mercredi, juin 27, 2007

40 principes pour la gestion du temps - Principes 36 à 40 [TRIZ]

A la recherche de solutions innovantes, explorons ensemble les 40 principes de la méthode TRIZ et trouvons des applications à la gestion du temps. (source pour les principes : Triz40)

36. Changement de phase
  • Utiliser les phénomènes associés aux changements de phase (changement de volume, perte ou absorption de chaleur...).
  • Compacter les archives.
  • Zipper les fichiers.
  • Ne pas rester bloqué à la phase en cours, passer à la phase suivante.
  • Verser les dossiers inactifs aux archives.

37. Dilatation thermique
  • Utiliser la dilatation ou la contraction thermique des matériaux.
  • Utiliser plusieurs matériaux avec des coefficients d'expansion thermique différents.
  • Donner beaucoup d'espace aux dossiers "chauds"
  • Serrer les dossiers "froids" dans des boites archives.
38. Oxydants puissants
  • Remplacer de l’air normal par de l’air enrichi.
  • Remplacer de l'air enrichi par de l'oxygène.
  • Agir sur l'air ou sur l'oxygène par des radiations ionisantes.
  • Utiliser de l'oxygène ionisé.
  • Remplacer l'oxygène ozonisé (ou ionisé) par de l'ozone.
  • Remplacer l'air de l'espace de travail, aérer régulièrement l'espace de travail.
  • Oxygéner le cerveau, respirer profondement.
  • Remplacer l'air du bureau par l'air riche en oxygène d'un sous-bois ou d'un parc.
39. Environnement inerte
  • Remplacer l'environnement normal par un environnement inerte.
  • Ajouter des pièces neutres ou des additifs inertes à un objet.
  • Réduire les distractions
  • Utiliser de la musique neutre ou du bruit blanc pour supprimer la distraction due aux bruits extérieurs.
  • Avoir un poste de travail rangé avec seulement les éléments utiles pour le travail en cours.
40. Matériaux composites
  • Remplacer un matériau homogène par un matériau composite.
  • Utiliser un système mixte analogique/numérique, combinaison de papier (fiches bristol, cahier, carnet) et d'électronique (Palm, PDA, téléphone portable, ordinateur...).
Faites part de vos suggestions, elles sont les bienvenues.

40 principes pour la gestion du temps - Principes 31 à 35 [TRIZ]

A la recherche de solutions innovantes, explorons ensemble les 40 principes de la méthode TRIZ et trouvons des applications à la gestion du temps. (source pour les principes : Triz40)

31. Matériau poreux
  • Rendre un objet poreux ou lui adjoindre des éléments poreux (inserts, revêtements...).
  • Si l’objet est déjà poreux, remplir les pores (les trous) d’une substance ou d’une fonction utile.
  • Faire des trous dans les feuilles pour les mettre dans des classeurs
  • utiliser des cartes perforées
  • faire une micro-sieste entre deux séries d'actions
  • faire des pauses régulières
  • Réaliser certaines tâches professionnelles à la maison et inversement (frontières poreuses entre les contextes). Attention, il faut une certaine discipline pour conserver un équilibre.
  • Utiliser les temps morts pour réaliser une action utile (ex. planification ou détente)
32. Changement de couleur
  • Modifier la couleur d’un objet ou de son environnement extérieur.
  • Modifier la transparence d’un objet ou de son environnement extérieur.
  • Dossier, fichiers, pochettes transparentes colorées.
  • Choses à faire pour le travail sur des fiches d'une couleur, choses à faire pour soi sur des fiches d'une autre couleur.
  • Code couleur en fonction des sujets ou des contextes.
  • Imprimer les versions intermédiaires sur papier coloré et conserver le papier blanc pour la version définitive et les documents de référence. Ou bien noter les révisions d'une couleur différente.
  • Utiliser des encres de différentes couleurs pour noter des choses différentes.
  • Rendre visible une partie de son planning pour permettre aux autres de s'y adapter.
  • Ajouter des gommettes colorées pour ajouter de l'informations aux objets.
33. Homogénéité
  • Faire interagir les objets avec un objet annexe de même matière (ou d’une matière ayant des propriétés identiques).
  • Grouper les tâches de même nature
  • Rencontrer ou échanger avec des gens qui ont à résoudre des problèmes similaires.
  • Consacrer des plages de temps prédéterminées dans la semaine pour effectuer certaines tâches de même nature.
  • Développer des habitudes saines.
34. Eliminer et récupérer
  • Eliminer un élément de l’objet (par dissolution, démontage etc.) lorsque celui-ci a assuré sa fonction ou le modifier au cours de fonctionnement.
  • A l’inverse, récupérer les éléments consommables de l’objet au cours du fonctionnement.
  • Purger les documents anciens et inutiles et récupérer les pochettes et les classeurs
  • Jeter ou donner les objets dont on n'a plus l'usage.
  • Trouver une deuxième vie pour certains objets jetables (boite de glace plastique pour ranger petits objets).
  • Conserver les fiches qui concernent les actions récurrentes.
  • Eliminer les habitudes anciennes qui ne conviennent plus (ex. dire oui à tout le monde, chercher à faire plaisir à tous, chercher à être parfait, à faire un travail parfait) et récupérer du temps et de l'énergie pour développer de nouvelles habitudes (ex. dire non, choisir ses engagements, trouver des compromiset fixer des limites, faire de son mieux, faire un excellent travail compte-tenu des circonstances et des limites).
  • Renégocier certains engagements pour récupérer du temps.
  • Faire du sport, boire, éliminer les toxines liées au stress et récupérer pour rester en forme.
35. Modification de paramètre
  • Modifier l’état physique d’un objet (ex : sous forme de gaz, de liquide ou de solide)
  • Changer la concentration ou la consistance.
  • Modifier le degré de flexibilité.
  • Modifier la température. Laisser décanter : ne pas réagir à chaud. Le faire demain (DIT)
  • Prendre la température des sujets en instance :
    • dossiers chauds (actifs, importants, urgents, utilisation quotidienne)
    • dossiers tièdes (semi-actifs, importants, non urgents, utilisation fréquente)
    • dossiers froids (non-actifs, important à archiver)
  • Diminuer la pression, diminuer le stress.
  • Augmenter la pression, travailler en temps limité pour augmenter la motivation.
  • Augmenter la vitesse ou la fréquence ou au contraire diminuer.
  • Augmenter sa concentration pour être plus efficace.
  • Augmenter sa flexibilité en introduisant du jeu dans son planning (plage "libres" entre deux rendez-vous, plages non-planifiées délibérément "blanches" pour tenir compte des imprévus).
Faites part de vos suggestions, elles sont les bienvenues.

mardi, juin 26, 2007

40 principes pour la gestion du temps - Principes 26 à 30 [TRIZ]

A la recherche de solutions innovantes, explorons ensemble les 40 principes de la méthode TRIZ et trouvons des applications à la gestion du temps. (source pour les principes : Triz40)

26. Copie
  • Utiliser des copies simplifiées et bon marché plutôt qu’un objet complexe, cher, fragile ou indisponible.
  • Remplacer un objet ou un procédé par sa copie optique.
  • Si on utilise des copies optiques, passer aux copies infrarouges ou ultraviolettes.
  • Scanner les documents, photocopier.
  • photographier pour mémoriser les informations importantes
  • Utiliser la visio-conférence pour remplacer un déplacement coûteux
  • Copier les procédures qui fonctionnent.
  • Apprendre des autres, copier les bonnes pratiques.
  • stocker photos d'objets plutôt que les objets eux-mêmes.
27. Objet éphémère et bon marché
  • Remplacer un objet cher par un ensemble d’objets bon marché, en renonçant à certaines qualités (comme la durée de l’action par exemple).
  • Remplacer son ordinateur portable par un paquets de fiches bristol
  • Agenda jetable : pocketmod, liste du jour...
  • Utiliser des applications gratuites en cours de développement plutôt que des applications coûteuses et abouties.
28 Remplacement du système mécanique
  • Remplacer un système mécanique par un système sensoriel (optique, acoustique, olfactif).
  • Utiliser des champs électriques, magnétiques, électromagnétiques pour interagir avec l’objet.
  • Remplacer les champs statiques par des champs mobiles, les champs aléatoires par des champs structurés.
  • Utiliser les champs en combinaison avec des particules ferromagnétiques.
  • Remplacer les systèmes de cartes perforées par des ordinateurs
  • Remplacer un système de fiches papiers par une base de donnée informatisée.
  • Utiliser d'autres canaux neuronaux :
    • auditif : dictaphone, associer certaines tâches à une certaine musique
    • kinésique : prise de notes, associer certaines tâches à certaines mouvements
    • visuel : photographie, associer certaines tâches à certaines images
    • olfactif : associer certaines tâches à certaines odeurs
    • gustatif : associer certaines tâches à certains goûts
29. Pneumatique et hydraulique
  • Utiliser des parties gazeuses ou liquides au lieu de parties solides (ex : gonflage, remplissage par un liquide, coussin d'air, hydrostatique, hydroréactive).
  • Remplacer un esprit rigide par un esprit zen semblable à un lac paisible (cf. D. Allen Mind like water).
  • Pour la pause, absorber un liquide plutôt qu'un solide.
  • Penser à respirer
30. Membranes flexibles et parois minces
  • Remplacer les structures tridimensionnelles par des membranes flexibles et des films minces.
  • Isoler l’objet de son environnement en utilisant des membranes flexibles et des films minces.
  • Placer les documents dans des pochettes transparentes
  • Utiliser des chemises pour séparer les dossiers
  • Placer les objets difficiles à ranger dans des sacs plastiques à fermeture rapide type Ziploc
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lundi, juin 25, 2007

40 principes pour la gestion du temps - Principes 21 à 25 [TRIZ]

A la recherche de solutions innovantes, explorons ensemble les 40 principes de la méthode TRIZ et trouvons des applications à la gestion du temps. (source pour les principes : Triz40)

21. Action flash
  • Effectuer un procédé ou certaines phases dangereuses (ou néfastes) à grande vitesse .
  • Exécuter rapidement les tâches qui provoquent anxiété et/ou résistance
  • "Vite fait, bien fait"
  • Faire la Fée du Logis pendant 5 minutes.
22. Transformation d'un problème en opportunité
  • Utiliser des facteurs néfastes (en particulier de l’environnement) pour obtenir un effet positif.
  • Eliminer l'effet nuisible par sa combinaison avec d'autres facteurs néfastes.
  • Amplifier un facteur néfaste jusqu'à ce qu'il ne le soit plus.
  • Problème : occuper les enfants et ranger les jouets ; solution : jouer à ranger les jouets
  • Défaut : Impulsif ; Qualité : vous réagissez rapidement
  • Défaut : Lent : Qualité : vous êtes méthodique et appliqué
  • Vous avez tendance à la procrastination : remettez à demain cette chose que vous avez envie de faire aujourd'hui, mais qui vous empêcherais de réaliser ce que vous avez planifié.
23. Asservissement
  • Introduire un asservissement (boucle de retour, réaction) afin d’améliorer un procédé ou une action.
  • Si l’asservissement existe déjà, modifier son amplitude ou son influence.
  • Utiliser le retour d'expérience
  • Utiliser le feedback des clients, utiliser la rétroaction.
  • Tenir compte des remarques de l'entourage
  • Chronométrer les tâches, utiliser les temps mesurés pour ajuster la planification.
24. 'Intermédiaire'
  • Utiliser un objet ou processus intermédiaire.
  • Combiner provisoirement un objet à un autre (opération facilement réversible).
  • Manipuler des fiches plutôt que des tâches ou des objets;
  • Ajouter des post-it sur les objets pour ajouter de l'information.
  • Utiliser un service de gestion du temps
  • Utiliser un logiciel de gestion du temps
  • Faire faire le travail par quelqu'un d'autre, déléguer, sous-traiter.
  • Utiliser un index, un plan de classement pour accéder rapidement aux informations
  • Placer un "fantôme" à la place d'un objet prêté.
25. Self-service
  • Faire de sorte que l’objet se suffise à lui-même en effectuant des fonctions auxiliaires utiles
  • Réutiliser les résidus énergétiques et matériels.
  • Fichiers autodatés
  • Placer un objet sur le trajet pour effectuer l'action qui lui est associée au moment où on rencontre l'objet.
  • Logiciels d'indexation des fichiers (Copernic Desktop Search, Google Desktop...)
  • Placer une liste de contrôle sur la porte pour penser à ce qu'il faut faire au moment de partir.
  • Réutiliser les mêmes fiches pour les tâches récurrentes.
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40 principes pour la gestion du temps - Principes 16 à 20 [TRIZ]

A la recherche de solutions innovantes, explorons ensemble les 40 principes de la méthode TRIZ et trouvons des applications à la gestion du temps. (source pour les principes : Triz40)

16. Action partielle ou excessive
  • S'il est difficile d'obtenir 100% de l'effet nécessaire, il faut chercher à en obtenir un peu moins ou un peu plus : le problème deviendra considérablement plus simple.
  • Si on résiste à réaliser une tâche, travailler à la tâche pendant seulement 5 minutes.
  • Ne pas planifier seulement le travail, planifier aussi les loisirs, le temps libre, le temps de sommeil...
  • Si on procrastine pour rédiger un rapport, penser : "je vais juste noter quelques idées..."
  • Manger une baleine, une bouchée après l'autre...
  • Noter tout ce qu'on a dans la tête pour être sûr de noter l'essentiel
  • Brainstorming : créer beaucoup d'idées pour en exploiter quelques unes.

17. Changement de dimension
  • Déplacer un objet dans un espace bidimensionnel ou tridimensionnel.
  • Utiliser un assemblage multicouches d’objets plutôt qu’un assemblage monocouche.
  • Incliner ou réorienter l’objet, le poser de côté.
  • Utiliser l’autre coté d’une surface donnée.
  • Changer d'échelle de temps 2 minutes / 15 minutes / 30 minutes / 1 heure / une demi-journée / une journée / une semaine / un mois / un trimestre / un semestre / un an / 5 ans / 10 ans / 20 ans / une vie.
  • Passer d'un rangement horizontal (2D) à un rangement vertical (3D)
  • Planifier dans le temps mais aussi dans l'espace.
  • Rendre gros ce qui est petit et inversement.
  • Écrire sur un ticket de métro, écrire sur un tableau...

18. Vibrations mécaniques
  • Faire osciller ou vibrer un objet.
  • Si l’oscillation existe, accroître sa fréquence.
  • Utiliser la fréquence de résonance de l'objet.
  • Utiliser des vibrateurs piézo-électriques (au lieu de mécaniques).
  • Utiliser les vibrations ultrasoniques combinés à des champs électromagnétiques.
  • Utiliser des enregistrements sonores, numériques pour compléter le papier.
  • Dictaphone.
  • Utiliser le vibreur de son téléphone portable comme rappel.

19. Action périodique
  • Remplacer une action continue par une action périodique ou pulsatoire.
  • Si l’action est déjà périodique, modifier sa fréquence ou son amplitude.
  • Utiliser les pauses entre les impulsions pour accomplir une autre action.
  • Agir plus souvent et moins longtemps. (15 minutes par jour au lieu d'une heure par semaine).
  • Augmenter la fréquence des revues.
  • Au lieu de suivre l'arrivée des mails en continu, vérifier son courrier le matin et le soir.
  • Utiliser des routines, choisir quelque chose que l'on fait chaque matin.

20. Continuité d’une action utile
  • Privilégier une action continue (sans pause), où toutes les parties d’un objet agissent à plein régime.
  • Éliminer les temps morts.
  • En cas de problème, continuer à faire ce qui marche.
  • Ne pas changer fréquemment de système de gestion du temps pour céder à la dernière mode, pour tester la dernière application qui vient de sortir, continuer à utiliser un système qui fonctionne.
  • Lire pendant les temps d'attente ou se reposer, méditer...

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40 principes pour la gestion du temps - Principes 11 à 15 [TRIZ]

A la recherche de solutions innovantes, explorons ensemble les 40 principes de la méthode TRIZ et trouvons des applications à la gestion du temps. (source pour les principes : Triz40)

11. Protection préalable
  • Compenser une fiabilité relativement faible par des mesures préventives.
  • Noter en deux endroits les rendez-vous au cas où l'agenda serait perdu.
  • Synchroniser Palm, PDA et ordinateur de bureau pour sauvegarder les données.
  • Noter pour ne pas oublier. Faire des sauvegardes régulière...
  • Envoyer un signal de rappel (post-it, courriel, alerte...) pour ne pas oublier.

12. Equipotentialité
  • Changer les conditions de travail de sorte que l'objet n'ait besoin d'être ni levé ni baissé.
  • Heure de coucher et de lever fixes
  • Plages de temps pré-allouées à certaines activités
  • Faire les choses sans effort par habitude.
  • Poste de travail ergonomique
  • Dossiers utilisés fréquemment à portée de main.

13. Inversion
  • Inverser l’action utilisée pour résoudre le problème.
  • Rendre fixes les objets (ou parties de l'environnement) mobiles et inversement.
  • Demander à être rappelé au lieu de rappeler.
  • Appeler au lieu d'attendre un coup de fil.
  • Faire certaines choses soi-même au lieu de déléguer et inversement.
  • Fil RSS, l'information vient à vous de manière automatique.
  • Abandonner la planification, s'organiser selon l'humeur, suivre le sens du vent, attendre de voir...
  • Retourner l’objet (ou inverser le procédé).
  • Planifier à reculons : partir du résultat final et planifier dans le sens inverse pour remonter jusqu'à la première chose à faire.
  • Rendre fixe les parties mobiles : les objets qui servent constamment ont une place fixe sur l'espace de travail et l'endroit où chaque objet se range est repéré par sa silhouette dessinée sur le support (cf. 5S).

14. Sphéricité
  • Remplacer des parties linéaires par les courbes, les surfaces planes par des surfaces sphériques, les forme parallélépipédiques par des formes sphériques.
  • Remplacer les translations par des rotations ; utiliser la force centrifuge.
  • Le plus court chemin d'un point à l'autre n'est pas nécessairement la ligne droite.
  • Contourner l'obstacle plutôt que de creuser un tunnel dans la montagne.
  • Continuer à faire les choses quand on est lancé.
  • Utiliser une planification cyclique plutôt que linéaire.
  • Ne pas aborder un problème coriace de front mais utiliser l'encerclement (technique du jeu de go).

15. Mobilité
  • Permettre ou concevoir une optimisation des caractéristiques de l’objet, de l’environnement extérieur ou du procédé ou trouver des conditions de fonctionnement optimales.
  • Diviser l'objet en éléments capables de se déplacer les uns par rapport les autres.
  • Si un objet (ou un procédé) est fixe, le rendre mobile ou adaptable.
  • Utiliser une clé USB, ou un portable, ou un mobile...
  • Augmenter la flexibilité : agir en fonction du contexte, du niveau d'énergie.
  • Une idée par fiche pour pouvoir les réordonner facilement.
  • Se déplacer, aborder les problèmes sous un angle différent.

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dimanche, juin 24, 2007

40 principes pour la gestion du temps - Principes 6 à 10 [TRIZ]

A la recherche de solutions innovantes, explorons ensemble les 40 principes de la méthode TRIZ et trouvons des applications à la gestion du temps. (source pour les principes : Triz40)

6. Universalité

Faire qu'un objet remplisse plusieurs fonctions ; éliminant le besoin d'autres objets.
Réduire le nombre d'applications utilisés, réduire le nombre de procédures.
Faire tout (organisation, gestion des contact, communication...) avec son téléphone portable, son Palm ou son Blackberry.
S'organiser avec un cahier dans lequel on note tout.

7. Poupées russes
Placer un objet à l'intérieur d'un autre, qui à son tour est placé à l'intérieur d'un troisième...
Un objet passe au travers de la cavité d'un autre.
Emboiter les sujets les uns dans les autres
  • maison
    • cuisine
    • salle de bain
      • douche
      • lavabo
  • Projet
    • Sous-projet n°1
      • Tâche n°1-1
        • Sous-tâche n°1-1-1
        • Sous-tâche n°1-1-2
        • ...
      • .....
8. Contrepoids
Compenser le poids de l'objet en le combinant avec un autre, exerçant une force de levage.
Compenser le poids de l'objet par l'interaction avec son environnement
Prévoir des pauses régulières pour compenser la lourdeur du travail et entretenir la motivation.
Réaliser une tâche répétitive et ennuyeuse dans un environnement agréable.

9. Contre action préalable
Si une action a des effets voulus ET indésirables, les contrer par des actions préalables.
Soumettre l'objet, par avance, à des tension opposées à celles indésirables lors de son fonctionnement.
Prévoir du repos avant une échéance importante. Se coucher tôt avant une journée chargée.
Ralentir sa respiration avant un événement stressant.

10. Action préalable
Réaliser à l’avance (entièrement ou partiellement) un changement requis plus tard.
Préparer son matériel la veille. Planifier avant d'agir.
Pré positionner idéalement les objets de façon à ce qu’ils entrent en action efficacement et sans perte de temps.
Préparer les fournitures de façon à les avoir toujours sous la main.
Soigner l'ergonomie du poste de travail pour avoir les éléments nécessaires à portée de main le moment venu.
Avoir des cartouches d'imprimantes et autres consommables en stock.
Placer les éléments à emporter à l'extérieur vers la porte d'entrée
Créer une "rampe de lancement" avec tout ce dont on a besoin au moment de quitter la maison.
Avoir des plats au congélateur au cas où des amis viendraient dîner à l'improviste.
Avoir un classeur avec les éléments nécessaires pour la journée (cf. Tickler file)

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40 principes pour la gestion du temps - Principes 1 à 5 [TRIZ]

TRIZ est une théorie qui analyse les systèmes physiques et propose des solutions en fonction de leurs structures. TRIZ part du principe que les systèmes techniques évoluent pour tendre vers l’idéalité. Cette progression se fait en SURMONTANT des CONTRADICTIONS et généralement avec peu d’ajouts de nouvelles ressources.
Pour plus d'information sur son fondateur Altshuller et ses méthodes.

A la recherche de solutions innovantes, explorons ensemble les 40 principes de la méthode TRIZ et trouvons des applications à la gestion du temps. (source pour les principes : Triz40)

1. Segmentation
-Diviser un objet en parties indépendantes.
-Décomposer les tâches d'un projet important.
-Rendre l'objet démontable.
-Accroître le degré de segmentation (fragmentation) de l'objet.
séparer les listes par sujets, par contexte (GTD)
un action par carte (par sujet ou par projet).
Séparer les gros dossiers en sous-dossiers, chemises et sous-chemises

2. Extraction
Séparer de l'objet une partie (ou propriété) *perturbatrice* ou, au contraire, extraire seulement une partie (ou propriété) nécessaire.
- Placer dans l'agenda seulement ce qui concerne les actions a effectuer à une date précise en un lieu précis.
- conserver les informations, jeter le papier.
- abandonner certaines activités pour se concentrer sur le travail réel.

3. Qualité locale
Rendre la structure de l'objet (ou son environnement ou une action extérieure) hétérogène.
un outil pour gérer les contacts et les courriels, un autre pour gérer les choses à faire.
Chaque partie de l'objet doit être placée sous des conditions correspondant au mieux au rôle qu'il a à effectuer.
Chacun son boulot, chacun réalise ce qu'il fait le mieux
Les parties différentes de l'objet doivent effectuer des fonctions différentes.
crayon fixé sur l'endroit où l'on doit noter.

4. Asymétrie
Remplacer la forme symétrique de l'objet par une forme asymétrique.
Ne pas planifier chaque projet de la même manière, adopter les moyens employés au besoins.
Consacrer 80% du temps aux 20% du travail qui compte le plus (Pareto)
Si l'objet est déjà asymétrique, accroître l'asymétrie.
20% du temps est responsable de 80% de la valeur produite.

5. Groupement
Regrouper des objets identiques (ou similaires), ou ayant des opérations contiguës
- Traiter les courriels par lots
- Traiter les courriers par lots
- Traiter les appels téléphoniques par lots.
Grouper dans le temps (paralléliser) les opérations homogènes ou contiguës.
- Écouter les cours de langue pendant le jogging ou pendant la douche du matin
- Travailler pendant qu'on voyage.

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jeudi, juin 21, 2007

Le classement par Noguchi [organisation]


Voici un système de classement papier intéressant et original mis au point par Noguchi Yukio, un économiste japonais.

Mode d'emploi:
  • classez chaque document, quelque soit son type (facture, note de réunion, manuel d'utilisateur, etc.), dans une enveloppe type A4 sur laquelle vous inscrivez son contenu.
  • Rangez ensuite les enveloppes (par exemple verticalement sur une étagère) en y insérant les nouvelles du même côté (par exemple à gauche).
  • Chaque document retiré du classement pour utilisation sera remis dans le classement comme s'il était un nouveau document (sur le côté gauche) plutôt qu'à l'endroit où il se trouvait initialement.
  • Ainsi, après un certain temps, les documents inutilisés seront progressivement migrés vers la droite du classement.
  • Ce système s'appuie sur l'idée que les gens retiennent plus facilement quand un document a été utilisé pour la dernière fois plutôt que il a été classé.
  • De plus, avec un système traditionnel de classement par sujet, quelque soit le choix des rubriques, on finit toujours par avoir des documents à classer à plusieurs endroits.
  • Enfin, le traitement de l'archivage est simplifié: il suffit de retirer les enveloppes de la partie droite de l'étagère plutôt que de parcourir l'ensemble des dossiers !
source(2005) : totem-consult

Pour voir comment le mème "Système de classement de Noguchi" (Noguchi filing system) se propage, consulter les liens ci-dessous :
(le lien originel n'est plus actif http://www.lise.jp/honyaku/noguchi.html)
liens actifs (certains sont en français):
(2005)fascinating-japanese-filingsystem
more-on-the-noguchi-filing-system
histoires-de-classifications
(2005) the_noguchi_fil
(2006) the_noguchi_fil
(2006) photos/jazzmasterson/ (les photos sont très bien)
(2006)en.wikipedia.org/Yukio_Noguchi
how-the-noguchi-filing-system-seriously-cleaned-up-my-clutter/
(2006)noguchi_filing_system
(2006)noguchi-filing-system-modified
(2007) livre de Mark Forster (DIT), sans les enveloppes, ni la référence à Noguchi avec des classeurs à levier et des pochettes transparentes et/ou des pochettes cartonnées.
(2007)the_noguchi_filing_system
(17/01/2007)time-sort-noguchi-filing-system
(01/06/2007)a_perfect_mess_review
(02/06/2007)noguchi_filing_
Photo:http://www.eigotown.com/culture/interview/noguchi/interview_p1.shtml
Quelques liens en japonais : Chou Seiri Hou (超整理法 ) by Yukio Noguchi (野口悠紀夫) avec des photos
Pourquoi pas en coréen ? 초정리법
Et une mention spéciale pour Hawkexpress (wiki anglais/japonais) qui cite le livre de Noguchi dans les références de son système
PoIC.

Ranger ses papiers [organisation]


Que faire si votre bureau est encombré ? Si vous avez peur de classer ? Si vous êtes le (la) seul(e) à pouvoir retrouver un document dans votre bureau ? Que faire si, pour vous, un papier hors de votre vue est oublié voire perdu ?

Quelques solutions (premier niveau):
  • Conserver ce qui est important en vue.
  • Classer de manière visuelle verticale : transformer les piles horizontales, où chaque papier est caché derrière un tas d'autres, en alignement vertical.
  • Utiliser des couleurs.
  • Utiliser des pochettes et dossiers transparents.
  • Créer un point stratégique (point chaud) qui recueillera les documents dont vous aurez besoin pour le travail du jour (pas plus de 6 dossiers)
  • Identifier les fichiers par des verbes d'action (lire, classer, répondre, payer, organiser...)
  • Placer les documents dans des sacs congélation transparents (pour les garder au frais ;-))
  • Différenciez les piles de papier en utilisant des presse-papier différents thématiques.
  • Archiver les dossiers inactifs, préciser les dates de création des documents et les mots clés dans un index, repérer et classer les archives par dates de début et de fin de création de l'archive.
  • Jeter tout ce qu'on peut (la corbeille est une amie).
(ces solutions sont développées dans le très bon livre Add-Friendly Ways to Organize Your Life de Judith Kolberg et Kathleen G. Nadeau.)
Image: smartorganizing.net

Classer pour retrouver [organisation]

Le Portail International Archivistique Francophone présente un cours très intéressant sur le classement, la gestion des documents et des archives :
Il existe plusieurs façons de classer des documents, quel que soit le support de ceux-ci. Il faut bien réfléchir avant de choisir la bonne méthode. On classe en effet non pas pour ranger un document, mais pour le retrouver : un document mal classé est un document perdu. Par ailleurs, l'application d'une mauvaise méthode est souvent difficile à rattraper.

Quel que soit le mode de classement que vous choisirez, quelques principes doivent être respectés :

* vous devez vous tenir au système de classement que vous aurez choisi : si vous ne cessez de changer, la confusion s’installera très rapidement et vous ne retrouverez plus rien ;

* mettez au point un système permanent de références : clef d’accès aux dossiers, il vous sera indispensable pour procéder aux recherches, mais aussi à vos collègues qui devront vous remplacer en votre absence ;

* assurez le rangement matériel des dossiers : il doit répondre au classement intellectuel.

Les différents types de classement

Examinons maintenant les différents types de classement. Il y en a deux principaux :

* le classement sériel

Les documents ou les dossiers sont classés en continu suivant un critère unique qui peut être d'ordre chronologique, alphabétique, etc.

* le classement thématique hiérarchisé

C'est un classement global, logique et hiérarchisé de tous les documents du service au fur et à mesure de leur arrivée ou de leur départ, en fonction d'un plan de classement.

Il permet, selon un cadre rigoureux, le classement intellectuel et matériel de tous les documents émis ou reçus par le service au fur et à mesure de leur arrivée ou de leur départ.

Les dossiers sont ainsi organisés:

* de façon rationnelle : parce que le classement fonctionne de manière hiérarchisée, ordonnant les documents en dossiers et sous-dossiers, du général au particulier ; l'objet du document détermine son classement et tous les documents traitant du même sujet sont classés dans le même dossier ;

* de façon objective : parce qu'il peut être compris et utilisé par tous ; l'accès à l'information ne dépend plus de la personne qui a créé les dossiers, ceux-ci restent donc aisément disponibles dans le temps ; en cas de recours aux précédents dossiers, il est facile de retrouver les pièces si le principe de classement n'a pas changé.

mardi, juin 19, 2007

Prise de notes rapide sur PC [productivité]


Un petit truc trouvé sur lifehacker pour prendre des notes dans un fichier texte sans avoir à quitter l'application et le travail en cours, afin de minimiser l'interruption. Le principe est simple, on utilise un raccourci clavier (ex. Alt+Ctrl+L). Une fenêtre s'ouvre (comme sur l'image) et vous entrez la ligne à ajouter au fichier texte. C'est tout.

Comment faire ?
  1. Télécharger le fichier quick.vbs
  2. Faire les modification suggérées dans les commentaires (en particulier le chemin et le nom du fichier texte).
  3. Enregistrer les modifications.
  4. Créer un raccourci sur le bureau.
  5. Editer les propriétés du raccourci. Onglet raccourci, entrer sur la ligne 'touches de raccourci' les touches Ctrl+Alt+L (par exemple)
  6. Et voila, c'est prêt, faire 'Ctrl+Alt+L' et ensuite ouvrir le fichier worklog.txt pour voir le résultat.
Plus d'infos sur lifehacker.
N.B: on peut importer ce fichier texte dans ThinkingRock et traiter les choses à faire. On peut utiliser aussi ce fichier pour noter nos activités au cours du temps afin de mieux estimer comment notre temps est utilisé (voir aussi cet autre billet).

lundi, juin 18, 2007

Que faire pour récupérer des photos effacées par erreur ? [récupération de données]

Que faire quand on a effacé par erreur une ou plusieurs photos sur son appareil photo numérique ?
Tout n'est peut-être pas perdu. Si vous avez formaté la carte mémoire, je sais pas si vous pourrez récupérer quelque chose. Mais si les photos ont simplement été effacées, il existe des logiciels qui permettent de récupérer les fichiers effacés. Par exemple Undelete Plus.
  • Installer le logiciel.
  • Cliquer sur le drapeau pour avoir la version française.
  • Brancher l'appareil photo à l'ordinateur.
  • Sélectionner la carte mémoire (lettre F: ou autre) dans la partie lecteur à gauche,
  • cliquer sur rechercher,
  • vous allez voir la liste des photos effacées,
  • cocher les noms des fichiers effacés et choisir la destination "restaurer les fichiers vers...",
  • cliquer sur restaurer et voilà.
  • Penser à faire des sauvegardes.
Evidemment, ça marche aussi pour d'autres fichiers effacés par erreur. A conserver comme solution de la dernière chance.
Pour plus d'infos : Récupération de données perdues sur le site de CommentCaMarche.net

dimanche, juin 17, 2007

Thinkingrock 2.0 epsilon [GTD gestion du temps]

Une nouvelle version du très bon Thinkingrock vient de sortir. Application java basée sur GTD destinée à l'organisation et à la gestion du temps.
Pas de problème pour l'installer sur une clé USB. C'est donc également une application portable.
Elle semble fonctionner très bien. Attention si vous importer un fichier .xml d'une ancienne version (ex. TR 1.2.3), la nouvelle version du fichier n'est plus lisible par l'ancienne version.
La version 2.0 est basée sur la plate-forme NetBeans (pour pouvoir intégrer de nouveaux modules). J'avais testé aussi la version 2.0 delta sur mon PC (WinXP), qui m'a plus séduit que la version 1.2.3. On peut avec cette nouvelle version :
  • imprimer des rapports bien nets des choses à faire (en noir et blanc ou en couleurs),
  • gérer les sujets en instance (projets), les actions (première chose à faire),
  • mettre des idées au frais (et les faire réapparaitre à une date opportune [Tickler]),
  • planifier et exporter en un fichier .ics (iCalendar) [lisibles par Sunbird ou Lightning pour Thunderbird].
  • Classer par contextes, par sujets.
  • Créer des rapports imprimable (même Pocketmod).
  • Ajouter des notes, des liens vers des fichiers ou des sites web pour les tâches et les projets.
  • On peut aussi traiter les tâches répétitives et les actions récurrentes.
  • Gérer les tâches déléguées en envoyant des courriels.
  • Importer des idées à partir d'un fichier texte,
  • utiliser de nombreux raccourcis clavier (ex. F6 pour ajouter une action)...
C'est une sérieuse concurrence à Tracks, même si Tracks à d'autres atouts).
Pour télécharger :http://www.thinkingrock.com.au/epsilon20.php

NB: dans le fichier ThinkingRock2\thinkingrock\etc\thinkingrock.conf
changer la douzième ligne pour indiquer le chemin de votre répertoire java.

# ${HOME} will be replaced by JVM user.home system property
default_userdir="${HOME}/.${APPNAME}/dev"
default_mac_userdir="${HOME}/Library/Application Support/${APPNAME}/dev"

# options used by the launcher by default, can be overridden by explicit command line switches
# Look & Feel: uncomment one only of the following three lines
#default_options="--fontsize 12 -J-Xms128m -J-Xmx256m -J-Dnetbeans.logger.console=true -J-ea"
#default_options="--fontsize 12 -laf de.muntjak.tinylookandfeel.TinyLookAndFeel -J-Xms128m -J-Xmx256m -J-Dnetbeans.logger.console=true -J-ea"
default_options="--fontsize 12 -laf javax.swing.plaf.metal.MetalLookAndFeel -J-Xms128m -J-Xmx256m -J-Dnetbeans.logger.console=true -J-ea"

# default location of JDK/JRE, can be overridden by using --jdkhome switch
jdkhome="F:\jre1.5.0_10"

# clusters' paths separated by path.separator (semicolon on Windows, colon on Unices)
#extra_clusters=

vendredi, juin 15, 2007

Do It Tomorrow : Conclusion [DIT]

Peu de choses sont urgentes au point qu'elles ne peuvent pas attendre le lendemain.

Le but est d'arriver à être 100% créatif, ordonné et efficace.

Donnez vous une note sur 10 en créativité et une autre en ordre/organisation.

Multipliez les deux notes et si votre score n'est pas aussi élevé que ce que vous souhaiteriez qu'il soit, considérez les points suivants de la liste de contrôle :

* j'écris la liste des choses que je vais faire pour chaque jour

* je fais en sorte de réaliser les éléments de ma liste de chaque jour

* j'écris chaque chose supplémentaire que je fais qui n'est pas sur cette liste

* Si je ne réussis pas à réaliser ma liste plus de trois jours de suite, je réalise un audit de mon travail pour déterminer si j'ai trop de travail, si je travaille de manière inefficace ou si je ne prévois pas suffisament de temps pour le réaliser.

* Je traite mes courriels du jour en un lot le jour suivant et je fais de même pour les documents papier, les messages sur le répondeur, les tâches...

* j'ai un journal de travail où je note mes tâches pour les réaliser le jour suivant ou plus tard. ¨ le premier élément de ma liste de chaque jour est ma priorité courante, ce que je ferai en premier.

* Je garde une liste des choses qui ont mon attention et l'ordre dans lesquelles je les traiterai, en commençant par le moins urgent.

Si vous n'avez pas coché certains éléments de la liste, ce sont peut-être ceux qui doivent retenir votre attention.

Plus de détails dans le livre de Mark Forster ou bien sur son site. Le livre contient de nombreux exercices et des réflexions s'appuyant sur des cas précis.

De nombreuses discussions intéressantes ont également lieu sur son forum et sur son blog.

Il est également fréquemment fait référence à son travail dans les groupes yahoo suivant :

Si ces billets, vous ont donné envie d'acheter le livre (ça ne me rendra pas plus riche), ou si certains conseils vous ont permis d'être plus productifs ou simplement de vous sentir plus zen, plus créatifs ou plus organisés, envoyez-moi vos commentaires.




Septième principe: l'engagement plutôt que l'intérêt [DIT]

Diriez-vous que Zidane s'intéresse au football ou que Molière s'intéressait au théatre ? L'engagement suppose des sacrifices à court terme pour des gains supérieurs sur le long terme. Il y a une différence entre s'intéresser au journalisme et s'engager à écrire des articles de façons régulières dans le quotidien local.
Plus de détails dans le livre de Mark Forster ou bien sur son site.

Sixième Principe : Réduire les facteurs aléatoires [DIT]

Chaque fois que nous faisons quelque chose qui n'était pas prévu pour la journée en cours, nous introduisons un facteur aléatoire qui désorganise notre travail. Le problème c'est que les choses sont faites ou non, non pas selon qu'elles sont planifiées ou signifiantes mais selon qu'elle retiennent ou non notre attention. En travaillant ainsi, c'est ce qui fait le plus de bruit qui est le premier servi.
Plus de détails dans le livre de Mark Forster ou bien sur son site.

jeudi, juin 14, 2007

Cinquième principe : les listes fermées [DIT]

Une liste fermée c'est une liste close par un trait en bas de celle-ci, on ne peut plus rien y ajouter. Fermer une liste permet de traiter toutes les tâches de la liste sans se laisser distraire par le nouveau travail qui s'y ajoute.

Une fois que la liste est fermée, sa taille n'augmente plus. On peut donc espérer effectuer tout le travail qu'elle représente.

Étant donné que vous allez traiter tous les éléments de la liste, l'ordre dans lequel vous les traitez n'a pas d'importance. Savoir quel est l'élément le plus important, n'a pas non plus d'importance étant donné que tous les éléments seront effectués.

Exemple de listes fermées : traiter les courriels par lots, plutôt que de les traiter au fur et à mesure qu'ils arrivent.

Autre exemple : la check-list (liste de contrôle) lorsque l'on décompose une tâche en sous-tâches plus simples à effectuer.

Exercice : Utiliser le principe de la liste fermée pour traiter le travail en retard (dossier « arriérés »)

1. Isoler le travail en retard.

Dans une boite archive (dossier « arriérés ») de façon à ne plus l'avoir en vue.

2. Établir un système fiable pour traiter le travail courant.

Une des raisons pour lesquelles le travail s'accumule est que vous acceptez bien trop de choses qui ne sont pas essentielles (voir principe des limites).

3. Traiter le dossier « arriérés » (travail en retard).

Il n’est pas nécessaire de s'en débarrasser d'un coup, vous pouvez y aller par tranches.

Résumé et conclusion:

Listes ouvertes

Listes fermées

De nouveaux éléments peuvent être ajoutés

Aucun élément nouveau ne peut être ajouté

Tend à s’allonger, à grossir

Tend à diminuer, à réduire

L’ordre est important

L’ordre n’a pas d’importance

Relativement difficile à compléter

Relativement facile à compléter

Démotivant

Motivant

Outils pour établir la liste fermée du jour :

la traduction française de l'Emergent Task Planner est disponible (pour plus d'informations consulter le site de David Seah).

Plus de détails dans le livre de Mark Forster ou bien sur son site, dont on pourra consulter l'article (en anglais) To Do Lists — How we hate them!


mercredi, juin 13, 2007

Stockage de fichiers et gestion du temps [organisation]

Une solution pour stocker des fichiers : box.net, il suffit d'une adresse mail et d'un mot de passe. Application : la traduction française de l'Emergent Task Planner est disponible (pour plus d'info consulter le site de David Seah). En cas d'oubli de la clé USB, ça peut aussi être utile.

Bricolage [recyclage, outils bureau]

Que faire avec une boite de CD quand on a besoin d'un lutrin pour tenir ses feuilles devant l'ordinateur? J'avais trouvé l'idée du page'up très bonne. Je me suis muni d'un cutter (attention à ne pas casser la lame) et voilà le résultat. Remarquez la forme des encoches.
dessus boiteboite feuilleA4
gauche boitedroite boite
La décoration a été faite avec un peu de sparadrap, des feutres et des iris découpées d'une photo trouvée sur internet, c'est mon côté créatif...

mardi, juin 12, 2007

Topogrammes [Mindmaps]

Olivier Latyk a illustré le très intéressant livre de Bruno Hourst: Au bon plaisir d'apprendre. En particulier, il y présente des topogrammes (cartes heuristiques, mindmaps selon Tony Buzan). En voici un illustrant ce concept. En voici un autre sur le stress.

topogrammes

Surpoids, exercice et diététique [Santé]

Après avoir calculé mon indice de masse corporelle, j'ai décidé de courir à jeun et d'utiliser mon vélo elliptique pour perdre un peu de poids. En tout cas, je ne suis pas tenté par les régimes bidons.
Il y a de nombreux liens très intéressants sur NUTRI-SITE, "Diététique Sport & Vie" que j'ai découvert en lisant Sport et Vie. N.B.: Poids actuel ~100 kg pour 1m88.

Quatrième principe : Poser ses limites [DIT]

Lorsque l'on a un but et vision claire de ce qu'il y a à faire, on sait également ce que l'on ne va pas faire. Poser un cadre et des limites n'est pas un frein à la créativité, bien au contraire, il suffit de considérer les sonnets de Shakespeare ou les poèmes de Baudelaire.
Si vous sentez que vous n'avancez pas, restreignez votre champ d'action. Les problèmes de gestion du temps proviennent de trois problèmes :
  • vous travaillez de manière non efficiente
  • vous avez trop de choses à faire
  • vous n'avez pas alloué assez de temps pour faire les choses
Poser des limites, c'est travailler sur ces trois points :
  • allouer une durée suffisante et une échéance pour faire les choses (avec au besoin des échéances intermédiaires)
  • limiter le nombre de choses à faire en disant "non", en déléguant (attention, cela nécessite un suivi donc un travail supplémentaire) ou en réorientant le travail vers la personne qui est chargée de le faire.
  • augmenter son efficacité en travaillant par lots et pendant des durées fixées. Regrouper le courrier et le traiter dans un temps limité avec des pauses programmées et d'une durée fixée à l'avance. Limiter son travail pour garder du temps pour la vie privée, la vie sociale, les enfants, pour se régénerer...
  • Augmenter son efficience en se concentrant sur le vrai travail. C'est-à-dire celui que vous êtes le seul à pouvoir effectuer, celui pour lequel vous êtes payé, celui pour lequel vous êtes organisé non pas celui qui se présente de manière aléatoire.
Plus de détails dans le livre de Mark Forster.

Exercice :
  1. Choisir une tâche.
  2. Evaluer cette tâche : Est-ce à moi de le faire ? Si non, choisir une autre tâche. Dois-je déléguer? Si oui, choisir une autre tâche. Peut-on la décomposer en sous-tâches ? Si oui, choisir la première chose à faire.
  3. Régler le minuteur sur 10 minutes.
  4. Commencer à effectuer la tâche
  5. S'arrêter sans faute au bout de la durée fixée. Si on a fini avant, commencer une autre tâche.
  6. Prendre une pause d'une durée fixée. (marcher, boire de l'eau...)
  7. Régler le minuteur (on peut augmenter la durée de 5 minutes). Ne pas dépasser 40 minutes.
  8. Continuer ou commencer une nouvelle tâche si la précédente est terminée. Arrêtez-vous si vous avez terminé votre liste de la journée, sinon recommencer au point n°8.


mercredi, juin 06, 2007

Troisième principe : peu et souvent [DIT]

c'est comme pour les langues étrangères, 15 minutes chaque jour feront mieux que 1h30 chaque semaine. Le cerveau est un système qui a besoin de temps pour construire ses circuits neuronaux. En outre, n'importe qui peut travailler 5 minutes sur quelque chose. Il suffit de le faire souvent. Comme le dit la sagesse populaire, les petits ruisseaux font les grandes rivières. Pour augmenter la motivation, on peut aussi utiliser une minuterie (voir cet autre billet).
Exercice:
Considérer un projet que vous repoussez à plus tard par manque de temps.
Isoler une première action concrète qui vous prendra 5 minutes environ et qui fera avancer votre projet avec un verbe d'action et un résultat concret. Effectuer cette action et prévoir une prochaine action de même nature. S'arrêter puis recommencer souvent.
Exemple: écrire une première mouture ou un plan d'un article avec seulement quelques idées et mots clés plutôt que de chercher à rédiger un chapitre complet. Réécrire en enrichissant à chaque fois un peu.
Plus de détails dans le livre de Mark Forster.
NB: on pourra aussi se référer au billet de Jacques Turbé.

Comment le stress change le corps et pourquoi [Stress]

En situation de stress, on observe :
  • l'augmentation du pouls et de la pression sanguine => Irrigation sanguine du cerveau, des poumons et des muscles des bras et des jambes plus rapide permettant un comportement de fuite ou d'attaque => pour utiliser son corps au mieux en situation de stress, pratiquer la course à pied et les sports de combat (évitons la boxe et préférons les arts martiaux, judo, tai chi...)
  • Accélération de la respiration => Meilleur apport d'oxygène dans le cerveau et les muscles => Utilisons notre cerveau pour contrôler notre respiration et faire baisser notre niveau de stress.
  • Transpiration => Refroidissement des muscles dont la température a augmenté suite à une tension nerveuse => Veillons à bien nous hydrater et sortons prendre le frais.
  • Hyperglycémie et cholestérol => apport d'énergie aux muscles et au cerveau => évitons les aliments riches en sucres et ceux réputés riches en cholestérol => préférons les légumes, les protéines végétales, légumes secs, lentilles, noix, fruits secs, ainsi que les aliments riches en omega-3 et omega-6 (attention à l'équilibre : une cuillère d'huile de colza et une cuillère d'huile d'olive devraient suffire).
  • Libération de facteurs permettant la coagulation du sang => Coagulation du sang plus rapide et, ainsi, diminution du risque d'hémorragie lors d'une blessure => éviter à tout pris l'immobilité, favoriser les activités qui font circuler le sang (marcher, courir, nager, faire du vélo...).
Pour lutter contre les effets néfastes du stress, on peut aussi lire : gérer son stress
et aussi l'excellent livre du Dr. Bodenmann dont j'ai parlé dans cet autre billet.

mardi, juin 05, 2007

Second principe : Faire une seule chose à la fois [DIT]

Faire une chose à la fois, la faire bien et passer à la suivante ; c'est la façon d'avancer des gens qui réussissent. On pense souvent que ceux qui ne réussissent pas, restent assis à ne rien faire mais c'est souvent le contraire qui se produit, ils commencent en même temps des tas de projets formidables (beaucoup trop de projets) qu'ils ne font pas aboutir.

Exercice:

Lister sur une feuille, un certain nombre de choses à faire (domaine privé ou professionnel). Ne noter que des choses à faire un jour. Ne pas noter les projets qui comportent une échéance.
Choisir une tâche ou un projet (commencer petit) et prendre deux résolutions :
1. s'y consacrer jusqu'à avoir terminé
2. ne se consacrer à rien d'autre avant d'en avoir terminé

Si vous faîtes cet exercice régulièrement vous vous apercevrez que vous réussissez à faire beaucoup de choses.

Racontez-moi, les résultats de cet exercice.

Plus de détails dans le livre de Mark Forster.

voir aussi le premier principe.

lundi, juin 04, 2007

Premier principe : une vision claire [DIT]

La plus grande part des difficultés rencontrées dans la gestion du temps provient du fait que l'on n'établit pas de limites définies à notre travail. En quoi consiste mon travail exactement ? Quelles sont mes domaines de compétence ? Est-ce à moi de faire cela ? Suis-je payé pour faire cela ? Si nous essayons de réaliser toutes les tâches possibles dans le cours de la journée au fur et à mesure qu'elles se présentent, notre journée sera faite d'interruptions, de manque de concentration et de productivité. Si nous avons une vision claire, nous serons à même de dire "non" plus facilement. Choisir de faire quelque chose, c'est nécessairement dire "non" à autre chose.

Exercice
: Au lieu de lister les choses à faire demain, lister les choses que vous ne ferez pas.

Exemples :

  • je ne passerai pas plus de 30 minutes à répondre aux courriels
  • je ne travaillerai pas pendant la pause déjeuner
  • je n'effectuerai aucune autre action que celles écrites sur ma liste d'actions du jour jusqu'à ce que j'aie terminé cette liste.
Racontez-moi, les résultats de cet exercice.

Plus de détails dans le livre de Mark Forster.

Comment réussir à tout faire, en le faisant demain [DIT]

1. Mettez tout le travail en retard (courriels, papiers, etc.) dans des dossiers en attente (arriérés) et mettez-le là où vous ne pouvez pas le voir.
2. Recueillez tout le travail arrivant durant la journée et traitez-le en un lot le jour suivant. Groupez les activités similaires comme les courriels, les papiers, les coups de téléphone et les tâches. Veillez à traiter tout le lot chaque jour.
3. Si quelque chose est trop urgent pour attendre le lendemain, l'écrire sur une liste séparée et agir au moment opportun dans la journée. Ne jamais effectuer la plus simple action sans l'avoir écrite au préalable.
4. Consacrez du temps au début de chaque journée pour purger le contenu des dossiers en attente (arriérés). Lorsque vous en aurez terminé avec ces dossiers, trouver quelque chose d'autre à trier et commencez par cela chaque jour.

Pour plus de conseils sur la méthode, lisez le livre de Mark Forster et le précédent billet consacré à ce sujet.

Des outils pour s'organiser [méthodes]

Les Amphis de france 5 sur Canal-U ont pour objectif de proposer aux internautes francophones du monde entier, des diffusions à la demande de vidéocours (cours filmés) et de conférences.
On trouve également d'autres ressources sur le site du CERIMES.
Je vous conseille : Des méthodes pour apprendre - Des outils pour s'organiser par Régine ACQUIER.
On y trouve des outils d'analyse, de réflexion et de planification avec, pour chacun, son principe, sa mise en oeuvre et des exemples d'utilisation :
- la roue de Deming est un plan d'action et d'amélioration
- le Plan de Laswell pose les questions en vue de cerner une situation
- le diagramme d'Ishikawa analyse les causes d'une situation
- le planning de Gantt vise à établir une relation action-temps
- le logigramme détaille l'enchaînement logique des tâches
L'utilisation de ces méthodes sera une aide précieuse pour s'organiser et agir de façon efficace.
On pourra aussi consulter sur le même site :
- La gestion du temps résumé
- Des outils pour s'organiser résumé
- Travailler en groupe résumé
- La prise de notes et son exploitation résumé
- S'organiser pour communiquer résumé