jeudi, juin 30, 2011

Astuce SuperFocus n°5 : les tâches en cours (ou non terminées) [Productivité]


D’après les règles, les tâches non terminées sont ré-entrée dans la colonne 2 de la page suivante. Ceci est conçu afin de continuer à avancer vers l’achevement des tâches en usant du principe “peu et souvent”.
Il est important de ne pas surcharger la Colonne 2 car le système SuperFocus impose de terminer toutes les tâches de la Colonne 2 d’une page avant de pouvoir passer à la page suivante.
Avoir trop de tâches dans la Colonne 2 impose de travailler à une longue liste indigeste de tâches avant de pouvoir passer à la page suivante.
Le moyen de contrôler le nombre de tâches dans la Colonne 2 est d’être attentif à bien définir exactement ce que signifie “terminé” et “non terminé” en rapport avec chaque tâche individuelle.
Par exemple, une tâche appelée “Email” peut signifier (cas n°1)”Effectuer quelque travail dans ma boîte de réception” [lire les nouveaux messages, trier des messages...] ou bien (cas n°2) “vider ma boite de réception” [une décision est prise pour chaque message, une réponse est apportée à toutes les demandes, les messages sont archivés à l’endroit approprié]. Habituellement, il n’est pas nécessaire d’écrire totalement la description des tâches, mais il est important d’avoir à l’esprit une précise de ce dont il s’agit. Si vous travaillez sur la tâche “Email” aussi longtemps que vous le voulez et qu’il reste des message dans la boite de réception, la façon dont vous avez défini votre tâche détermine ce qui doit se passer ensuite. Dans le cas n°1, la tâche sera ajoutée à la fin de la liste de la colonne 1 dans le cas n°2, elle sera ajouté dans la colonne 2 de la page active suivante.

Note : [les commentaires sont du traducteur et j’ai traduit librement le billet que vous pouvez trouver sur le site de Mark Forster ]

mardi, juin 07, 2011

Astuce Superfocus n°4 : Faire bon usage de la Colonne 2 [productivité]



Les règles concernant la Colonne 2 constituent la différence principale avec tous les autres systèmes développés par Mark Forster. La Colonne 2 est le moteur du système, il est donc important de comprendre comment l’utiliser.Les règles introduisent deux nouveaux éléments:
  1. La compulsion. Tout ce qui va dans la Colonne 2 doit être accompli. On doit continuer à y travailler jusqu’à ce que ce soit fini. Ceci signifie qu’il est très important de clairement définir ce que signifie “fini” pour la tâche en question [critère de durée consacrée à la tâche, livrable,...]. Comme on doit travailler à toutes les tâches de la Colonne 2 chaque fois qu’une page est commencée [une page = un lot de tâches], il est important de limiter le nombre de tâches de la Colonne 2, autrement le système deviendra rigide au lieu de flexible.
  2. Une limite. L’utilisation de la Colonne 2 est limitée par la longueur de la page. Ceci implique que l’usage excessif de la Colonne 2 aura pour résultat une augmentation de la taille du système. Heureusement, lorsque cela se produit (ou semble sur le point de se produire), cela encourage à envisager attentivement comment on remplit la Colonne 2. La limite est ici pour une bonne raison, et les problèmes qu’elle pose doivent être considérés comme une invitation à prendre des mesures correctives. [Par exemple, trop de choses commencées en même temps, des objectifs mal définis, des objectifs qui devraient être découpées en petites tâches faciles à accomplir, tâche non terminé par manque de ressource, trop d’urgences non planifiées...]Dans les deux prochaines astuces, nous envisagerons les deux composantes de la Colonne 2 : les tâches non terminées et les tâches urgentes.
[les commentaires sont du traducteur et j’ai traduit librement le billet que vous pouvez trouver sur le site de Mark Forster ]

Pour mémoire, les principes de SuperFocus en français.