Règles Pour SuperFocus [système de gestion du temps]

[Copié du site de Mark Forster et traduit librement. J'ai déjà parlé de son excellent livre Do it Tomorrow.]

SuperFocus est un système avancé, mais simple de gestion du temps qui vise à donner le meilleur équilibre possible entre les tâches faciles et difficiles et les tâches urgentes et non urgentes. Il s'assure également que vous avez fini ce que vous avez commencé.

Le système utilise un carnet avec deux colonnes sur une page. Si vous ne pouvez pas mettre deux colonnes dans votre page, vous pouvez utiliser deux pages au lieu d'une.

Les deux colonnes fonctionnent différemment:

Colonne 1

Toutes les tâches sont entrés d'abord dans la colonne de gauche (colonne 1) (sauf si elles sont urgentes).

La liste dans la colonne 1 continue de page en page.

Colonne 2

Elle est exclusivement pour des tâches urgentes et inachevés.

COMMENT LE SYSTÈME FONCTIONNE

Prenez votre carnet.

Laissant place à une deuxième colonne, écrire une liste de tout ce que vous avez à faire à la gauche de la page, une tâche à une ligne.

Continuer sur les pages suivantes si nécessaire, en utilisant uniquement le côté gauche de la page.

Ajouter les nouvelles tâches auxquelles vous pensez comme elles viennent à la fin de la liste.

Début de travail à la page 1 en examinant chaque tâche à tour de rôle jusqu'à ce que vous vous sentiez prêt à faire l'une d'elle. Travaillez sur celle-ci aussi longtemps que vous en avez envie. Lorsque vous avez terminé de travailler sur cette tâche, prendre les mesures suivantes:

• si la tâche est terminée, supprimez-la en la barrant d'une ligne horizontale. S'il s'agit d'une tâche récurrente, entrez-la à nouveau à la fin de votre liste dans la colonne 1.

• si la tâche n'est pas terminée, supprimez-la de la même manière. Puis la réécrire dans la colonne 2 à la page suivante. Si vous êtes sur la dernière page, revenir au début de la liste et entrez à nouveau la tâche dans la colonne 2 de la première page active. S'il n'y a pas de place dans la colonne 2, puis entrez-la sur la première page sur laquelle il y a de la place.

Entrez tâches urgentes dans la colonne 2 de la page sur laquelle vous travaillez actuellement.

Continuer à travailler de la même manière en parcourant la première page jusqu'à ce que vous soyez prêt à effectuer une des tâches de la liste. Toutes les tâches dans la colonne 2 doit avoir été abordées avant de pouvoir passer à une nouvelle page.

Continuer à parcourir la première page jusqu'à ce que toutes les tâches dans la colonne 2 soient abordées et aucune autre tâches dans la colonne 1 prête à être abordée. Pour clarifier: vous n'avez pas à faire toutes les tâches dans la colonne 1 mais vous avez à travailler sur toutes les tâches dans la colonne 2.

Aller à la page suivante et continuer à agir de la même manière.

Une fois que vous avez atteint la fin de la liste, retournez au début.

[pour voir une photo de Mark Forster et de son carnet, c'est ici]

Quand il n'y a pas de tâches actives restant sur une page, la page est terminée et ne fait plus partie de la liste active. Cette règle ne s'applique pas à la dernière page. Notez que la colonne 2 n'a pas à être pleine. Sur la photo citée ci-dessus la page de gauche est terminée.La ligne ondulée au bas de la colonne 2 est destinée à arrêter l'introduction accidentelle d'autres tâches dans la colonne 2 de cette page.

Rejet

Le rejet est un processus important pour le tri des tâches qui ne vont nulle part.

Il y a deux cas où des tâches sont rejetées:

1. Si aucune tâche n'est abordée dans la colonne 1 durant une visite à une page, toutes les tâches restantes dans la colonne 1 sont rejetées.Cette règle ne s'applique pas à la dernière page de la liste.

2. Lorsque vous visitez une page qui est complète (c'est-à-dire deux colonnes 1 et 2 sont pleines), tous les tâches de la colonne 1 sur cette page doivent être soit abordée ou rejetée.

Le rejet s'applique uniquement à des tâches dans la colonne 1. Les tâches à la colonne 2 doivent toujours être abordées.

Le rejet permet de débarrasser le système de tous les éléments que le système a passé au crible et qui ne répondent pas aux attentes. Cela peut se produire très rapidement (par exemple si vous avez entré une longue liste de livres que vous pensiez lire), mais le plus souvent le processus est très lent.

Ces tâches qui ne sont plus actives, font l'objet d'une revue. C'est une bonne idée d'avoir une tâche récurrente sur votre liste appelée «revoir les tâches rejetée». Lors de la révision vous devez examiner soigneusement pourquoi elles ont été rejetées :

• si elles ont vraiment besoin d'être accomplies,
• si le temps est venu de les accomplir,
• si elles ne correspondent à une distraction par rapport à vos principaux objectifs,
• et d'autres facteurs.

Lorsque vous faites entrer de nouveau un élément rejeté, c'est souvent une bonne idée de de diviser la tâche ou de reformuler votre phrase d'une façon différente.

Surligner les articles rejetés vous aide à les passer en revue facilement.

N'oubliez pas que les règles de rejet ne s'appliquent pas à la page sur laquelle vous écrivez des articles (c'est-à-dire la dernière page).

Signes et symboles

a. Lorsqu'une tâche a été actionnée, elle est barrée par une ligne horizontale.

b. Lorsqu'une tâche est rejetée, elle est surlignée.

c. Lorsqu'une tâche est examinée et rejetée ou rétablie ou supprimée, elle est barrée car elle n'est plus soumise à examen.

d. Une page qui n'a pas de tâches actives dans la colonne de gauche est marquée d'une croix dans le coin supérieur extérieur.

e. Quand il n'y a pas de tâches actives dans la colonne de gauche sur toutes les pages précédentes, la croix est entouré d'un cercle.

f. Lorsqu'il n'y a pas de tâches rejetée soumises à examen sur toutes les pages précédentes, le cercle est en surbrillance.

Et vous comment gérez-vous vos tâches ?