dimanche, juillet 17, 2011

Astuce SuperFocus n°6 : les tâches urgentes [productivité]


Après avoir abordé les tâches non-terminées dans le billet précédent, abordons maintenant l’autre composant de la colonne 2, les tâches urgentes.

Il est nécessaire d’abord d'établir exactement ce que signifie “urgent” dans ce contexte.
Fondamentalement, un tâche ou un projet urgent est quelque chose sur lequel vous voulez vous assurer de travailler avant de passer à la page suivante.Laver la vaisselle après un repas est urgent si vous avez décidé que la vaisselle doit être faite après chaque repas. Ce n’est pas urgent si vous avez décidé que deviez faire la vaisselle seulement une fois par jour ou moins.Vider sa boite de réception est urgent si votre politique est de répondre aux courriels immédiatement. Ce n’est pas urgent si votre politique est de répondre dans les 24h. L’urgence ne doit pas être confondue avec l’importance. Comme pour les quatre quadrants de Covey, quelque chose peut être urgent mais pas important, urgent et important, important mais non urgent ou ni urgent ni important.

Les seules tâches qui appartiennent à la colonne 2 sont celles qui sont urgentes mais non importante ou urgentes et importantes. C’est l’urgence qui qualifie les tâches pas leur importance. Donc quelle est la définition de l’urgence ?
Fondamentalement l’urgence est définie par l’utilisateur. Quelque chose est urgent parce que vous avez décidé quelle l’est.Donc pour donner quelques exemples dans la perspective de SuperFocus:
  1. Attraper un bus est urgent si vous avez décidé que vous deviez prendre le bus qui est sur le point de partir. Mais si vous avez décidé que vous pouviez prendre n’importe quel bus, ce n’est pas urgent.
  2. Si vous avez décidé que vous alliez vous concentrer sur un projet particulier aujourd’hui, alors commencer à travailler sur ce projet est urgent dès le matin.
  3. Si vous avez décidé que vous alliez consacrer cette semaine à un projet particulier, alors commencer à travailler à ce projet est urgent au commencement de la semaine.
Notons qu’une chose ne devient pas urgente uniquement parce que vous voulez l’accomplir le jour même (à moins que la fin de la journée soit proche). Vous devriez viser à parcourir votre liste au moins une fois par jour, afin que toutes vos tâches aient l’occasion d’être abordées au cours de la journée.
Comme pour les tâches non terminées, il est important de limiter le nombre des tâches urgentes - autrement vous allez encombrer le système. Souvenez-vous : si tout est prioritaire alors rien n’est une priorité.Urgent signifie qui nécessite une attention ou une action immédiate.Souvenez-vous : c’est l’urgence et non l’importance qui détermine l’appartenance d’une tâche à la colonne 2.

Autres astuces pour la colonne 2 :
  • Si vous êtes physiquement incapable de réaliser une tâche de la colonne 2, alors rayez-la et ré-entrez la à la page suivante.
  • Si vous trouvez que vous ne pouvez pas passer assez vite d’une page à l’autre. Voici une chose qui pourra vous aider, c’est d’écrire des tâches plus petites (ex. “écrire le premier chapitre du rapport” au lieu de “écrire le rapport”. De cette façon même si vous faîtes une partie considérable des éléments d’une page, ça ne devrait pas vous retenir trop longtemps.Liste à puces