Le système ultime de gestion du temps ? [productivité personnelle]

Mark Forster a publié sur son site un nouveau système,  un "ultime" système de gestion du temps.

Voici la traduction libre [avec entre crochets mes commentaires] de son billet [je traduis comme j'ai compris et non pas mot à mot], je vous encourage également à lire la version originale sur son blog.

---

Depuis de nombreuses années, j'ai essayé de trouver un système qui a les caractéristiques suivantes :

1. Capture universelle - vous pouvez ajouter toutes les tâches que vous devez, souhaitez ou voulez faire.

2.  Il assure que les tâches difficiles - particulièrement celles pour lesquelles vous avez tendance à atermoyer ou procrastiner - soient faites, bien faites et rapidement.

3. Il traite les tâches récurrentes (email, rangement, classement, nettoyage, paiement de factures, etc.) rapidement et efficacement de manière à ce qu'elles ne s'accumulent pas.

4. Il envoie les tâches urgentes avec un degré approprié de priorité

5. Le système lui-même n'est pas une surcharge [on ne passe pas plus de temps à maintenir et utiliser le système qu'à faire ce qu'on a à faire (forme pernicieuse de procrastination)].

6. Le système n'entraîne pas de résistance en vous forçant à faire des choses que vous ne voulez pas faire. [ce qui renforce la procrastination et pousse à l'abandon du système après quelque temps].

Ce système est le premier que je rencontre (parmi les miens ou ceux des autres) qui remplit la totalité de ces six exigences.

Il est fondé sur un de mes systèmes plus anciens, Autofocus 4 (AF4). Pour ceux qui s'en souviennent j'ai seulement fait un changement de structure. Le changement est que les tâches non terminées restent dans la première liste jusqu'à l'achèvement. Néanmoins, il n'est pas nécessaire de connaître AF4 pour comprendre le nouveau système.

---

Voici les règles :

1. Il y a deux listes, une première liste et une deuxième liste (ou bien "Old list" et "New list").

2. Commencer à remplir la première liste avec toutes les tâches que vous voulez effectuer et achever dans la semaine qui vient ou dans les 15 prochains jours [Peut-être qu'un horizon plus proche serait préférable, commencer petit et envisager les 3 prochains jours au plus]. La deuxième liste reste vide à ce stade.

3. Commencer à effectuer les tâches de la première liste. Si une nouvelle tâche se présente, inscrivez-la sur la deuxième liste. Aucune tâche ne doit être ajoutée à la première liste.

4. Vous pouvez effectuer les tâches de la première liste dans l'ordre que vous souhaitez et continuer avec la première liste aussi longtemps que vous le souhaitez.

5. Lorsqu'une tâche de la première liste est terminée, barrez-là et s'il s'agit d'une tâche récurrente notez-la à la fin de la seconde liste.

6. Lorsque vous travaillez à un élément de la première liste, si cet élément n'est pas terminé et que vous souhaitez passer à autre chose, barrez-le et réécrivez-le à la fin de la première liste (mais pas sur la seconde liste). Cet élément doit rester dans la première liste jusqu'à son achèvement [ou son abandon].

7. Quand vous le souhaitez vous pouvez passer à la seconde liste.

8. Attention, les règles pour la seconde liste sont différentes. Vous devez effectuer les tâches dans l'ordre où elles ont été écrites, [mais vous n'êtes pas obligé de commencer par le premier élément de la liste.] Par exemple, si vous commencez par la cinquième tâche, vous ne pouvez faire aucune des quatre premières tâches de la liste. Les tâches non achevées de la deuxième liste [mais pour lesquelles vous effectué une action] sont réécrites à la fin de la seconde liste (mais pas de la première liste). [Vous n'êtes pas obligé de faire tous les éléments de la seconde liste, mais vous devez les traiter dans l'ordre, si vous ne faites aucun élément de la deuxième liste, retour à la première liste.]

9. Une fois que vous avez atteint la fin de la deuxième liste, vous revenez à la première liste (à partir de la règle n°3).

10. Chaque fois que vous revenez à la première liste, vous devez agir sur l'un des éléments de cette liste, sinon toute la liste sera barrée et tous les éléments de la liste première disparaîtront de la liste des choses à faire. 

11. Quand tous les éléments de la première liste sont barrés, la deuxième liste devient la première liste et une nouvelle deuxième liste sera crée [cf. règle n°3].

--

Quelques suggestions afin que le système fonctionne correctement pour vous. Veuillez noter que ces conseils sont seulement des suggestions et ne font pas partie des règles :

1. Il est important que les listes ne comportent que des éléments qui sont encore d'actualité. C'est donc une bonne idée d'ajouter la tâche récurrente "nettoyer les listes" afin de supprimer les tâches obsolètes ou celles que vous ne souhaitez plus effectuer pour une raison ou pour une autre.

2. Il est [très] important de définir ce que signifie pour vous "terminer une tâche". Idéalement, une tâche doit être définie de manière explicite. Comparez:

• Lire "Guerre et Paix"
• Lire "Guerre et Paix" chap. 10
• Lire 25 pages de "Guerre et Paix"
• Lire "Guerre et Paix" pendant 30 minutes.

3. Si une tâche se présente et doit être effectuée immédiatement, l'écrire à la fin de la deuxième liste et arrêtez tout le reste pour effectuer cette tâche. Ceci est en accord avec les règles 4 et 8.

4. Je vous suggère de lire la totalité des deux listes avant de commencer chaque journée. Ceci permet à votre esprit de se faire une idée de l'importance et de l'urgence relative des éléments de ces listes.

[5. Ne pas mettre dans la liste les choses qui sont faites à heure fixe et planifiées, celle-ci sont faites par habitude ou figurent dans votre agenda.]

[6. Ne pas mettre sur les listes les projets à long terme pour lesquels vous n'avez aucune intention d'agir dans la semaine qui vient. Si vous n'en avez qu'une idée vague, gardez-les plutôt dans une autre liste intitulée "Un jour, peut-être...", et vous pouvez ajouter dans votre agenda un rendez-vous personnel au cours duquel vous passerez en revue cette liste intitulée "Un jour, peut-être...". Sinon prévoyez un jour dans votre agenda pour y réfléchir sérieusement et au besoin planifier son exécution.]

[7. Quand vous réécrivez une tâche, soyez si possible précis et utilisez un verbe exprimant une action, pensez SMART].

[8. Quand vous réécrivez une tâche et surtout au moment du "nettoyage des listes" (Mark parle de désherbage), interrogez-vous sur vos engagements. Finalement, est-ce à moi de le faire ? Est-il possible de s'organiser autrement à l'avenir ? Est-ce que cette tâche est un moyen d'éviter de faire autre chose ? Est-ce que c'est vraiment cela que je veux faire ? Une décision doit-elle être prise à ce sujet ? Cette tâche doit-elle être découpée en éléments plus simples...On pourra aussi relire "Poser ses limites"]. 

[Note : Système publié le 13 juin et le 21 juin, MF travaille déjà à un nouveau système.]

"Final Version" le nouveau système de gestion de Mark Forster [outils pour l'organisation]

Mark Forster est peut-être moins connu en France que David Allen, l'auteur de GTD. Sa passion est d'inventer des systèmes d'organisation personnelle, de gestion du temps et des tâches. Il est désormais en train d'écrire un livre sur son dernier système intitulé "Final Version" ou FV. Il s'agit de la version finale, car il n'a pas l'intention d'en développer une autre et que celle-ci lui apporte satisfaction.
Mark Forster est connu pour ses livres, notamment Do It Tomorrow and Other Secrets of Time Management abrégé en DIT dont j'avais déjà parlé sur ce blog. Par la suite, il a développé Autofocus et Superfocus avec beaucoup d'interactions sur son blog. Maintenant, il offre son nouveau système à ceux qui s'inscrivent à sa lettre de nouvelles (déjà plus de 4000 inscrits). Le sujet est abordé dans les forums de son blog. L'idée est simple : à côté de l'importance et de l'urgence, il existe un autre critère, psychologique, le fait que l'on se sent prêt ou non à effectuer une tâche, que le moment est venu de l'accomplir. Il accepte d'emblée qu'il existe des résistances et que la procrastination, l'atermoiement, existent. Le système encourage donc à structurer la procrastination.
Dans How to live your dreams, il raconte comment accepter ses sentiments et cesser de lutter contre son cerveau inconscient. Ainsi, comme dans ces systèmes précédents, il encourage à faire une liste de ce qui nous passe par la tête. Ensuite, considérant que l'on doit envisager chaque élément de la liste, il invite à se poser la question : "Qu'est-ce que je veux faire avant de faire... ?"Plutôt que "Avant de faire ceci, que faut-il faire d'abord ? (sous-entend l'urgence)" ou "Qu'est-ce qu'il y a à faire avant le premier élément de la liste ?" (sous-entend l'importance). On arrive à un deuxième élément et on se repose la même question : "Je veux (dois, pense) faire cela, mais avant je choisis de (il faut, je vais ..)". Utilisez la formulation qui vous convient. Mark Forster choisit "Qu'est-ce que je veux faire avant de faire x ?" "What do I want to do before I do x?" et continuez à parcourir la liste rapidement jusqu'à constater que vous allez accomplir tout de suite l'élément considéré quelque soit la raison.
Ensuite, il s'agit de réaliser les éléments examinés l'un après l'autre dans le sens inverse. Attention, il ne s'agit pas de terminer chaque tâche, mais de commencer, de progresser selon le principe des petits pas, si la tâche est terminée on la barre, sinon on la réinscrit en fin de liste. Pour plus de détails, inscrivez-vous à sa lettre de nouvelles (Newsletter). On retrouve donc la liste fermée et d'autres principes déjà développés dans Superfocus. 

Exemple de liste (ouverte):
Elément 1
Elément 2
Elément 3
Elément 4
Elément 5
Elément 6

Examen de la liste (on ajoute un point* éléments retenus, selon le principe exposé plus haut, cf. photo):

*Elément 1
*Elément 2
  Elément 3
*Elément 4
*Elément 5
  Elément 6


Liste (fermée) ou chaîne des choses à accomplir dans cet ordre
Elément 5
Elément 4
Elément 2
Elément 1
(en pratique, on parcourt simplement la liste des éléments pointés* sur la liste en partant de la fin et en les barrant au fur et à mesure qu'on travaille sur un élément);

à l'itération suivante, on reprend l'examen de la liste ouverte au premier élément sur lequel on n'a pas agit.

Si une urgence apparaît (quelque chose qu'on veut (dois) faire absolument tout de suite), on l'ajoute simplement à la fin de la liste et on le fait, puis on reprend au premier* suivant. Si on pense à quelque chose à faire de non urgent, on l'ajoute à la liste et l'on retourne à sa tâche*. Si un élément devient obsolète, on le barre simplement.

La beauté du système réside dans sa simplicité et son élégance. Il procure un sentiment de contrôle en rassurant le cerveau conscient et le cerveau inconscient. On peut le mettre en place avec un stylo et du papier, mais on peut aussi utiliser son smartphone, son ordinateur ou sa tablette si cela fonctionne mieux pour soi. Il est conseillé de commencer avec une liste assez courte, même si le système s'adapte de manière robuste. 

Pour plus d'infos : http://www.markforster.net/ et également sur les forums en attendant de lire son prochain livre.

On peut voir aussi une vidéo démo sur Youtube :

Pour plus d'infos : http://www.markforster.net/  (inscrivez-vous à sa newsletter) et également sur les forums en attendant de lire son prochain livre.

Astuce SuperFocus n°8 : rejet, révocation d’une tâche [productivité]

Le concept de rejet, révocation est caractéristique des systèmes de la famille Autofocus et SuperFocus. Révoquer des tâches et une des parties les plus essentielles de SuperFocus.

Il est important de réaliser que les règles de révocation affectent la façon de traiter toutes les tâches du système, pas seulement celles qui sont concernées par les règles de révocation.

Donc afin que le système fonctionne correctement, il est très important de conserver les règles de révocation.

Si vous utilisez le système correctement, alors le processus de révocation devrait être automatique. Vous ne décidez pas quelles tâches doivent être révoquée ou non. La seule question. La seule question est de savoir si une tâche “se détache” pour l’action et sinon si elle est maintenant susceptible de révocation.

Lorsqu’une tâche est révoquée cela ne doit en aucune façon être considéré comme un échec [sinon voir image]. En fait, cela signifie simplement que le système fonctionne comme il devrait.

Considérons les types de tâches qui peuvent être trouvées dans un carnet SuperFocus:

• Les tâches en attente d’action
• Les tâches complétées supprimées
• Les tâches récurrentes ré-entrées
• Les tâches non-terminées ré-entrées (colonne 2)
• Les tâches urgentes (colonne 2)
• Les tâches rejetées attendant d’être passées en revue.
• Pour finir, les tâches supprimées non exécutées.

Contrairement à ce que pensent les Shadoks certaines tâches doivent être révoquées

Ces différentes catégories de tâches fournissent un processus de tri hautement efficient, qui classe les tâches de manière plus ou moins automatique pour l’action, l’action urgente, le travail régulier (peu et souvent), la revue et la suppression finale. En raison de ce tri, le système ne nécessite aucun tri préalable. Vous pouvez entrer toutes les tâches potentielles dans le système et laisser le système s’en charger.

Librement traduction du billet de Mark Forster http://www.markforster.net/blog/2011/3/31/sf-tips-8-dismissal.html

Retrouvez les autres billets sur SuperFocus.

Image : http://fr.wikipedia.org/wiki/Les_Shadoks

Astuces SuperFocus n°7 : les tâches qui sont à la fois urgentes et non terminées [productivité]

Une tâche qui est à la fois urgente et non terminée a normalement commencé par être une tâche urgente, bien qu’il soit possible qu’une tâche non terminée devienne urgente au cours de sa durée de vie.

Deux exemples de tâches à la fois urgentes et non terminées :

1. une tâche urgente qui n’a pas été terminée la première fois qu’on s’y est attelé.
2. une tâche plus importante délibérement soumise à un traitement régulier.

Ecrire ces astuces est une exemple de la première catégorie. C’est urgent parce qu’il a été décidé qu’elle devait être terminée au plus vite. Sachant qu’il fallait rédiger un premier jet avant de finaliser, du temps a été alloué pour les deux seances nécessaires à l’écriture.

Lire “Guerre et Paix” est un exemple de la deuxième catégorie [ou tout autre projet que vous rêvez d’accomplir quand vous aurez le temps]. Afin de lire le livre rapidement, il a été décidé que la tâche était “urgente” pour continuer à avancer, et conservée dans la colonne 2. Ceci signifie de lire à plusieurs reprises dans la journée.

Ceci est un moyen souple de réaliser des projets importants tout en gérant des tâches plus triviales mais nécessaires.

Répétons ce qui a été dit lors des deux astuces précédentes, il est important de limiter le nombre de tâches de la colonne 2. En particulier, il semble déraisonnable de conserver plus d’un ou deux projets à long terme (ça devrait être un maximum) dans la colonne 2.

Donc ce genre de tâche “urgente” de la colonne 2 qu’on commence mais ne termine pas forcement se trouve réinscrite dans colonne 2 de la page suivante.

Traduction libre du billet de Mark Forster : http://www.markforster.net/blog/2011/3/23/sf-tips-7-tasks-that-are-both-urgent-and-unfinished.html [commentaires du traducteur]

source de l’image: http://www.omc.be/fr/images/take-notes.jpg

Retrouvez les autres billets sur Superfocus.

Astuce SuperFocus n°6 : les tâches urgentes [productivité]

Après avoir abordé les tâches non-terminées dans le billet précédent, abordons maintenant l’autre composant de la colonne 2, les tâches urgentes.

Il est nécessaire d’abord d'établir exactement ce que signifie “urgent” dans ce contexte.

Fondamentalement, un tâche ou un projet urgent est quelque chose sur lequel vous voulez vous assurer de travailler avant de passer à la page suivante.Laver la vaisselle après un repas est urgent si vous avez décidé que la vaisselle doit être faite après chaque repas. Ce n’est pas urgent si vous avez décidé que deviez faire la vaisselle seulement une fois par jour ou moins.Vider sa boite de réception est urgent si votre politique est de répondre aux courriels immédiatement. Ce n’est pas urgent si votre politique est de répondre dans les 24h. L’urgence ne doit pas être confondue avec l’importance. Comme pour les quatre quadrants de Covey, quelque chose peut être urgent mais pas important, urgent et important, important mais non urgent ou ni urgent ni important.

Les seules tâches qui appartiennent à la colonne 2 sont celles qui sont urgentes mais non importante ou urgentes et importantes. C’est l’urgence qui qualifie les tâches pas leur importance. Donc quelle est la définition de l’urgence ?

Fondamentalement l’urgence est définie par l’utilisateur. Quelque chose est urgent parce que vous avez décidé quelle l’est.Donc pour donner quelques exemples dans la perspective de SuperFocus:

1. Attraper un bus est urgent si vous avez décidé que vous deviez prendre le bus qui est sur le point de partir. Mais si vous avez décidé que vous pouviez prendre n’importe quel bus, ce n’est pas urgent.
2. Si vous avez décidé que vous alliez vous concentrer sur un projet particulier aujourd’hui, alors commencer à travailler sur ce projet est urgent dès le matin.
3. Si vous avez décidé que vous alliez consacrer cette semaine à un projet particulier, alors commencer à travailler à ce projet est urgent au commencement de la semaine.

Notons qu’une chose ne devient pas urgente uniquement parce que vous voulez l’accomplir le jour même (à moins que la fin de la journée soit proche). Vous devriez viser à parcourir votre liste au moins une fois par jour, afin que toutes vos tâches aient l’occasion d’être abordées au cours de la journée.Comme pour les tâches non terminées, il est important de limiter le nombre des tâches urgentes - autrement vous allez encombrer le système. Souvenez-vous : si tout est prioritaire alors rien n’est une priorité.Urgent signifie qui nécessite une attention ou une action immédiate.Souvenez-vous : c’est l’urgence et non l’importance qui détermine l’appartenance d’une tâche à la colonne 2.

Autres astuces pour la colonne 2 :

• Si vous êtes physiquement incapable de réaliser une tâche de la colonne 2, alors rayez-la et ré-entrez la à la page suivante.
• Si vous trouvez que vous ne pouvez pas passer assez vite d’une page à l’autre. Voici une chose qui pourra vous aider, c’est d’écrire des tâches plus petites (ex. “écrire le premier chapitre du rapport” au lieu de “écrire le rapport”. De cette façon même si vous faîtes une partie considérable des éléments d’une page, ça ne devrait pas vous retenir trop longtemps.

[ librement traduit du billet de Mark Forster http://www.markforster.net/blog/2011/3/21/sf-tips-6-urgent-tasks.html]

Astuce SuperFocus n°5 : les tâches en cours (ou non terminées) [Productivité]

D’après les règles, les tâches non terminées sont ré-entrée dans la colonne 2 de la page suivante. Ceci est conçu afin de continuer à avancer vers l’achevement des tâches en usant du principe “peu et souvent”.

Il est important de ne pas surcharger la Colonne 2 car le système SuperFocus impose de terminer toutes les tâches de la Colonne 2 d’une page avant de pouvoir passer à la page suivante.

Avoir trop de tâches dans la Colonne 2 impose de travailler à une longue liste indigeste de tâches avant de pouvoir passer à la page suivante.

Le moyen de contrôler le nombre de tâches dans la Colonne 2 est d’être attentif à bien définir exactement ce que signifie “terminé” et “non terminé” en rapport avec chaque tâche individuelle.

Par exemple, une tâche appelée “Email” peut signifier (cas n°1)”Effectuer quelque travail dans ma boîte de réception” [lire les nouveaux messages, trier des messages...] ou bien (cas n°2) “vider ma boite de réception” [une décision est prise pour chaque message, une réponse est apportée à toutes les demandes, les messages sont archivés à l’endroit approprié]. Habituellement, il n’est pas nécessaire d’écrire totalement la description des tâches, mais il est important d’avoir à l’esprit une précise de ce dont il s’agit. Si vous travaillez sur la tâche “Email” aussi longtemps que vous le voulez et qu’il reste des message dans la boite de réception, la façon dont vous avez défini votre tâche détermine ce qui doit se passer ensuite. Dans le cas n°1, la tâche sera ajoutée à la fin de la liste de la colonne 1 dans le cas n°2, elle sera ajouté dans la colonne 2 de la page active suivante.

Note : [les commentaires sont du traducteur et j’ai traduit librement le billet que vous pouvez trouver sur le site de Mark Forster ]

Astuce Superfocus n°4 : Faire bon usage de la Colonne 2 [productivité]

Les règles concernant la Colonne 2 constituent la différence principale avec tous les autres systèmes développés par Mark Forster. La Colonne 2 est le moteur du système, il est donc important de comprendre comment l’utiliser.Les règles introduisent deux nouveaux éléments:

1. La compulsion. Tout ce qui va dans la Colonne 2 doit être accompli. On doit continuer à y travailler jusqu’à ce que ce soit fini. Ceci signifie qu’il est très important de clairement définir ce que signifie “fini” pour la tâche en question [critère de durée consacrée à la tâche, livrable,...]. Comme on doit travailler à toutes les tâches de la Colonne 2 chaque fois qu’une page est commencée [une page = un lot de tâches], il est important de limiter le nombre de tâches de la Colonne 2, autrement le système deviendra rigide au lieu de flexible.
2. Une limite. L’utilisation de la Colonne 2 est limitée par la longueur de la page. Ceci implique que l’usage excessif de la Colonne 2 aura pour résultat une augmentation de la taille du système. Heureusement, lorsque cela se produit (ou semble sur le point de se produire), cela encourage à envisager attentivement comment on remplit la Colonne 2. La limite est ici pour une bonne raison, et les problèmes qu’elle pose doivent être considérés comme une invitation à prendre des mesures correctives. [Par exemple, trop de choses commencées en même temps, des objectifs mal définis, des objectifs qui devraient être découpées en petites tâches faciles à accomplir, tâche non terminé par manque de ressource, trop d’urgences non planifiées...]Dans les deux prochaines astuces, nous envisagerons les deux composantes de la Colonne 2 : les tâches non terminées et les tâches urgentes.

[les commentaires sont du traducteur et j’ai traduit librement le billet que vous pouvez trouver sur le site de Mark Forster ]

Pour mémoire, les principes de SuperFocus en français.

Astuce n°1, Astuce n°2 et Astuce n°3.

Astuce SuperFocus n°3 : Utiliser un crayon et du papier [Productivité]

Il ne s’agit pas de dire qu’on ne peut pas utiliser SuperFocus électroniquement. Mais plutôt que je préfère de loin utiliser un carnet et un stylo [système robuste et low cost (pas de panne de batteries, pas de problèmes de luminosité, pas de temps d’arrêt ou de démarrage, remplacement facile en cas de perte, resistance à l’eau voir aussi le HipsterPDA de Merlin Mann et le principe KISS Keep It Simple & Smart « Fais simple et élégant »].

Pourquoi ?

Pour moi, il y a deux raisons. L’une psychologique et l’autre pratique.

Psychologiquement, les listes électroniques peuvent apparaître virtuelles, froides et insensibles. D’un autre côté, un carnet a l’air vivant. Toutes ces irrégularités, ratures, erreurs... sont des choses auxquelles je peux m’identifier. La sensation du papier, le poids du carnet, le bruissement d’une page qu’on tourne, le plaisir du stylo, l’enthousiasme d’écrire la première ligne d’une nouvelle page. Tout cela fait de ce carnet une part de moi.

En pratique, aussi brillante que soit l’implémentation électronique d’un système de gestion du temps, il y a toujours un coût supplémentaire. Même avec un clavier de bonne taille, prendre note de quelque chose prend plus de temps que d’écrire avec un crayon sur du papier.
Et ensuite, il y a la tentation de compliquer les choses. D’abord vous ajoutez des mots clés pour pouvoir filtrer vos entrées. Ensuite, vous insérez des liens vers des documents et ainsi de suite.
Tout ceci est très utile sans aucun doute, mais transforme la saisie d’une tâche en un exercice de gestion de données. [voir aussi le billet GTD sur le sujet et le concept de Productivity Pr0n] :

Mark Forster a fait l’expérience en transposant sur ordinateur son activité ordinaire avec un carnet papier afin de démontrer sur son blog comment fonctionne les systèmes qu’il développe. Il a trouvé cela très fatiguant et à comparé cette expérience à une course cycliste vent de face.

[les commentaires sont du traducteur et j’ai traduit librement le billet que vous pouvez trouver sur le site de Mark Forster ]

Pour mémoire, les principes de SuperFocus en français.
Astuce n°1 et Astuce n°2.

Astuce SuperFocus n°2 : Être régulier [Productivité]

Comment doit-on gérer les tâches quotidiennes (ou plus fréquentes) qui requièrent de la régularité ?

Par exemple, faire systématiquement la vaisselle après chaque repas ou écrire un billet quotidien [ou écouter un podcast pour apprendre une langue étrangère ou aller faire un footing].

La caractéristique de ces tâches est de n’être pas associées à un horaire spécifique [elles doivent être effectuée dans un créneau horaire donné mais pas nécessairement à une heure fixée].

Les tâches qui ont un horaire sont par exemple, préparer le repas, chercher les enfants à l’école, diffuser un bulletin d’information [le flash de 13h] - ces tâches sont effectuées à heure fixe et donc n’apparaissent pas du tout dans votre liste SuperFocus [elles sont dans l’agenda, dans l’emploi du temps, ou encore elles sont associées à des alarmes de votre téléphone ou de votre PDA].

Produire des astuces quotidiennes ou une tâche similaire ne doit pas être réalisé à une heure particulière - mais doit être effectué pendant une journée particulière. Il n’est donc pas suffisant de placer ce genre de tâche dans la Colonne 1 parce que de cette façon vous ne pouvez pas garantir que ce sera fait dans un temps donné.

On gère mieux ce type de tâches en les traitant comme les tâches urgentes dans la colonne 2. Lorsque l’échéance approche, ajouter la tâche à la colonne 2 et elle sera effectuée de manière constante et régulière.

[les commentaires sont du traducteur et j’ai traduit librement le billet que vous pouvez trouver sur le site de Mark Forster http://www.markforster.net/blog/2011/2/23/sf-tips-2-being-consistent.html ]

Pour mémoire, les principes de SuperFocus en français.

Illustration réalisée avec Pixia : Le cycliste pédale régulièrement, la cadence de pédalage s'adapte au terrain et ainsi le cycliste atteint son objectif.

Voir aussi l'astuce n°1

Astuce SuperFocus n°1 [Productivité]

Travailler peu et souvent [principe des petits pas]

Un des grands avantages de SuperFocus est qu’il vous encourage à travailler “peu et souvent”. [Comme le dit la sagesse populaire: “Petit à petit, l’oiseau fait son nid”, “Rome ne s’est pas faite en un jour” ou encore “Patience et longueur de temps font plus que force ni que rage”]

Ceci signifie qu’il est habituellement meilleur de travailler sur les tâches les plus longues lors de périodes relativement courtes et intenses plutôt que d’essayer de tout réaliser en une seule session.

C’est la façon de faire qui nous convient le mieux à la fois mentalement et physiquement. [Voir aussi la technique du Pomodoro].

Dans SuperFocus, vous pouvez atteindre ceci en utilisant différents rythmes, par exemple :

• En re-entrant constamment la même tâche, dans la colonne 1, vous pouvez rester à jour [Pour les tâches récurrentes comme par exemple la gestion du courrier].
• La règle qui stipule qu’une tâche non terminée va dans la colonne 2 et que toutes les tâches de la colonne 2 doivent être abordées signifie qu’une tâche difficile peut être abordée plusieurs fois dans la même journée.
• Les tâches peuvent être également placées dans la colonne 2 lorsqu’elles sont classées comme urgentes. Ceci est idéal pour les tâches parmi lesquelles faire la vaisselle, écrire un billet quotidien, faire de l’exercice, apprendre un instrument de musique, [une langue étrangère], ...pour lesquels la régularité et la constance sont importants.

[j’ai traduit librement le billet que vous pouvez trouver sur le site de Mark Forster [et ajouté quelques commentaires]

http://www.markforster.net/blog/2011/2/22/sf-tips-1-work-little-and-often.html ]

Pour mémoire, les principes de SuperFocus en français.

Illustration réalisée avec Pixia : Petit à petit, un barreau après l'autre, ce pompier arrive tout en haut de l'échelle !

Interview de Mark Forster [SuperFocus]

Traduction d'une partie de l'entretien de Mark Forster avec Tim Wilson

(lien vers l'original en anglais)

Pourquoi avoir créé Superfocus ?

Avec Superfocus, j'ai le sentiment d'avoir atteint les principaux objectifs souhaités pour un système de gestion du temps.

Ceci inclut : pouvoir écrire chaque idée que j'ai dans le système, supprimer la procrastination (très important pour moi !), travailler dans un cadre qui à la fois structuré et intuitif, m'assurer que les tâches difficiles sont réalisées tout comme les tâches aisées, traiter les tâches urgentes, enfin être capable d'exercer un degré de contrôle variable selon les circonstances.

De tout ceci, c'est le dernier point qui a été le plus difficile à atteindre. Parfois, il est plus approprié d'agir plus ou moins en roue libre et d'autres fois un contrôle plus étroit est nécessaire, et Superfocus permet les deux d'une façon que lui est propre ce dont les autres systèmes sont incapables à mon avis..

A votre avis, de quoi est composé un système véritablement efficace de gestion du temps ?

Je pense qu'un bon système de gestion du temps doit réaliser deux chose. Il doit optimiser la séquence de réalisation des tâches et il doit conserver la personne qui les réalise dans le « flow ».

(NdT: cf. Mihaly Csikszentmihalyi, flow, un état de concentration ou d'absorption complète dans une activité)

Beaucoup de système de gestion du temps sont bons dans le contrôle des tâches, mais ne prêtent pas assez attention au fait que c'est une personne qui réalise les tâches. Depuis DIT (NdT: Do It Tomorrow), je me suis plus concentré sur la personne que sur les tâches.

Par exemple, mon premier système après DIT était Autofocus 1 qui permet un très grand degré de « flow » mais n'était pas très bon dans l'optimisation de la séquence des tâches. Je pense que Superfocus réalise l'équilibre entre les deux.

Quand il s'agit de réaliser des choses difficiles que vous devez faire mais que vous ne voulez pas, l'utilisation d'un système aide évidemment. Mais dans quelle mesure vous fiez-vous à la motivation et à l'auto-discipline ?

Aussi peu que possible !

Un manque de motivation résulte souvent du fait de ne pas être à jour dans le travail, vous ne pouvez donc pas vous fier à la motivation pour vous remettre à jour.

L'auto-discipline est bonne si vous la considérez comme le fait d'avoir de bonnes structures qui vous soutiennent dans votre travail. Mais pour la plupart des gens l'auto-discipline est « le pouvoir de la volonté ». Ce qui signifie se battre contre la tendance humaine de base du moindre effort, et tôt ou tard le naturel reprend le dessus.

Quelle est la différence entre un marécage et une rivière ? L'eau est exactement la même eau et dans les deux cas agit de manière semblable. La différence réside dans la structure de l'environnement C'est exactement la même chose pour les humains, ils se comportent de manière humaine et la différence est dans la structure. Les systèmes sont des éléments de structures très importants.

L'une des manière dont SuperFocus réalise les choses est d'encourager l'utilisation systématique du principe des petits pas (« un peu et souvent »). De cette façon, on vient à bout des problèmes les plus difficiles.

Tout a une fin. Comment juger que c'est « suffisamment bon » ?

Le facteur essentiel pour savoir qu'une tâche est terminée est de savoir pourquoi on la réalise. Donc une répétition de piano pour quelqu'un qui veut être concertiste sera très différente d'une répétition pour quelqu'un qui souhaite seulement jouer pour son propre plaisir.

Qu'elle est selon vous la façon la plus efficace d'attirer l'attention d'une personne sur l'importance de sa gestion du temps ?

Toujours demander des comptes et ne pas laisser passer un engagement non tenu.

Quelle est votre plus mauvaise habitude qui vous fait perdre du temps et que faites vous à ce propos ? :)

Je suis tenté de répondre : « je suis retraité ; perdre mon temps, c'est ce que je fais ! »

Plus sérieusement, ma pire habitude est de commencer des choses sans les finir. Et ce que j'ai fait c'est concevoir SuperFocus qui insiste sur l'achèvement des choses.

La gestion des tâche consiste à décider ce que vous devez faire. Comment considérez-vous la gestion des choix ? Décider quoi faire peut être une formidable perte de temps..

Vous venez de pointer un des aspects majeurs de SuperFocus qui est conçu pour décourager l'activité consciente du choisir quoi faire. C'est quelque chose que j'ai introduit dans Autofocus 1, quand j'insistais pour que les tâches soient d'abord toutes entrées dans les système sans tri préalable et ensuite que le seul critère de choix d'une tâche à accomplir était que l'on se sentait prêt à l'accomplir. Ceci a grandement diminué à la fois le coût du système et la résistance à l'utilisation du système.

J'ai même encouragé le choix en entrant des tâches opposées comme « Acheter un cahier rouge » et « Acheter un cahier bleu ». Ce qui était prêt a été fait et l'autre a été abandonné. Ceci réduit grandement le stress associé à la prise de décisions, et augmente aussi grandement la probabilité de faire des choix que vous ne regretterez pas.

Merci, Mark, de partager votre temps et vos pensées si généreusement !

Pour plus d'infos, visitez Get Everything Done.

Avez-vous utilisé SuperFocus ?

Comment trouvez-vous ce système ? Utilisez-vous d'autres systèmes (Autofocus, DIT,...) ?

Quelle a été votre expérience ?

Règles Pour SuperFocus [système de gestion du temps]

[Copié du site de Mark Forster et traduit librement. J'ai déjà parlé de son excellent livre Do it Tomorrow.]

SuperFocus est un système avancé, mais simple de gestion du temps qui vise à donner le meilleur équilibre possible entre les tâches faciles et difficiles et les tâches urgentes et non urgentes. Il s'assure également que vous avez fini ce que vous avez commencé.

Le système utilise un carnet avec deux colonnes sur une page. Si vous ne pouvez pas mettre deux colonnes dans votre page, vous pouvez utiliser deux pages au lieu d'une.

Les deux colonnes fonctionnent différemment:

Colonne 1

Toutes les tâches sont entrés d'abord dans la colonne de gauche (colonne 1) (sauf si elles sont urgentes).

La liste dans la colonne 1 continue de page en page.

Colonne 2

Elle est exclusivement pour des tâches urgentes et inachevés.

COMMENT LE SYSTÈME FONCTIONNE

Prenez votre carnet.

Laissant place à une deuxième colonne, écrire une liste de tout ce que vous avez à faire à la gauche de la page, une tâche à une ligne.

Continuer sur les pages suivantes si nécessaire, en utilisant uniquement le côté gauche de la page.

Ajouter les nouvelles tâches auxquelles vous pensez comme elles viennent à la fin de la liste.

Début de travail à la page 1 en examinant chaque tâche à tour de rôle jusqu'à ce que vous vous sentiez prêt à faire l'une d'elle. Travaillez sur celle-ci aussi longtemps que vous en avez envie. Lorsque vous avez terminé de travailler sur cette tâche, prendre les mesures suivantes:

• si la tâche est terminée, supprimez-la en la barrant d'une ligne horizontale. S'il s'agit d'une tâche récurrente, entrez-la à nouveau à la fin de votre liste dans la colonne 1.

• si la tâche n'est pas terminée, supprimez-la de la même manière. Puis la réécrire dans la colonne 2 à la page suivante. Si vous êtes sur la dernière page, revenir au début de la liste et entrez à nouveau la tâche dans la colonne 2 de la première page active. S'il n'y a pas de place dans la colonne 2, puis entrez-la sur la première page sur laquelle il y a de la place.

Entrez tâches urgentes dans la colonne 2 de la page sur laquelle vous travaillez actuellement.

Continuer à travailler de la même manière en parcourant la première page jusqu'à ce que vous soyez prêt à effectuer une des tâches de la liste. Toutes les tâches dans la colonne 2 doit avoir été abordées avant de pouvoir passer à une nouvelle page.

Continuer à parcourir la première page jusqu'à ce que toutes les tâches dans la colonne 2 soient abordées et aucune autre tâches dans la colonne 1 prête à être abordée. Pour clarifier: vous n'avez pas à faire toutes les tâches dans la colonne 1 mais vous avez à travailler sur toutes les tâches dans la colonne 2.

Aller à la page suivante et continuer à agir de la même manière.

Une fois que vous avez atteint la fin de la liste, retournez au début.

[pour voir une photo de Mark Forster et de son carnet, c'est ici]

Quand il n'y a pas de tâches actives restant sur une page, la page est terminée et ne fait plus partie de la liste active. Cette règle ne s'applique pas à la dernière page. Notez que la colonne 2 n'a pas à être pleine. Sur la photo citée ci-dessus la page de gauche est terminée.La ligne ondulée au bas de la colonne 2 est destinée à arrêter l'introduction accidentelle d'autres tâches dans la colonne 2 de cette page.

Rejet

Le rejet est un processus important pour le tri des tâches qui ne vont nulle part.

Il y a deux cas où des tâches sont rejetées:

1. Si aucune tâche n'est abordée dans la colonne 1 durant une visite à une page, toutes les tâches restantes dans la colonne 1 sont rejetées.Cette règle ne s'applique pas à la dernière page de la liste.

2. Lorsque vous visitez une page qui est complète (c'est-à-dire deux colonnes 1 et 2 sont pleines), tous les tâches de la colonne 1 sur cette page doivent être soit abordée ou rejetée.

Le rejet s'applique uniquement à des tâches dans la colonne 1. Les tâches à la colonne 2 doivent toujours être abordées.

Le rejet permet de débarrasser le système de tous les éléments que le système a passé au crible et qui ne répondent pas aux attentes. Cela peut se produire très rapidement (par exemple si vous avez entré une longue liste de livres que vous pensiez lire), mais le plus souvent le processus est très lent.

Ces tâches qui ne sont plus actives, font l'objet d'une revue. C'est une bonne idée d'avoir une tâche récurrente sur votre liste appelée «revoir les tâches rejetée». Lors de la révision vous devez examiner soigneusement pourquoi elles ont été rejetées :

• si elles ont vraiment besoin d'être accomplies,
• si le temps est venu de les accomplir,
• si elles ne correspondent à une distraction par rapport à vos principaux objectifs,
• et d'autres facteurs.

Lorsque vous faites entrer de nouveau un élément rejeté, c'est souvent une bonne idée de de diviser la tâche ou de reformuler votre phrase d'une façon différente.

Surligner les articles rejetés vous aide à les passer en revue facilement.

N'oubliez pas que les règles de rejet ne s'appliquent pas à la page sur laquelle vous écrivez des articles (c'est-à-dire la dernière page).

Signes et symboles

a. Lorsqu'une tâche a été actionnée, elle est barrée par une ligne horizontale.

b. Lorsqu'une tâche est rejetée, elle est surlignée.

c. Lorsqu'une tâche est examinée et rejetée ou rétablie ou supprimée, elle est barrée car elle n'est plus soumise à examen.

d. Une page qui n'a pas de tâches actives dans la colonne de gauche est marquée d'une croix dans le coin supérieur extérieur.

e. Quand il n'y a pas de tâches actives dans la colonne de gauche sur toutes les pages précédentes, la croix est entouré d'un cercle.

f. Lorsqu'il n'y a pas de tâches rejetée soumises à examen sur toutes les pages précédentes, le cercle est en surbrillance.

Et vous comment gérez-vous vos tâches ?

Tracks 1.6 [Organisation, GTD]

Bsag annonce la sortie de Tracks 1.6 après beaucoup d'efforts (de la part de Luke, Reinier et Jeffrey). Voici le lien pour le télécharger. J'avais déjà écrit au sujet de la version 1.5. Voici donc ce qui est nouveau :

• Rails version 2.0.2 incluse.

• Fonction recherche sur le contenu des todos (tâches), projects (projets) et notes (:)).
  

• Vue mobile améliorée avec des changements spécifiques pour ceux qui ont un iPhone.
  

• Quelques bugs ont été corrigés.

• Mise en garde importante pour ceux qui utilisent OpenID, ça ne fonctionne pas dans la version 1.6. Avis aux contributeurs, il semble qu'il y ait du travail de ce côté-là.
• Pas de changement dans la base de donnée mais l'environnement a été modifié. Copiez le fichier template config/environment.rb.tmpl et adaptez-le à vos besoins.

Tracks 1.5 [Organisation, GTD]

J'avais déjà dit beaucoup de bien de Thinkingrock et aussi de Tracks 1.043, deux logiciels pour l'organisation personnelle orientée GTD [lire Getting Things Done : Méthode compilée par David Allen, qui consiste en gros à se vider la tête en faisant des listes organisées par contextes. A identifier la prochaine chose à faire pour chaque projet (objectif qui réclame plusieurs actions physiques pour être atteint). A passer ses listes en revue régulièrement et à décider si les trucs qui nous encombrent sont des fournitures, des références à classer ou quelque chose qui réclame une action de notre part ou de quelqu'un d'autre, maintenant ou plus tard]. La traduction de son livre est parue aux Editions Leduc.s, mais certains critiquent la traduction alors si vous êtes anglophone allez directement à la source (ainsi que les billets de David Allen sur le Huffington Post). [voir aussi l'excellent article sur C'éclair! en français et son lien vers l'article de Wikipedia, ceux que je citais dans un précédent billet et plus récemment ceux de Scott Stephen].
La version Tracks 1.043 semblait un peu lente, Tracks 1.5 est beaucoup plus rapide. De plus, l'installation est relativement aisée si l'on suit les instructions (il existe aussi une installation sur Bitnami que je n'ai pas testée fonctionnant avec Mysql). L'interface est très élégante, intuitive et efficace. De plus, il est possible d'exporter en différents formats (txt, csv, xml, yaml), de créer des fils RSS et iCal et de choisir les parties souhaitées (contextes, actions, projets...). Plusieurs nouvelles fonctions sont apparues depuis la dernière version, en particulier : une page de statistiques, la possibilité de cacher certains éléments pour ne pas encombrer la vue, une version pour mobile (PDA...), la possibilité d'ajouter des tags (il paraît qu'on dit 'libellés') et aussi des étoiles comme dans Gmail.
Bref, ça vaut le coup de le télécharger et de l'installer (gratuit, libre et open source).

Pour info : Installation sous XP en installant InstantRails-2.0-win à la racine et installant le dossier Tracks1.5 dans le dossier Rail_apps. A l'aide de Notepad++ éditer quelques fichiers pour faire les modifications suggérées (cf. fichier manual.html du dossier doc de Tracks1.5). Puis créer un fichier Tracks1.5.bat contenant:

echo on
PATH C:\InstantRails-2.0-win\ruby\bin
cd \InstantRails-2.0-win\rails_apps\tracks-1.5
ruby script/server -e production

Placer un raccourci de ce fichier sur le bureau, récupérer l'icône et cliquez.







http://localhost:3000/login pour vous connecter par votre navigateur favoris (pour moi Firefox, mais il parait que le résultat est encore plus joli avec Safari, je n'ai pas testé).
Installation beaucoup plus simple avec SQLite3 et InstantRails que la version précédente avec Mysql et UniformServer.
Bsag à l'origine de ce projet travaille sous Mac OS X, elle ne suit l'installation sous windows que de loin. On peut la féliciter vivement pour le travail accompli avec l'équipe qui l'a entourée.

Les images sont des copies d'écran de mon PC.

Comment tenir ses engagements [développement personnel]

Tenir ses engagements, réflexion en douze points :

1. Accepter de dire « non » ; l’engagement n’est pas ferme si nous répondons « oui » alors qu’il faut dire « non ». Ceci provoque une certaine résistance en soi et il est possible que nous résistions de manière passive agressive par la procrastination.

2. Apprendre à évaluer correctement le temps disponible pour effectuer les actions nécessaire à la réalisation du projet que nous nous sommes engagés à mener à bien. Ajouter une marge de sécurité et préserver les plages de temps vitales pour conserver du temps pour soi et ses proches. Tenir compte pour cela de la totalité de nos occupations et de nos besoins vitaux.

3. Affiner l’évaluation du temps nécessaire pour réaliser le projet. Ajouter une marge de sécurité et conserver une certaine liberté de manœuvre. Garder du temps pour les impondérables : ne programmer que 50% de son temps.

4. Définir clairement le but à atteindre et les moyens disponibles avant de s’engager.

5. Communiquer efficacement avec les autres personnes impliquées dans le projet. Qui fait quoi, où, quand et comment ? Avec qui ? Avec quoi ? En combien de temps… ?

6. Renégocier lorsque c’est nécessaire les termes de l’engagement.

7. Se réserver un délai avant de s’engager, mais fixer une date pour la décision. Dormir avant de prendre une décision importante.

8. Evaluer clairement ce qui dépend de nous et ce qui n’en dépend pas.

9. Connaître ses limites. Limites physiques, mentales et/ou financières…

10. Mettre en place un système de rappel pour éviter les oublis. Avoir une vision claire de ce que l’on veut accomplir. S’organiser pour être efficace. Obtenir les meilleurs résultats avec le moins d'énergie.

11. Avoir à l’esprit la totalité de ses engagements avant d’accepter un nouvel engagement

12. Avoir confiance en ses capacités.

source image : en.webdesign-tutoriaux.com