Cinquième principe : les listes fermées [DIT]

Une liste fermée c'est une liste close par un trait en bas de celle-ci, on ne peut plus rien y ajouter. Fermer une liste permet de traiter toutes les tâches de la liste sans se laisser distraire par le nouveau travail qui s'y ajoute.

Une fois que la liste est fermée, sa taille n'augmente plus. On peut donc espérer effectuer tout le travail qu'elle représente.

Étant donné que vous allez traiter tous les éléments de la liste, l'ordre dans lequel vous les traitez n'a pas d'importance. Savoir quel est l'élément le plus important, n'a pas non plus d'importance étant donné que tous les éléments seront effectués.

Exemple de listes fermées : traiter les courriels par lots, plutôt que de les traiter au fur et à mesure qu'ils arrivent.

Autre exemple : la check-list (liste de contrôle) lorsque l'on décompose une tâche en sous-tâches plus simples à effectuer.

Exercice : Utiliser le principe de la liste fermée pour traiter le travail en retard (dossier « arriérés »)

1. Isoler le travail en retard.

Dans une boite archive (dossier « arriérés ») de façon à ne plus l'avoir en vue.

2. Établir un système fiable pour traiter le travail courant.

Une des raisons pour lesquelles le travail s'accumule est que vous acceptez bien trop de choses qui ne sont pas essentielles (voir principe des limites).

3. Traiter le dossier « arriérés » (travail en retard).

Il n’est pas nécessaire de s'en débarrasser d'un coup, vous pouvez y aller par tranches.

Résumé et conclusion:

Listes ouvertes	Listes fermées
De nouveaux éléments peuvent être ajoutés	Aucun élément nouveau ne peut être ajouté
Tend à s’allonger, à grossir	Tend à diminuer, à réduire
L’ordre est important	L’ordre n’a pas d’importance
Relativement difficile à compléter	Relativement facile à compléter
Démotivant	Motivant

Outils pour établir la liste fermée du jour :

la traduction française de l'Emergent Task Planner est disponible (pour plus d'informations consulter le site de David Seah).

Plus de détails dans le livre de Mark Forster ou bien sur son site, dont on pourra consulter l'article (en anglais) To Do Lists — How we hate them!

Quatrième principe : Poser ses limites [DIT]

Lorsque l'on a un but et vision claire de ce qu'il y a à faire, on sait également ce que l'on ne va pas faire. Poser un cadre et des limites n'est pas un frein à la créativité, bien au contraire, il suffit de considérer les sonnets de Shakespeare ou les poèmes de Baudelaire.
Si vous sentez que vous n'avancez pas, restreignez votre champ d'action. Les problèmes de gestion du temps proviennent de trois problèmes :

• vous travaillez de manière non efficiente
• vous avez trop de choses à faire
• vous n'avez pas alloué assez de temps pour faire les choses

Poser des limites, c'est travailler sur ces trois points :

• allouer une durée suffisante et une échéance pour faire les choses (avec au besoin des échéances intermédiaires)
• limiter le nombre de choses à faire en disant "non", en déléguant (attention, cela nécessite un suivi donc un travail supplémentaire) ou en réorientant le travail vers la personne qui est chargée de le faire.
• augmenter son efficacité en travaillant par lots et pendant des durées fixées. Regrouper le courrier et le traiter dans un temps limité avec des pauses programmées et d'une durée fixée à l'avance. Limiter son travail pour garder du temps pour la vie privée, la vie sociale, les enfants, pour se régénerer...
• Augmenter son efficience en se concentrant sur le vrai travail. C'est-à-dire celui que vous êtes le seul à pouvoir effectuer, celui pour lequel vous êtes payé, celui pour lequel vous êtes organisé non pas celui qui se présente de manière aléatoire.

Plus de détails dans le livre de Mark Forster.

Exercice :

1. Choisir une tâche.
2. Evaluer cette tâche : Est-ce à moi de le faire ? Si non, choisir une autre tâche. Dois-je déléguer? Si oui, choisir une autre tâche. Peut-on la décomposer en sous-tâches ? Si oui, choisir la première chose à faire.
3. Régler le minuteur sur 10 minutes.
4. Commencer à effectuer la tâche
5. S'arrêter sans faute au bout de la durée fixée. Si on a fini avant, commencer une autre tâche.
6. Prendre une pause d'une durée fixée. (marcher, boire de l'eau...)
7. Régler le minuteur (on peut augmenter la durée de 5 minutes). Ne pas dépasser 40 minutes.
8. Continuer ou commencer une nouvelle tâche si la précédente est terminée. Arrêtez-vous si vous avez terminé votre liste de la journée, sinon recommencer au point n°8.

Troisième principe : peu et souvent [DIT]

c'est comme pour les langues étrangères, 15 minutes chaque jour feront mieux que 1h30 chaque semaine. Le cerveau est un système qui a besoin de temps pour construire ses circuits neuronaux. En outre, n'importe qui peut travailler 5 minutes sur quelque chose. Il suffit de le faire souvent. Comme le dit la sagesse populaire, les petits ruisseaux font les grandes rivières. Pour augmenter la motivation, on peut aussi utiliser une minuterie (voir cet autre billet).
Exercice:
Considérer un projet que vous repoussez à plus tard par manque de temps.
Isoler une première action concrète qui vous prendra 5 minutes environ et qui fera avancer votre projet avec un verbe d'action et un résultat concret. Effectuer cette action et prévoir une prochaine action de même nature. S'arrêter puis recommencer souvent.
Exemple: écrire une première mouture ou un plan d'un article avec seulement quelques idées et mots clés plutôt que de chercher à rédiger un chapitre complet. Réécrire en enrichissant à chaque fois un peu.
Plus de détails dans le livre de Mark Forster.
NB: on pourra aussi se référer au billet de Jacques Turbé.

Second principe : Faire une seule chose à la fois [DIT]

Faire une chose à la fois, la faire bien et passer à la suivante ; c'est la façon d'avancer des gens qui réussissent. On pense souvent que ceux qui ne réussissent pas, restent assis à ne rien faire mais c'est souvent le contraire qui se produit, ils commencent en même temps des tas de projets formidables (beaucoup trop de projets) qu'ils ne font pas aboutir.

Exercice:

Lister sur une feuille, un certain nombre de choses à faire (domaine privé ou professionnel). Ne noter que des choses à faire un jour. Ne pas noter les projets qui comportent une échéance.
Choisir une tâche ou un projet (commencer petit) et prendre deux résolutions :
1. s'y consacrer jusqu'à avoir terminé
2. ne se consacrer à rien d'autre avant d'en avoir terminé

Si vous faîtes cet exercice régulièrement vous vous apercevrez que vous réussissez à faire beaucoup de choses.

Racontez-moi, les résultats de cet exercice.

Plus de détails dans le livre de Mark Forster.

voir aussi le premier principe.

Premier principe : une vision claire [DIT]

La plus grande part des difficultés rencontrées dans la gestion du temps provient du fait que l'on n'établit pas de limites définies à notre travail. En quoi consiste mon travail exactement ? Quelles sont mes domaines de compétence ? Est-ce à moi de faire cela ? Suis-je payé pour faire cela ? Si nous essayons de réaliser toutes les tâches possibles dans le cours de la journée au fur et à mesure qu'elles se présentent, notre journée sera faite d'interruptions, de manque de concentration et de productivité. Si nous avons une vision claire, nous serons à même de dire "non" plus facilement. Choisir de faire quelque chose, c'est nécessairement dire "non" à autre chose.

Exercice : Au lieu de lister les choses à faire demain, lister les choses que vous ne ferez pas.

Exemples :

• je ne passerai pas plus de 30 minutes à répondre aux courriels
• je ne travaillerai pas pendant la pause déjeuner
• je n'effectuerai aucune autre action que celles écrites sur ma liste d'actions du jour jusqu'à ce que j'aie terminé cette liste.

Racontez-moi, les résultats de cet exercice.

Plus de détails dans le livre de Mark Forster.

Tu peux toujours courir...

On vante sans cesse les bienfaits de l'activité physique, mais comment faire...
pour ceux qui sont très déprimés et/ou en fort surpoids, il suffit de marcher entre 15 et 30 minutes trois fois par semaine, si on veut en faire un peu plus, on peut toujours faire les choses suivantes.
1. Acheter un cardiofréquencemètre. Pourquoi ? Parce que dépenser de l'argent motive (cf. la méthode Weight Watchers), mais surtout parce que vous pourrez contrôler votre fréquence cardiaque (entre 50% et 70% de votre FCM pour commencer) et voir vos progrès.
2. Avoir des chaussures de running (suivre les conseils de Serge Cottereau).
3. Avoir une tenue légère et confortable. (Décathlon en fait de très bonnes, mais on doit aussi pouvoir trouver ailleurs).
4. un baladeur (optionnel mais très agréable)
5. S'engager à tenir pendant 3 semaines à raison de trois fois par semaine pour une durée comprise entre 15 et 45 minutes. (ça fait moins de 10 fois...)
6. Penser à boire de l'eau (au moins un grand verre d'eau avant et après), on peut aussi acheter un bidon (en plus, on peut utiliser les poches du porte-bidon pour ranger les clés..)
7. courir très doucement et alterner avec de la marche (respecter les fréquences cardiaques, c'est garantir un plaisir régulier).

A ne pas faire :
1. Essayer de courir comme un fou, le plus longtemps possible, le plus loin, le plus vite...
2. Vouloir se faire mal, pour se punir ou se blesser ça marche mais pas pour progresser.
3. Courir après un bon repas, mieux vaut courir à jeûn ou entre les repas.
4. Essayer de suivre ceux qui vont plus vite.
5. Avoir peur du ridicule (oh la la, je suis pas bien coiffé(e), pas maquillée, pas rasé), on court d'abord pour soi et la plupart des gens ne s'intéressent pas à vous, ils ont bien assez de choses à dire sur Nicolas, Ségolène, François ou Jean-Marie.

Faire le bilan au bout de trois semaines...

L'activité physique contre la dépression

Selon une étude récente il suffit de 30 minutes d’exercice vigoureux trois fois par semaine pour soulager les symptômes d’une dépression majeure aussi efficacement que les médicaments. Quand on pense aux effets secondaires respectifs de ces deux méthodes, il y a de quoi réfléchir sérieusement avant de recourir à la solution à la mode que sont les nouveaux antidépresseurs.

Mais un an plus tard le même groupe de recherche rapporte des constatations encore plus troublantes: un taux de rechute très nettement plus faible dans le cas de l’exercice physique sans médication, pourvu que la personne continue à faire ses exercices. Pas légèrement inférieur, mais 4 à 5 fois plus faible! Même comparativement à la combinaison de l’exercice et de la médication, l’exercice seul est quatre fois supérieur pour prévenir une rechute.
Et si vous faites davantage d’exercice, vos risques de rechute sont encore plus faibles; ils diminuent de moitié pour chaque tranche de 50 minutes d’exercice supplémentaire par semaine.

Quand on sait que la dépression majeure est le terrain où ces médicaments ont vraiment fait les preuves de leur efficacité, on se demande jusqu’où vont les implications de cette découverte. Si on considère en plus que le traitement généralement reconnu comme le plus efficace est la combinaison de la psychothérapie et de la médication, on peut se mettre à rêver...
source: http://redpsy.com/infopsy/exercice.html