vendredi, novembre 16, 2007

Comment tenir ses engagements [développement personnel]

Tenir ses engagements, réflexion en douze points :

1. Accepter de dire « non » ; l’engagement n’est pas ferme si nous répondons « oui » alors qu’il faut dire « non ». Ceci provoque une certaine résistance en soi et il est possible que nous résistions de manière passive agressive par la procrastination.

2. Apprendre à évaluer correctement le temps disponible pour effectuer les actions nécessaire à la réalisation du projet que nous nous sommes engagés à mener à bien. Ajouter une marge de sécurité et préserver les plages de temps vitales pour conserver du temps pour soi et ses proches. Tenir compte pour cela de la totalité de nos occupations et de nos besoins vitaux.

3. Affiner l’évaluation du temps nécessaire pour réaliser le projet. Ajouter une marge de sécurité et conserver une certaine liberté de manœuvre. Garder du temps pour les impondérables : ne programmer que 50% de son temps.

4. Définir clairement le but à atteindre et les moyens disponibles avant de s’engager.

5. Communiquer efficacement avec les autres personnes impliquées dans le projet. Qui fait quoi, où, quand et comment ? Avec qui ? Avec quoi ? En combien de temps… ?

6. Renégocier lorsque c’est nécessaire les termes de l’engagement.

7. Se réserver un délai avant de s’engager, mais fixer une date pour la décision. Dormir avant de prendre une décision importante.

8. Evaluer clairement ce qui dépend de nous et ce qui n’en dépend pas.

9. Connaître ses limites. Limites physiques, mentales et/ou financières…

10. Mettre en place un système de rappel pour éviter les oublis. Avoir une vision claire de ce que l’on veut accomplir. S’organiser pour être efficace. Obtenir les meilleurs résultats avec le moins d'énergie.

11. Avoir à l’esprit la totalité de ses engagements avant d’accepter un nouvel engagement

12. Avoir confiance en ses capacités.

source image : en.webdesign-tutoriaux.com

mercredi, novembre 07, 2007

Décider [gestion du temps]

Bon, ça y est vous avez fait une liste (voir aussi cet autre billet).

Maintenant, il faut décider de ce qu’on va en faire, il y a trois méthodes :

I. Première méthode : Le Post-it

  1. Prendre un post-it
  2. Recopier les trois choses qu’on s’engage à faire le lendemain quelque soit les circonstances. (« Celles qu’on fera », « celles qu’on doit faire », « celles qu’on veut faire » à vous de choisir ou simplement les trois premiers éléments.) Solution alternative, utiliser l’Emergent Task Planner (ETP) de David Seah ou sa version française à la place des notes repositionnables.
  3. Faire les trois choses prévue.

II. Deuxième méthode : La revue

Prendre le premier élément de la liste. Et répondre à quelques questions :

1. Y a-t-il quelque chose à faire à propos de cela ?

1.1. Non, il n’y a rien à faire : Jeter ou archiver pour plus tard (dans un échéancier) ou archiver comme référence (dans un système de fichiers).

1.2. Oui, il y a quelque chose à faire. Se poser les questions suivantes :

1.2.1. Est-ce à moi de le faire ?

1.2.1.1. Non : Confier à quelqu’un le soin de le faire. Faire une fiche pour le suivi et la placer dans l’échéancier.

1.2.1.2.Oui : plusieurs options :

1.2.1.2.1. Oui : Si c’est très rapide et qu’on peut le faire tout de suite. On le fait immédiatement. (Sauf si on a plusieurs éléments de même nature qu’on traitera ensemble).

1.2.1.2.2. Oui : s’il faut entre 10 et 20 minutes pour le faire, prévoir un jour pour le faire, le lendemain ou un jour ultérieur fixé. Noter l’action sur la liste du jour concerné (post-it avec date, ETP, agenda ou cahier…) ou sur une fiche correspondant au contexte dans lequel l’action doit être effectuée.

1.2.1.2.3. Oui : s’il faut plus de 10 ou 20 minutes pour le faire, il faut découper en éléments plus petits et définir la prochaine action qui permettra d’avancer vers l’objectif. Noter l’action sur la liste du jour concerné (post-it avec date, ETP, agenda ou cahier…) ou sur une fiche correspondant au contexte dans lequel l’action doit être effectuée. Si l’action correspond à une sorte de projet (quelque chose qui implique plusieurs actions et/ou plusieurs personnes avec une échéance), on peut ouvrir un dossier qui centralisera les informations et les actions.

1.2.1.2.4. Oui : mais on n’a pas les ressources suffisantes (moyens, informations, énergie, compétences…). Archiver pour plus tard (dans un échéancier) afin de voir réapparaître l’idée au moment choisi. Si l’élément apparaît régulièrement dans les listes sans produire aucun résultat, décider qu’on ne le fera pas ou reformuler en une action précise qui prendra moins de cinq minutes et qui fera progresser vers l’objectif.

1.2.1.2.5. Oui : mais cela n’a plus d’importance pour moi ou ce n’est plus dans mes priorités. Je décide que je ne le ferai pas.

2. Considérer l’élément suivant et reprendre au point 1 jusqu’à épuisement de tous les éléments de la liste.

3. Faire les trois choses prévues pour aujourd’hui.

III. Troisième méthode (Eisenhover / Covey):

Trier les éléments de la liste selon les quatre zones suivantes :

Important

Non-important

Urgent

A

B

Non-Urgent

C

D

Trier les éléments selon les 4 zones :

Feuille A : Important/Urgent

Feuille B : Non-Important/Urgent

Feuille C : Important/Non-Urgent

Feuille D : Non-Important/Non-Urgent

Jeter la feuille D (ne perdez pas votre temps avec ça).

Faire les éléments des feuilles A maintenant et déléguer autant que possible ceux de la feuille B et garder la feuille C pour demain ou planifier une réalisation ultérieure.

Cette méthode utile en temps de crise grave est à éviter sur le long terme. Il s’agit de travailler à améliorer son organisation pour que tous les éléments figurent dans la zone C.

M. Forster et D. Allen estiment que trier a priori par importance n’est pas important.

D. Allen estime qu’on doit choisir dans chaque contexte la meilleure chose à faire (en fonction du moment, de l’énergie, des ressources…). D’où l’importance pour lui d’avoir des listes par contexte.

M. Forster estime que si l’on fait la totalité des choses inscrites sur la liste (parce qu’on fait la liste de ce que l’on fera et non pas des choses à faire qu’on ne fera peut-être pas), commencer par le plus important n’a pas d’importance puisque tout sera fait.

IV. Pourquoi seulement trois choses ?

Parce que trois choses qu’on fera c’est mieux que dix qu’on pense faire et qu’on ne fera pas.

Ensuite, parce qu’il y a les choses qu’on fait et qui font partie de la routine, qu’on a l’habitude de faire et qu’on ne note pas tous les jours sur une liste. Une liste de contrôle suffit (routine du matin, routine du soir…).

Finalement, parce qu’il y a des choses imprévues (non planifiées) qu’on choisit de faire parce qu’on décide de les faire au moment où elles se présentent ou dans le cours de la journée. Il est néanmoins conseillé de les noter sur un cahier ou sur la feuille du jour. Le fait de noter permet de prendre du recul et évite de réagir de manière épidermique. Ainsi, le cortex vient au secours du cerveau reptilien, des tripes et de la moelle épinière.

NB : Thinkingrock est un bon logiciel pour gérer tout cela, les cartes bristol 3x5 (75x125), les notes autocollantes repositionnables ou les cahiers fonctionnent également très bien pour gérer tout cela.

dimanche, novembre 04, 2007

Satisfactions [vacances]

















En rentrant de vacances, je découvre ce billet qui me fait bien plaisir.
Effectivement, je pense pouvoir améliorer l'utilisation des tags, mais on peut aussi utiliser la fonction recherche en haut à gauche. Pour ce qui est des liens manquants merci de me les signaler.
Ensuite, j'ai fait quelques photos en Finlande et j'ai beaucoup aimé l'accueil des gens que nous avons rencontrés, ainsi que le sauna avec fumée et les bains dans le lac à 6°C, la nature et la nourriture. Et puis, on m'a fait la même remarque que j'avais déjà entendue en Chine : "Je comprends quand tu (vous) parle(z) anglais parce que tu (vous) ne prononce(z) pas les 'r' comme le font habituellement les français". C'est très agréable à entendre.
J'ai bien aimé aussi la maison de Pekka Halonen et le musée Kiasma (en particulier les travaux de Anette H. Flensburg et aussi de Jussi Niva) et la ville de Helsinki.
Finalement, il faisait beau quand nous sommes rentrés (cf. photos)
Kiitos ('merci' en finnois, il faut prononcer toutes les lettres en plaçant l'accent tonique sur la première syllabe si j'ai bien compris).