"Final Version" le nouveau système de gestion de Mark Forster [outils pour l'organisation]

Mark Forster est peut-être moins connu en France que David Allen, l'auteur de GTD. Sa passion est d'inventer des systèmes d'organisation personnelle, de gestion du temps et des tâches. Il est désormais en train d'écrire un livre sur son dernier système intitulé "Final Version" ou FV. Il s'agit de la version finale, car il n'a pas l'intention d'en développer une autre et que celle-ci lui apporte satisfaction.
Mark Forster est connu pour ses livres, notamment Do It Tomorrow and Other Secrets of Time Management abrégé en DIT dont j'avais déjà parlé sur ce blog. Par la suite, il a développé Autofocus et Superfocus avec beaucoup d'interactions sur son blog. Maintenant, il offre son nouveau système à ceux qui s'inscrivent à sa lettre de nouvelles (déjà plus de 4000 inscrits). Le sujet est abordé dans les forums de son blog. L'idée est simple : à côté de l'importance et de l'urgence, il existe un autre critère, psychologique, le fait que l'on se sent prêt ou non à effectuer une tâche, que le moment est venu de l'accomplir. Il accepte d'emblée qu'il existe des résistances et que la procrastination, l'atermoiement, existent. Le système encourage donc à structurer la procrastination.
Dans How to live your dreams, il raconte comment accepter ses sentiments et cesser de lutter contre son cerveau inconscient. Ainsi, comme dans ces systèmes précédents, il encourage à faire une liste de ce qui nous passe par la tête. Ensuite, considérant que l'on doit envisager chaque élément de la liste, il invite à se poser la question : "Qu'est-ce que je veux faire avant de faire... ?"Plutôt que "Avant de faire ceci, que faut-il faire d'abord ? (sous-entend l'urgence)" ou "Qu'est-ce qu'il y a à faire avant le premier élément de la liste ?" (sous-entend l'importance). On arrive à un deuxième élément et on se repose la même question : "Je veux (dois, pense) faire cela, mais avant je choisis de (il faut, je vais ..)". Utilisez la formulation qui vous convient. Mark Forster choisit "Qu'est-ce que je veux faire avant de faire x ?" "What do I want to do before I do x?" et continuez à parcourir la liste rapidement jusqu'à constater que vous allez accomplir tout de suite l'élément considéré quelque soit la raison.
Ensuite, il s'agit de réaliser les éléments examinés l'un après l'autre dans le sens inverse. Attention, il ne s'agit pas de terminer chaque tâche, mais de commencer, de progresser selon le principe des petits pas, si la tâche est terminée on la barre, sinon on la réinscrit en fin de liste. Pour plus de détails, inscrivez-vous à sa lettre de nouvelles (Newsletter). On retrouve donc la liste fermée et d'autres principes déjà développés dans Superfocus. 

Exemple de liste (ouverte):
Elément 1
Elément 2
Elément 3
Elément 4
Elément 5
Elément 6

Examen de la liste (on ajoute un point* éléments retenus, selon le principe exposé plus haut, cf. photo):

*Elément 1
*Elément 2
  Elément 3
*Elément 4
*Elément 5
  Elément 6


Liste (fermée) ou chaîne des choses à accomplir dans cet ordre
Elément 5
Elément 4
Elément 2
Elément 1
(en pratique, on parcourt simplement la liste des éléments pointés* sur la liste en partant de la fin et en les barrant au fur et à mesure qu'on travaille sur un élément);

à l'itération suivante, on reprend l'examen de la liste ouverte au premier élément sur lequel on n'a pas agit.

Si une urgence apparaît (quelque chose qu'on veut (dois) faire absolument tout de suite), on l'ajoute simplement à la fin de la liste et on le fait, puis on reprend au premier* suivant. Si on pense à quelque chose à faire de non urgent, on l'ajoute à la liste et l'on retourne à sa tâche*. Si un élément devient obsolète, on le barre simplement.

La beauté du système réside dans sa simplicité et son élégance. Il procure un sentiment de contrôle en rassurant le cerveau conscient et le cerveau inconscient. On peut le mettre en place avec un stylo et du papier, mais on peut aussi utiliser son smartphone, son ordinateur ou sa tablette si cela fonctionne mieux pour soi. Il est conseillé de commencer avec une liste assez courte, même si le système s'adapte de manière robuste. 

Pour plus d'infos : http://www.markforster.net/ et également sur les forums en attendant de lire son prochain livre.

On peut voir aussi une vidéo démo sur Youtube :

Pour plus d'infos : http://www.markforster.net/  (inscrivez-vous à sa newsletter) et également sur les forums en attendant de lire son prochain livre.

Tracks 1.6 [Organisation, GTD]

Bsag annonce la sortie de Tracks 1.6 après beaucoup d'efforts (de la part de Luke, Reinier et Jeffrey). Voici le lien pour le télécharger. J'avais déjà écrit au sujet de la version 1.5. Voici donc ce qui est nouveau :

• Rails version 2.0.2 incluse.

• Fonction recherche sur le contenu des todos (tâches), projects (projets) et notes (:)).
  

• Vue mobile améliorée avec des changements spécifiques pour ceux qui ont un iPhone.
  

• Quelques bugs ont été corrigés.

• Mise en garde importante pour ceux qui utilisent OpenID, ça ne fonctionne pas dans la version 1.6. Avis aux contributeurs, il semble qu'il y ait du travail de ce côté-là.
• Pas de changement dans la base de donnée mais l'environnement a été modifié. Copiez le fichier template config/environment.rb.tmpl et adaptez-le à vos besoins.

Tracks 1.5 [Organisation, GTD]

J'avais déjà dit beaucoup de bien de Thinkingrock et aussi de Tracks 1.043, deux logiciels pour l'organisation personnelle orientée GTD [lire Getting Things Done : Méthode compilée par David Allen, qui consiste en gros à se vider la tête en faisant des listes organisées par contextes. A identifier la prochaine chose à faire pour chaque projet (objectif qui réclame plusieurs actions physiques pour être atteint). A passer ses listes en revue régulièrement et à décider si les trucs qui nous encombrent sont des fournitures, des références à classer ou quelque chose qui réclame une action de notre part ou de quelqu'un d'autre, maintenant ou plus tard]. La traduction de son livre est parue aux Editions Leduc.s, mais certains critiquent la traduction alors si vous êtes anglophone allez directement à la source (ainsi que les billets de David Allen sur le Huffington Post). [voir aussi l'excellent article sur C'éclair! en français et son lien vers l'article de Wikipedia, ceux que je citais dans un précédent billet et plus récemment ceux de Scott Stephen].
La version Tracks 1.043 semblait un peu lente, Tracks 1.5 est beaucoup plus rapide. De plus, l'installation est relativement aisée si l'on suit les instructions (il existe aussi une installation sur Bitnami que je n'ai pas testée fonctionnant avec Mysql). L'interface est très élégante, intuitive et efficace. De plus, il est possible d'exporter en différents formats (txt, csv, xml, yaml), de créer des fils RSS et iCal et de choisir les parties souhaitées (contextes, actions, projets...). Plusieurs nouvelles fonctions sont apparues depuis la dernière version, en particulier : une page de statistiques, la possibilité de cacher certains éléments pour ne pas encombrer la vue, une version pour mobile (PDA...), la possibilité d'ajouter des tags (il paraît qu'on dit 'libellés') et aussi des étoiles comme dans Gmail.
Bref, ça vaut le coup de le télécharger et de l'installer (gratuit, libre et open source).

Pour info : Installation sous XP en installant InstantRails-2.0-win à la racine et installant le dossier Tracks1.5 dans le dossier Rail_apps. A l'aide de Notepad++ éditer quelques fichiers pour faire les modifications suggérées (cf. fichier manual.html du dossier doc de Tracks1.5). Puis créer un fichier Tracks1.5.bat contenant:

echo on
PATH C:\InstantRails-2.0-win\ruby\bin
cd \InstantRails-2.0-win\rails_apps\tracks-1.5
ruby script/server -e production

Placer un raccourci de ce fichier sur le bureau, récupérer l'icône et cliquez.







http://localhost:3000/login pour vous connecter par votre navigateur favoris (pour moi Firefox, mais il parait que le résultat est encore plus joli avec Safari, je n'ai pas testé).
Installation beaucoup plus simple avec SQLite3 et InstantRails que la version précédente avec Mysql et UniformServer.
Bsag à l'origine de ce projet travaille sous Mac OS X, elle ne suit l'installation sous windows que de loin. On peut la féliciter vivement pour le travail accompli avec l'équipe qui l'a entourée.

Les images sont des copies d'écran de mon PC.

Faire une liste des choses à faire

Pourquoi faire une liste des choses à faire?

Il paraît qu’on ne peut penser consciemment qu’à sept choses en même temps. A chaque moment, on fait ce que l’on doit, ce qu’on veut, ou ce que l’on peut à l’endroit où l’on est. Agir comme on respire, mener l’action juste au moment opportun.

Pour progresser, pour interagir, pour prévoir et planifier, il faut aussi réfléchir, s’interrompre et reprendre. Pour cela, écrire est utile face aux aléas de la vie. On peut faire beaucoup, mais on ne peut pas tout faire en même temps. Une liste est un moyen simple de conserver une cohérence et d’assurer une progression dans la durée.

Quoi écrire ?

- Une action physique

- qu’on peut faire en une fois

- qui fait progresser vers un but fixé

- que je peux et dois faire moi-même car je suis la personne la plus appropriée pour cela.

Si vous avez déjà fait une liste, examinez les éléments qui bloquent, qui y séjournent depuis quelque temps déjà. Ceux dont vous redoutez d’avoir à vous y atteler. Ceux qui semblent infaisables. Remplissent-ils les quatre points énoncés ci-dessus ? Sinon, prenez une décision avec un crayon : reformulez l’élément en question !

Choisir les mots justes

Utiliser des verbes d’action correspondant à une activité physique qu’on peut voir, entendre, sentir. Relier un verbe d’action avec un objet, un lieu, une personne. Cela permet de connaître le contexte, de savoir à quel endroit, avec quoi, à quel moment, avec qui, avec quels moyens on agit.

Dix minutes
C’est probablement un seuil psychologique correspondant à la durée à consacrer pour accomplir un élément de la liste.

S’il faut moins de deux minutes, ce n’est pas la peine d’écrire, on fait et c’est fini. Le but n’est pas la liste, la liste est un outil pour l’action.

S’il faut plus de vingt minutes, on risque d’être freiné avant de se mettre à la tâche (procrastination) ou interrompu avant d’avoir pu terminer (frustration).

Moins de stress
On diminue la charge mentale en gagnant en visibilité et en constatant que des choses sont réalisées. On progresse à petits pas de manière continue.

Attention, pensez à fermer vos listes.

La liste des choses à faire maintenant, aujourd’hui, c’est cela qui doit avoir votre attention.

Le reste, notez-le pour plus tard établir une nouvelle liste.

Librement inspiré du billet : Building a Smarter To-Do List

Chandler 0.7.0.1 [PIM]

Mimi Yin avait présenté ce projet open source à BayCHI en mars 2006, un PIM (gestionnaire d'informations personnelles) pour travail collaboratif en petit groupe qui intègre la méthode GTD. Une version stable vient de sortir Chandler Desktop 0.7.0.1. (septembre 2007). L'interface a l'air agréable et ergonomique. A tester si vous en avez le temps. Quant à moi, pour l'instant, je continue à utiliser Thinkingrock.
Faites-moi part de votre expérience...

Thinkingrock 2.0 epsilon [GTD gestion du temps]

Une nouvelle version du très bon Thinkingrock vient de sortir. Application java basée sur GTD destinée à l'organisation et à la gestion du temps.
Pas de problème pour l'installer sur une clé USB. C'est donc également une application portable.
Elle semble fonctionner très bien. Attention si vous importer un fichier .xml d'une ancienne version (ex. TR 1.2.3), la nouvelle version du fichier n'est plus lisible par l'ancienne version.
La version 2.0 est basée sur la plate-forme NetBeans (pour pouvoir intégrer de nouveaux modules). J'avais testé aussi la version 2.0 delta sur mon PC (WinXP), qui m'a plus séduit que la version 1.2.3. On peut avec cette nouvelle version :

• imprimer des rapports bien nets des choses à faire (en noir et blanc ou en couleurs),
• gérer les sujets en instance (projets), les actions (première chose à faire),
• mettre des idées au frais (et les faire réapparaitre à une date opportune [Tickler]),
• planifier et exporter en un fichier .ics (iCalendar) [lisibles par Sunbird ou Lightning pour Thunderbird].
• Classer par contextes, par sujets.
• Créer des rapports imprimable (même Pocketmod).
• Ajouter des notes, des liens vers des fichiers ou des sites web pour les tâches et les projets.
• On peut aussi traiter les tâches répétitives et les actions récurrentes.
• Gérer les tâches déléguées en envoyant des courriels.
• Importer des idées à partir d'un fichier texte,
• utiliser de nombreux raccourcis clavier (ex. F6 pour ajouter une action)...

C'est une sérieuse concurrence à Tracks, même si Tracks à d'autres atouts).
Pour télécharger :http://www.thinkingrock.com.au/epsilon20.php

NB: dans le fichier ThinkingRock2\thinkingrock\etc\thinkingrock.conf
changer la douzième ligne pour indiquer le chemin de votre répertoire java.

# ${HOME} will be replaced by JVM user.home system property
default_userdir="${HOME}/.${APPNAME}/dev"
default_mac_userdir="${HOME}/Library/Application Support/${APPNAME}/dev"

# options used by the launcher by default, can be overridden by explicit command line switches
# Look & Feel: uncomment one only of the following three lines
#default_options="--fontsize 12 -J-Xms128m -J-Xmx256m -J-Dnetbeans.logger.console=true -J-ea"
#default_options="--fontsize 12 -laf de.muntjak.tinylookandfeel.TinyLookAndFeel -J-Xms128m -J-Xmx256m -J-Dnetbeans.logger.console=true -J-ea"
default_options="--fontsize 12 -laf javax.swing.plaf.metal.MetalLookAndFeel -J-Xms128m -J-Xmx256m -J-Dnetbeans.logger.console=true -J-ea"

# default location of JDK/JRE, can be overridden by using --jdkhome switch
jdkhome="F:\jre1.5.0_10"

# clusters' paths separated by path.separator (semicolon on Windows, colon on Unices)
#extra_clusters=

Troisième principe : peu et souvent [DIT]

c'est comme pour les langues étrangères, 15 minutes chaque jour feront mieux que 1h30 chaque semaine. Le cerveau est un système qui a besoin de temps pour construire ses circuits neuronaux. En outre, n'importe qui peut travailler 5 minutes sur quelque chose. Il suffit de le faire souvent. Comme le dit la sagesse populaire, les petits ruisseaux font les grandes rivières. Pour augmenter la motivation, on peut aussi utiliser une minuterie (voir cet autre billet).
Exercice:
Considérer un projet que vous repoussez à plus tard par manque de temps.
Isoler une première action concrète qui vous prendra 5 minutes environ et qui fera avancer votre projet avec un verbe d'action et un résultat concret. Effectuer cette action et prévoir une prochaine action de même nature. S'arrêter puis recommencer souvent.
Exemple: écrire une première mouture ou un plan d'un article avec seulement quelques idées et mots clés plutôt que de chercher à rédiger un chapitre complet. Réécrire en enrichissant à chaque fois un peu.
Plus de détails dans le livre de Mark Forster.
NB: on pourra aussi se référer au billet de Jacques Turbé.

La première chose à faire .... demain ! [gestion du temps]

Mark Forster dans son livre "Do It Tomorrow: and other secrets of time management" [DIT], propose quelques règles simples :

• Prendre son temps
• Prendre le temps de manger correctement
• Faire une chose à la fois
• Consacrer suffisament de temps à sa famille
• S'exercer de manière régulière (entretenir son physique, acquérir de nouvelles compétences)
• Partir régulièrement en vacances

Cependant, la vie n'est pas si simple que ça. On sait ce qu'on veut, on fait ce qu'on peut. Il ne suffit pas de vouloir. En général, on blâme les circonstances pour notre inconstance. Mais si l'on souhaite avoir un peu de maîtrise de sa vie, il suffit de se regarder dans un miroir et de se poser les questions suivantes :

• Ma santé est-elle ce que je veux qu'elle soit ?
• Ma forme physique est-elle ce que je veux qu'elle soit ?
• Mon poids est-il ce que je veux qu'il soit ?
• La manière dont je suis habillé(e) ne convient-elle ?

Il ne s'agit pas du corps déterminé par l'hérédité, mais de ce que l'on en fait, comment on en prend soin, comment on l'entretient.

Il se peut que vous soyez en bonne santé, en forme, mince et bien-habillé.
Dans ce cas parcourez du regard votre bureau ou votre lieu de travail :

• Est-il organisé aussi bien que vous le voulez ?
• Est-il aussi rangé que vous le voulez ?
• Est-ce que tous vos processus bureautiques (classement, facturation, correspondance, etc.) fonctionnent de la manière que vous voulez qu'ils fonctionnent ?

Une grande partie de la difficulté réside dans le fait que deux parties de notre cerveau [Le cerveau rationnel (~neocortex, ~conscient, ~évolué) et le cerveau réactif (~subcortex, ~inconscient, ~reptilien)] réagissent le manière différentes. Le cerveau réactif suit le schéma stimulus-réaction. Le cerceau rationnel suit le schéma pensée-décision-action. En cas de conflit entre ces deux parties, c'est souvent le cerveau réactif qui gagne. Cette description n'est pas très scientifique mais elle a des applications pratiques dans la gestion du temps, des résistances et de la procrastination (temporisation, atermoiement). Le cerveau rationnel a néanmoins un avantage sur l'autre, il est intelligent alors que l'autre ne l'est pas. Il sait anticiper, planifier, organiser. Il peut ruser avec le cerveau réactif. Au lieu de dire : "je vais rédiger ce rapport" (provocant panique, anxiété...), il dit : "je vais juste sortir le dossier" (supprimant la menace, on supprime résistance) [ceci rappelle le concept GTD de première chose à faire, une action à effectuer avec un objet].

Pour contrôler son temps et sa vie, il y a quelques principes de base :

• Avoir une vision claire
• Une chose à la fois
• Peu et souvent
• Limites
• Listes fermées
• Réduire l'aspect aléatoire
• l'engagement plutôt que l'intérêt
  

Le livre de Mark Forster est rédigé autour de ces principes. J'espère pouvoir en dire plus lorsque ma lecture aura progressée (j'ai reçu le livre hier). En particulier sur le concept de listes fermées, présent également chez David Seah, en particulier sur l'Emergent Task Planner.("Réalise 3 tâches aujourd'hui, tu te débrouille bien, Plus de 3 tâches majeures pour aujourd'hui ? Y-a le feu ! Plus de 6 tâches majeures ? Attention à ne pas t'épuiser !").
Le fait de lister toutes les choses à faire, provoque chez moi un sentiment d'angoisse, de découragement et d'accablement. C'est pourquoi, je résiste à l'injonction de D. Allen "collect everything". Néanmoins, j'ai remarqué que lorsque je mets une chose par écrit, les chances de réalisation augmentent considérablement. On choisit donc les 3 choses à faire dans la journée, et si une autre tâche majeure se présente, elle sera sur la liste de demain, car la liste d'aujourd'hui est fermée.

Mindsweep : faire le ménage dans sa tête! [organisation]

Un excellent billet de Supercoach.
Pour aider à la gestion du temps, on peut également recourir aux feuillets très jolis et bien conçus de David Seah en particulier l'Emergent Task Planner.

Pour ne pas se perdre en route : Tracks [GTD, logiciel libre]

D'après del.icio.us, déjà au moins 2550 personnes s'intéressent à Tracks application destinée à gérer son temps selon la méthode GTD (voir billet précédent). Elle fonctionne sur plusieurs plateformes, et je vous encourage à lire Tracks, GTD Open Sources (en français) et aussi Tracks - Another GTD Tool, puis More on Tracks - Task Management the GTD Way (en anglais) pour vous faire une idée. Grâce aux flux RSS générés, on peut être informés de l'avancement des projets et des tâches.
L'installation fut assez longue pour un néophyte tel que moi (qui ne connait pas Ruby on Rails, ni Uniform Server, ni MySQL, ni phpMyAdmin, ni la commande rake, ni NotePad++...) mais néanmoins assez facile excepté quelques petits soucis vite résolus ( pour ceux qui ne veulent pas s'embêter, ou qui ne veulent pas avoir quelque chose qui fonctionne en local, il y a en ligne tracks.tra.in).
NB: je n'ai pas testé le pack d'installation mais seulement les instructions qu'on trouve ici.
Sur le site d'outils froids, on trouve également des informations sur d'autres applications GTD (Tout GTD 2006 sur 43 Folders + deux applis gratuites ).

Faire des choses [GTD, organisation]

Afin de gagner en efficacité, j'ai testé ces deux choses :
-Thinkingrock (logiciel d'organisation personnelle qui utilise la méthode GTD [de vieux principes remis au goût du jour sous une forme structurée et intellectuellement distrayante])
-GTD+R (une méthode ludique en couleur tout papier pour organiser ses tâches : simple et rapide)
J'ai aussi passé moins de temps à écrire des billets pour ce blog.

Bien sûr, cela ne fait pas le travail à votre place, mais permet parfois de prendre du recul sur les choses à faire et aussi voir les choses accomplies.

De nombreux blogs parlent de ce sujet, pour n'en citer que trois :
A vos marques (excellent et très riche sur le sujet), Getting Things Done (GTD) ou l'art d'être efficace , 3 outils pour appliquer la méthode "Getting things done", ainsi que plusieurs listes de discussion.
voir aussi mes signets GTD sur del.icio.us et ceux des autres, et aussi des photos qui montrent comment faire fonctionner le système et rester organisé.
NB: je suis en train de lire le livre de D. Allen sur le sujet et il semble que tout un business se développe autour de la productivité personnelle, l'efficacité personnelle....