autre projet que vous rêvez d’accomplir quand vous aurez le temps]. Afin de lire le livre rapidement, il a été décidé que la tâche était “urgente” pour continuer à avancer, et conservée dans la colonne 2. Ceci signifie de lire à plusieurs reprises dans la journée.

Ceci est un moyen souple de réaliser des projets importants tout en gérant des tâches plus triviales mais nécessaires.

Répétons ce qui a été dit lors des deux astuces précédentes, il est important de limiter le nombre de tâches de la colonne 2. En particulier, il semble déraisonnable de conserver plus d’un ou deux projets à long terme (ça devrait être un maximum) dans la colonne 2.

Donc ce genre de tâche “urgente” de la colonne 2 qu’on commence mais ne termine pas forcement se trouve réinscrite dans colonne 2 de la page suivante.

Traduction libre du billet de Mark Forster : http://www.markforster.net/blog/2011/3/23/sf-tips-7-tasks-that-are-both-urgent-and-unfinished.html [commentaires du traducteur]

source de l’image: http://www.omc.be/fr/images/take-notes.jpg

Retrouvez les autres billets sur Superfocus.

Astuce SuperFocus n°6 : les tâches urgentes [productivité]

Après avoir abordé les tâches non-terminées dans le billet précédent, abordons maintenant l’autre composant de la colonne 2, les tâches urgentes.

Il est nécessaire d’abord d'établir exactement ce que signifie “urgent” dans ce contexte.

Fondamentalement, un tâche ou un projet urgent est quelque chose sur lequel vous voulez vous assurer de travailler avant de passer à la page suivante.Laver la vaisselle après un repas est urgent si vous avez décidé que la vaisselle doit être faite après chaque repas. Ce n’est pas urgent si vous avez décidé que deviez faire la vaisselle seulement une fois par jour ou moins.Vider sa boite de réception est urgent si votre politique est de répondre aux courriels immédiatement. Ce n’est pas urgent si votre politique est de répondre dans les 24h. L’urgence ne doit pas être confondue avec l’importance. Comme pour les quatre quadrants de Covey, quelque chose peut être urgent mais pas important, urgent et important, important mais non urgent ou ni urgent ni important.

Les seules tâches qui appartiennent à la colonne 2 sont celles qui sont urgentes mais non importante ou urgentes et importantes. C’est l’urgence qui qualifie les tâches pas leur importance. Donc quelle est la définition de l’urgence ?

Fondamentalement l’urgence est définie par l’utilisateur. Quelque chose est urgent parce que vous avez décidé quelle l’est.Donc pour donner quelques exemples dans la perspective de SuperFocus:

1. Attraper un bus est urgent si vous avez décidé que vous deviez prendre le bus qui est sur le point de partir. Mais si vous avez décidé que vous pouviez prendre n’importe quel bus, ce n’est pas urgent.
2. Si vous avez décidé que vous alliez vous concentrer sur un projet particulier aujourd’hui, alors commencer à travailler sur ce projet est urgent dès le matin.
3. Si vous avez décidé que vous alliez consacrer cette semaine à un projet particulier, alors commencer à travailler à ce projet est urgent au commencement de la semaine.

Notons qu’une chose ne devient pas urgente uniquement parce que vous voulez l’accomplir le jour même (à moins que la fin de la journée soit proche). Vous devriez viser à parcourir votre liste au moins une fois par jour, afin que toutes vos tâches aient l’occasion d’être abordées au cours de la journée.Comme pour les tâches non terminées, il est important de limiter le nombre des tâches urgentes - autrement vous allez encombrer le système. Souvenez-vous : si tout est prioritaire alors rien n’est une priorité.Urgent signifie qui nécessite une attention ou une action immédiate.Souvenez-vous : c’est l’urgence et non l’importance qui détermine l’appartenance d’une tâche à la colonne 2.

Autres astuces pour la colonne 2 :

• Si vous êtes physiquement incapable de réaliser une tâche de la colonne 2, alors rayez-la et ré-entrez la à la page suivante.
• Si vous trouvez que vous ne pouvez pas passer assez vite d’une page à l’autre. Voici une chose qui pourra vous aider, c’est d’écrire des tâches plus petites (ex. “écrire le premier chapitre du rapport” au lieu de “écrire le rapport”. De cette façon même si vous faîtes une partie considérable des éléments d’une page, ça ne devrait pas vous retenir trop longtemps.

[ librement traduit du billet de Mark Forster http://www.markforster.net/blog/2011/3/21/sf-tips-6-urgent-tasks.html]

Astuce SuperFocus n°5 : les tâches en cours (ou non terminées) [Productivité]

D’après les règles, les tâches non terminées sont ré-entrée dans la colonne 2 de la page suivante. Ceci est conçu afin de continuer à avancer vers l’achevement des tâches en usant du principe “peu et souvent”.

Il est important de ne pas surcharger la Colonne 2 car le système SuperFocus impose de terminer toutes les tâches de la Colonne 2 d’une page avant de pouvoir passer à la page suivante.

Avoir trop de tâches dans la Colonne 2 impose de travailler à une longue liste indigeste de tâches avant de pouvoir passer à la page suivante.

Le moyen de contrôler le nombre de tâches dans la Colonne 2 est d’être attentif à bien définir exactement ce que signifie “terminé” et “non terminé” en rapport avec chaque tâche individuelle.

Par exemple, une tâche appelée “Email” peut signifier (cas n°1)”Effectuer quelque travail dans ma boîte de réception” [lire les nouveaux messages, trier des messages...] ou bien (cas n°2) “vider ma boite de réception” [une décision est prise pour chaque message, une réponse est apportée à toutes les demandes, les messages sont archivés à l’endroit approprié]. Habituellement, il n’est pas nécessaire d’écrire totalement la description des tâches, mais il est important d’avoir à l’esprit une précise de ce dont il s’agit. Si vous travaillez sur la tâche “Email” aussi longtemps que vous le voulez et qu’il reste des message dans la boite de réception, la façon dont vous avez défini votre tâche détermine ce qui doit se passer ensuite. Dans le cas n°1, la tâche sera ajoutée à la fin de la liste de la colonne 1 dans le cas n°2, elle sera ajouté dans la colonne 2 de la page active suivante.

Note : [les commentaires sont du traducteur et j’ai traduit librement le billet que vous pouvez trouver sur le site de Mark Forster ]

Astuce Superfocus n°4 : Faire bon usage de la Colonne 2 [productivité]

Les règles concernant la Colonne 2 constituent la différence principale avec tous les autres systèmes développés par Mark Forster. La Colonne 2 est le moteur du système, il est donc important de comprendre comment l’utiliser.Les règles introduisent deux nouveaux éléments:

1. La compulsion. Tout ce qui va dans la Colonne 2 doit être accompli. On doit continuer à y travailler jusqu’à ce que ce soit fini. Ceci signifie qu’il est très important de clairement définir ce que signifie “fini” pour la tâche en question [critère de durée consacrée à la tâche, livrable,...]. Comme on doit travailler à toutes les tâches de la Colonne 2 chaque fois qu’une page est commencée [une page = un lot de tâches], il est important de limiter le nombre de tâches de la Colonne 2, autrement le système deviendra rigide au lieu de flexible.
2. Une limite. L’utilisation de la Colonne 2 est limitée par la longueur de la page. Ceci implique que l’usage excessif de la Colonne 2 aura pour résultat une augmentation de la taille du système. Heureusement, lorsque cela se produit (ou semble sur le point de se produire), cela encourage à envisager attentivement comment on remplit la Colonne 2. La limite est ici pour une bonne raison, et les problèmes qu’elle pose doivent être considérés comme une invitation à prendre des mesures correctives. [Par exemple, trop de choses commencées en même temps, des objectifs mal définis, des objectifs qui devraient être découpées en petites tâches faciles à accomplir, tâche non terminé par manque de ressource, trop d’urgences non planifiées...]Dans les deux prochaines astuces, nous envisagerons les deux composantes de la Colonne 2 : les tâches non terminées et les tâches urgentes.

[les commentaires sont du traducteur et j’ai traduit librement le billet que vous pouvez trouver sur le site de Mark Forster ]

Pour mémoire, les principes de SuperFocus en français.

Astuce n°1, Astuce n°2 et Astuce n°3.

Astuce SuperFocus n°3 : Utiliser un crayon et du papier [Productivité]

Il ne s’agit pas de dire qu’on ne peut pas utiliser SuperFocus électroniquement. Mais plutôt que je préfère de loin utiliser un carnet et un stylo [système robuste et low cost (pas de panne de batteries, pas de problèmes de luminosité, pas de temps d’arrêt ou de démarrage, remplacement facile en cas de perte, resistance à l’eau voir aussi le HipsterPDA de Merlin Mann et le principe KISS Keep It Simple & Smart « Fais simple et élégant »].

Pourquoi ?

Pour moi, il y a deux raisons. L’une psychologique et l’autre pratique.

Psychologiquement, les listes électroniques peuvent apparaître virtuelles, froides et insensibles. D’un autre côté, un carnet a l’air vivant. Toutes ces irrégularités, ratures, erreurs... sont des choses auxquelles je peux m’identifier. La sensation du papier, le poids du carnet, le bruissement d’une page qu’on tourne, le plaisir du stylo, l’enthousiasme d’écrire la première ligne d’une nouvelle page. Tout cela fait de ce carnet une part de moi.

En pratique, aussi brillante que soit l’implémentation électronique d’un système de gestion du temps, il y a toujours un coût supplémentaire. Même avec un clavier de bonne taille, prendre note de quelque chose prend plus de temps que d’écrire avec un crayon sur du papier.
Et ensuite, il y a la tentation de compliquer les choses. D’abord vous ajoutez des mots clés pour pouvoir filtrer vos entrées. Ensuite, vous insérez des liens vers des documents et ainsi de suite.
Tout ceci est très utile sans aucun doute, mais transforme la saisie d’une tâche en un exercice de gestion de données. [voir aussi le billet GTD sur le sujet et le concept de Productivity Pr0n] :

Mark Forster a fait l’expérience en transposant sur ordinateur son activité ordinaire avec un carnet papier afin de démontrer sur son blog comment fonctionne les systèmes qu’il développe. Il a trouvé cela très fatiguant et à comparé cette expérience à une course cycliste vent de face.

[les commentaires sont du traducteur et j’ai traduit librement le billet que vous pouvez trouver sur le site de Mark Forster ]

Pour mémoire, les principes de SuperFocus en français.
Astuce n°1 et Astuce n°2.

Astuce SuperFocus n°2 : Être régulier [Productivité]

Comment doit-on gérer les tâches quotidiennes (ou plus fréquentes) qui requièrent de la régularité ?

Par exemple, faire systématiquement la vaisselle après chaque repas ou écrire un billet quotidien [ou écouter un podcast pour apprendre une langue étrangère ou aller faire un footing].

La caractéristique de ces tâches est de n’être pas associées à un horaire spécifique [elles doivent être effectuée dans un créneau horaire donné mais pas nécessairement à une heure fixée].

Les tâches qui ont un horaire sont par exemple, préparer le repas, chercher les enfants à l’école, diffuser un bulletin d’information [le flash de 13h] - ces tâches sont effectuées à heure fixe et donc n’apparaissent pas du tout dans votre liste SuperFocus [elles sont dans l’agenda, dans l’emploi du temps, ou encore elles sont associées à des alarmes de votre téléphone ou de votre PDA].

Produire des astuces quotidiennes ou une tâche similaire ne doit pas être réalisé à une heure particulière - mais doit être effectué pendant une journée particulière. Il n’est donc pas suffisant de placer ce genre de tâche dans la Colonne 1 parce que de cette façon vous ne pouvez pas garantir que ce sera fait dans un temps donné.

On gère mieux ce type de tâches en les traitant comme les tâches urgentes dans la colonne 2. Lorsque l’échéance approche, ajouter la tâche à la colonne 2 et elle sera effectuée de manière constante et régulière.

[les commentaires sont du traducteur et j’ai traduit librement le billet que vous pouvez trouver sur le site de Mark Forster http://www.markforster.net/blog/2011/2/23/sf-tips-2-being-consistent.html ]

Pour mémoire, les principes de SuperFocus en français.

Illustration réalisée avec Pixia : Le cycliste pédale régulièrement, la cadence de pédalage s'adapte au terrain et ainsi le cycliste atteint son objectif.

Voir aussi l'astuce n°1

Astuce SuperFocus n°1 [Productivité]

Travailler peu et souvent [principe des petits pas]

Un des grands avantages de SuperFocus est qu’il vous encourage à travailler “peu et souvent”. [Comme le dit la sagesse populaire: “Petit à petit, l’oiseau fait son nid”, “Rome ne s’est pas faite en un jour” ou encore “Patience et longueur de temps font plus que force ni que rage”]

Ceci signifie qu’il est habituellement meilleur de travailler sur les tâches les plus longues lors de périodes relativement courtes et intenses plutôt que d’essayer de tout réaliser en une seule session.

C’est la façon de faire qui nous convient le mieux à la fois mentalement et physiquement. [Voir aussi la technique du Pomodoro].

Dans SuperFocus, vous pouvez atteindre ceci en utilisant différents rythmes, par exemple :

• En re-entrant constamment la même tâche, dans la colonne 1, vous pouvez rester à jour [Pour les tâches récurrentes comme par exemple la gestion du courrier].
• La règle qui stipule qu’une tâche non terminée va dans la colonne 2 et que toutes les tâches de la colonne 2 doivent être abordées signifie qu’une tâche difficile peut être abordée plusieurs fois dans la même journée.
• Les tâches peuvent être également placées dans la colonne 2 lorsqu’elles sont classées comme urgentes. Ceci est idéal pour les tâches parmi lesquelles faire la vaisselle, écrire un billet quotidien, faire de l’exercice, apprendre un instrument de musique, [une langue étrangère], ...pour lesquels la régularité et la constance sont importants.

[j’ai traduit librement le billet que vous pouvez trouver sur le site de Mark Forster [et ajouté quelques commentaires]

http://www.markforster.net/blog/2011/2/22/sf-tips-1-work-little-and-often.html ]

Pour mémoire, les principes de SuperFocus en français.

Illustration réalisée avec Pixia : Petit à petit, un barreau après l'autre, ce pompier arrive tout en haut de l'échelle !