Une liste fermée c'est une liste close par un trait en bas de celle-ci, on ne peut plus rien y ajouter. Fermer une liste permet de traiter toutes les tâches de la liste sans se laisser distraire par le nouveau travail qui s'y ajoute.
Une fois que la liste est fermée, sa taille n'augmente plus. On peut donc espérer effectuer tout le travail qu'elle représente.
Étant donné que vous allez traiter tous les éléments de la liste, l'ordre dans lequel vous les traitez n'a pas d'importance. Savoir quel est l'élément le plus important, n'a pas non plus d'importance étant donné que tous les éléments seront effectués.
Exemple de listes fermées : traiter les courriels par lots, plutôt que de les traiter au fur et à mesure qu'ils arrivent.
Autre exemple : la check-list (liste de contrôle) lorsque l'on décompose une tâche en sous-tâches plus simples à effectuer.
Exercice : Utiliser le principe de la liste fermée pour traiter le travail en retard (dossier « arriérés »)
1. Isoler le travail en retard.
Dans une boite archive (dossier « arriérés ») de façon à ne plus l'avoir en vue.
2. Établir un système fiable pour traiter le travail courant.
Une des raisons pour lesquelles le travail s'accumule est que vous acceptez bien trop de choses qui ne sont pas essentielles (voir principe des limites).
3. Traiter le dossier « arriérés » (travail en retard).
Il n’est pas nécessaire de s'en débarrasser d'un coup, vous pouvez y aller par tranches.
Résumé et conclusion:
| Listes ouvertes | Listes fermées |
| De nouveaux éléments peuvent être ajoutés | Aucun élément nouveau ne peut être ajouté |
| Tend à s’allonger, à grossir | Tend à diminuer, à réduire |
| L’ordre est important | L’ordre n’a pas d’importance |
| Relativement difficile à compléter | Relativement facile à compléter |
| Démotivant | Motivant |
