Do It Tomorrow : Conclusion [DIT]

Peu de choses sont urgentes au point qu'elles ne peuvent pas attendre le lendemain.

Le but est d'arriver à être 100% créatif, ordonné et efficace.

Donnez vous une note sur 10 en créativité et une autre en ordre/organisation.

Multipliez les deux notes et si votre score n'est pas aussi élevé que ce que vous souhaiteriez qu'il soit, considérez les points suivants de la liste de contrôle :

* j'écris la liste des choses que je vais faire pour chaque jour

* je fais en sorte de réaliser les éléments de ma liste de chaque jour

* j'écris chaque chose supplémentaire que je fais qui n'est pas sur cette liste

* Si je ne réussis pas à réaliser ma liste plus de trois jours de suite, je réalise un audit de mon travail pour déterminer si j'ai trop de travail, si je travaille de manière inefficace ou si je ne prévois pas suffisament de temps pour le réaliser.

* Je traite mes courriels du jour en un lot le jour suivant et je fais de même pour les documents papier, les messages sur le répondeur, les tâches...

* j'ai un journal de travail où je note mes tâches pour les réaliser le jour suivant ou plus tard. ¨ le premier élément de ma liste de chaque jour est ma priorité courante, ce que je ferai en premier.

* Je garde une liste des choses qui ont mon attention et l'ordre dans lesquelles je les traiterai, en commençant par le moins urgent.

Si vous n'avez pas coché certains éléments de la liste, ce sont peut-être ceux qui doivent retenir votre attention.

Plus de détails dans le livre de Mark Forster ou bien sur son site. Le livre contient de nombreux exercices et des réflexions s'appuyant sur des cas précis.

De nombreuses discussions intéressantes ont également lieu sur son forum et sur son blog.

Il est également fréquemment fait référence à son travail dans les groupes yahoo suivant :

• do_it_tomorrow · Do It Tomorrow
  
• TheNowHabit · Ways to overcome procrastination
  
• Getting_Things_Done · Getting Things Done
  
• AnalogGTD

Si ces billets, vous ont donné envie d'acheter le livre (ça ne me rendra pas plus riche), ou si certains conseils vous ont permis d'être plus productifs ou simplement de vous sentir plus zen, plus créatifs ou plus organisés, envoyez-moi vos commentaires.

Septième principe: l'engagement plutôt que l'intérêt [DIT]

Diriez-vous que Zidane s'intéresse au football ou que Molière s'intéressait au théatre ? L'engagement suppose des sacrifices à court terme pour des gains supérieurs sur le long terme. Il y a une différence entre s'intéresser au journalisme et s'engager à écrire des articles de façons régulières dans le quotidien local.
Plus de détails dans le livre de Mark Forster ou bien sur son site.

Sixième Principe : Réduire les facteurs aléatoires [DIT]

Chaque fois que nous faisons quelque chose qui n'était pas prévu pour la journée en cours, nous introduisons un facteur aléatoire qui désorganise notre travail. Le problème c'est que les choses sont faites ou non, non pas selon qu'elles sont planifiées ou signifiantes mais selon qu'elle retiennent ou non notre attention. En travaillant ainsi, c'est ce qui fait le plus de bruit qui est le premier servi.
Plus de détails dans le livre de Mark Forster ou bien sur son site.

Cinquième principe : les listes fermées [DIT]

Une liste fermée c'est une liste close par un trait en bas de celle-ci, on ne peut plus rien y ajouter. Fermer une liste permet de traiter toutes les tâches de la liste sans se laisser distraire par le nouveau travail qui s'y ajoute.

Une fois que la liste est fermée, sa taille n'augmente plus. On peut donc espérer effectuer tout le travail qu'elle représente.

Étant donné que vous allez traiter tous les éléments de la liste, l'ordre dans lequel vous les traitez n'a pas d'importance. Savoir quel est l'élément le plus important, n'a pas non plus d'importance étant donné que tous les éléments seront effectués.

Exemple de listes fermées : traiter les courriels par lots, plutôt que de les traiter au fur et à mesure qu'ils arrivent.

Autre exemple : la check-list (liste de contrôle) lorsque l'on décompose une tâche en sous-tâches plus simples à effectuer.

Exercice : Utiliser le principe de la liste fermée pour traiter le travail en retard (dossier « arriérés »)

1. Isoler le travail en retard.

Dans une boite archive (dossier « arriérés ») de façon à ne plus l'avoir en vue.

2. Établir un système fiable pour traiter le travail courant.

Une des raisons pour lesquelles le travail s'accumule est que vous acceptez bien trop de choses qui ne sont pas essentielles (voir principe des limites).

3. Traiter le dossier « arriérés » (travail en retard).

Il n’est pas nécessaire de s'en débarrasser d'un coup, vous pouvez y aller par tranches.

Résumé et conclusion:

Listes ouvertes	Listes fermées
De nouveaux éléments peuvent être ajoutés	Aucun élément nouveau ne peut être ajouté
Tend à s’allonger, à grossir	Tend à diminuer, à réduire
L’ordre est important	L’ordre n’a pas d’importance
Relativement difficile à compléter	Relativement facile à compléter
Démotivant	Motivant

Outils pour établir la liste fermée du jour :

la traduction française de l'Emergent Task Planner est disponible (pour plus d'informations consulter le site de David Seah).

Plus de détails dans le livre de Mark Forster ou bien sur son site, dont on pourra consulter l'article (en anglais) To Do Lists — How we hate them!

Quatrième principe : Poser ses limites [DIT]

Lorsque l'on a un but et vision claire de ce qu'il y a à faire, on sait également ce que l'on ne va pas faire. Poser un cadre et des limites n'est pas un frein à la créativité, bien au contraire, il suffit de considérer les sonnets de Shakespeare ou les poèmes de Baudelaire.
Si vous sentez que vous n'avancez pas, restreignez votre champ d'action. Les problèmes de gestion du temps proviennent de trois problèmes :

• vous travaillez de manière non efficiente
• vous avez trop de choses à faire
• vous n'avez pas alloué assez de temps pour faire les choses

Poser des limites, c'est travailler sur ces trois points :

• allouer une durée suffisante et une échéance pour faire les choses (avec au besoin des échéances intermédiaires)
• limiter le nombre de choses à faire en disant "non", en déléguant (attention, cela nécessite un suivi donc un travail supplémentaire) ou en réorientant le travail vers la personne qui est chargée de le faire.
• augmenter son efficacité en travaillant par lots et pendant des durées fixées. Regrouper le courrier et le traiter dans un temps limité avec des pauses programmées et d'une durée fixée à l'avance. Limiter son travail pour garder du temps pour la vie privée, la vie sociale, les enfants, pour se régénerer...
• Augmenter son efficience en se concentrant sur le vrai travail. C'est-à-dire celui que vous êtes le seul à pouvoir effectuer, celui pour lequel vous êtes payé, celui pour lequel vous êtes organisé non pas celui qui se présente de manière aléatoire.

Plus de détails dans le livre de Mark Forster.

Exercice :

1. Choisir une tâche.
2. Evaluer cette tâche : Est-ce à moi de le faire ? Si non, choisir une autre tâche. Dois-je déléguer? Si oui, choisir une autre tâche. Peut-on la décomposer en sous-tâches ? Si oui, choisir la première chose à faire.
3. Régler le minuteur sur 10 minutes.
4. Commencer à effectuer la tâche
5. S'arrêter sans faute au bout de la durée fixée. Si on a fini avant, commencer une autre tâche.
6. Prendre une pause d'une durée fixée. (marcher, boire de l'eau...)
7. Régler le minuteur (on peut augmenter la durée de 5 minutes). Ne pas dépasser 40 minutes.
8. Continuer ou commencer une nouvelle tâche si la précédente est terminée. Arrêtez-vous si vous avez terminé votre liste de la journée, sinon recommencer au point n°8.

Troisième principe : peu et souvent [DIT]

c'est comme pour les langues étrangères, 15 minutes chaque jour feront mieux que 1h30 chaque semaine. Le cerveau est un système qui a besoin de temps pour construire ses circuits neuronaux. En outre, n'importe qui peut travailler 5 minutes sur quelque chose. Il suffit de le faire souvent. Comme le dit la sagesse populaire, les petits ruisseaux font les grandes rivières. Pour augmenter la motivation, on peut aussi utiliser une minuterie (voir cet autre billet).
Exercice:
Considérer un projet que vous repoussez à plus tard par manque de temps.
Isoler une première action concrète qui vous prendra 5 minutes environ et qui fera avancer votre projet avec un verbe d'action et un résultat concret. Effectuer cette action et prévoir une prochaine action de même nature. S'arrêter puis recommencer souvent.
Exemple: écrire une première mouture ou un plan d'un article avec seulement quelques idées et mots clés plutôt que de chercher à rédiger un chapitre complet. Réécrire en enrichissant à chaque fois un peu.
Plus de détails dans le livre de Mark Forster.
NB: on pourra aussi se référer au billet de Jacques Turbé.

Second principe : Faire une seule chose à la fois [DIT]

Faire une chose à la fois, la faire bien et passer à la suivante ; c'est la façon d'avancer des gens qui réussissent. On pense souvent que ceux qui ne réussissent pas, restent assis à ne rien faire mais c'est souvent le contraire qui se produit, ils commencent en même temps des tas de projets formidables (beaucoup trop de projets) qu'ils ne font pas aboutir.

Exercice:

Lister sur une feuille, un certain nombre de choses à faire (domaine privé ou professionnel). Ne noter que des choses à faire un jour. Ne pas noter les projets qui comportent une échéance.
Choisir une tâche ou un projet (commencer petit) et prendre deux résolutions :
1. s'y consacrer jusqu'à avoir terminé
2. ne se consacrer à rien d'autre avant d'en avoir terminé

Si vous faîtes cet exercice régulièrement vous vous apercevrez que vous réussissez à faire beaucoup de choses.

Racontez-moi, les résultats de cet exercice.

Plus de détails dans le livre de Mark Forster.

voir aussi le premier principe.

Premier principe : une vision claire [DIT]

La plus grande part des difficultés rencontrées dans la gestion du temps provient du fait que l'on n'établit pas de limites définies à notre travail. En quoi consiste mon travail exactement ? Quelles sont mes domaines de compétence ? Est-ce à moi de faire cela ? Suis-je payé pour faire cela ? Si nous essayons de réaliser toutes les tâches possibles dans le cours de la journée au fur et à mesure qu'elles se présentent, notre journée sera faite d'interruptions, de manque de concentration et de productivité. Si nous avons une vision claire, nous serons à même de dire "non" plus facilement. Choisir de faire quelque chose, c'est nécessairement dire "non" à autre chose.

Exercice : Au lieu de lister les choses à faire demain, lister les choses que vous ne ferez pas.

Exemples :

• je ne passerai pas plus de 30 minutes à répondre aux courriels
• je ne travaillerai pas pendant la pause déjeuner
• je n'effectuerai aucune autre action que celles écrites sur ma liste d'actions du jour jusqu'à ce que j'aie terminé cette liste.

Racontez-moi, les résultats de cet exercice.

Plus de détails dans le livre de Mark Forster.

Comment réussir à tout faire, en le faisant demain [DIT]

1. Mettez tout le travail en retard (courriels, papiers, etc.) dans des dossiers en attente (arriérés) et mettez-le là où vous ne pouvez pas le voir.
2. Recueillez tout le travail arrivant durant la journée et traitez-le en un lot le jour suivant. Groupez les activités similaires comme les courriels, les papiers, les coups de téléphone et les tâches. Veillez à traiter tout le lot chaque jour.
3. Si quelque chose est trop urgent pour attendre le lendemain, l'écrire sur une liste séparée et agir au moment opportun dans la journée. Ne jamais effectuer la plus simple action sans l'avoir écrite au préalable.
4. Consacrez du temps au début de chaque journée pour purger le contenu des dossiers en attente (arriérés). Lorsque vous en aurez terminé avec ces dossiers, trouver quelque chose d'autre à trier et commencez par cela chaque jour.

Pour plus de conseils sur la méthode, lisez le livre de Mark Forster et le précédent billet consacré à ce sujet.

La première chose à faire .... demain ! [gestion du temps]

Mark Forster dans son livre "Do It Tomorrow: and other secrets of time management" [DIT], propose quelques règles simples :

• Prendre son temps
• Prendre le temps de manger correctement
• Faire une chose à la fois
• Consacrer suffisament de temps à sa famille
• S'exercer de manière régulière (entretenir son physique, acquérir de nouvelles compétences)
• Partir régulièrement en vacances

Cependant, la vie n'est pas si simple que ça. On sait ce qu'on veut, on fait ce qu'on peut. Il ne suffit pas de vouloir. En général, on blâme les circonstances pour notre inconstance. Mais si l'on souhaite avoir un peu de maîtrise de sa vie, il suffit de se regarder dans un miroir et de se poser les questions suivantes :

• Ma santé est-elle ce que je veux qu'elle soit ?
• Ma forme physique est-elle ce que je veux qu'elle soit ?
• Mon poids est-il ce que je veux qu'il soit ?
• La manière dont je suis habillé(e) ne convient-elle ?

Il ne s'agit pas du corps déterminé par l'hérédité, mais de ce que l'on en fait, comment on en prend soin, comment on l'entretient.

Il se peut que vous soyez en bonne santé, en forme, mince et bien-habillé.
Dans ce cas parcourez du regard votre bureau ou votre lieu de travail :

• Est-il organisé aussi bien que vous le voulez ?
• Est-il aussi rangé que vous le voulez ?
• Est-ce que tous vos processus bureautiques (classement, facturation, correspondance, etc.) fonctionnent de la manière que vous voulez qu'ils fonctionnent ?

Une grande partie de la difficulté réside dans le fait que deux parties de notre cerveau [Le cerveau rationnel (~neocortex, ~conscient, ~évolué) et le cerveau réactif (~subcortex, ~inconscient, ~reptilien)] réagissent le manière différentes. Le cerveau réactif suit le schéma stimulus-réaction. Le cerceau rationnel suit le schéma pensée-décision-action. En cas de conflit entre ces deux parties, c'est souvent le cerveau réactif qui gagne. Cette description n'est pas très scientifique mais elle a des applications pratiques dans la gestion du temps, des résistances et de la procrastination (temporisation, atermoiement). Le cerveau rationnel a néanmoins un avantage sur l'autre, il est intelligent alors que l'autre ne l'est pas. Il sait anticiper, planifier, organiser. Il peut ruser avec le cerveau réactif. Au lieu de dire : "je vais rédiger ce rapport" (provocant panique, anxiété...), il dit : "je vais juste sortir le dossier" (supprimant la menace, on supprime résistance) [ceci rappelle le concept GTD de première chose à faire, une action à effectuer avec un objet].

Pour contrôler son temps et sa vie, il y a quelques principes de base :

• Avoir une vision claire
• Une chose à la fois
• Peu et souvent
• Limites
• Listes fermées
• Réduire l'aspect aléatoire
• l'engagement plutôt que l'intérêt
  

Le livre de Mark Forster est rédigé autour de ces principes. J'espère pouvoir en dire plus lorsque ma lecture aura progressée (j'ai reçu le livre hier). En particulier sur le concept de listes fermées, présent également chez David Seah, en particulier sur l'Emergent Task Planner.("Réalise 3 tâches aujourd'hui, tu te débrouille bien, Plus de 3 tâches majeures pour aujourd'hui ? Y-a le feu ! Plus de 6 tâches majeures ? Attention à ne pas t'épuiser !").
Le fait de lister toutes les choses à faire, provoque chez moi un sentiment d'angoisse, de découragement et d'accablement. C'est pourquoi, je résiste à l'injonction de D. Allen "collect everything". Néanmoins, j'ai remarqué que lorsque je mets une chose par écrit, les chances de réalisation augmentent considérablement. On choisit donc les 3 choses à faire dans la journée, et si une autre tâche majeure se présente, elle sera sur la liste de demain, car la liste d'aujourd'hui est fermée.