samedi, juin 29, 2013

Le système ultime de gestion du temps ? [productivité personnelle]

Mark Forster a publié sur son site un nouveau système,  un "ultime" système de gestion du temps.
Voici la traduction libre [avec entre crochets mes commentaires] de son billet [je traduis comme j'ai compris et non pas mot à mot], je vous encourage également à lire la version originale sur son blog.
---
Depuis de nombreuses années, j'ai essayé de trouver un système qui a les caractéristiques suivantes :
1. Capture universelle - vous pouvez ajouter toutes les tâches que vous devez, souhaitez ou voulez faire.
2.  Il assure que les tâches difficiles - particulièrement celles pour lesquelles vous avez tendance à atermoyer ou procrastiner - soient faites, bien faites et rapidement.
3. Il traite les tâches récurrentes (email, rangement, classement, nettoyage, paiement de factures, etc.) rapidement et efficacement de manière à ce qu'elles ne s'accumulent pas.
4. Il envoie les tâches urgentes avec un degré approprié de priorité
5. Le système lui-même n'est pas une surcharge [on ne passe pas plus de temps à maintenir et utiliser le système qu'à faire ce qu'on a à faire (forme pernicieuse de procrastination)].
6. Le système n'entraîne pas de résistance en vous forçant à faire des choses que vous ne voulez pas faire. [ce qui renforce la procrastination et pousse à l'abandon du système après quelque temps].


Ce système est le premier que je rencontre (parmi les miens ou ceux des autres) qui remplit la totalité de ces six exigences.

Il est fondé sur un de mes systèmes plus anciens, Autofocus 4 (AF4). Pour ceux qui s'en souviennent j'ai seulement fait un changement de structure. Le changement est que les tâches non terminées restent dans la première liste jusqu'à l'achèvement. Néanmoins, il n'est pas nécessaire de connaître AF4 pour comprendre le nouveau système.
---
Voici les règles :
1. Il y a deux listes, une première liste et une deuxième liste (ou bien "Old list" et "New list").
2. Commencer à remplir la première liste avec toutes les tâches que vous voulez effectuer et achever dans la semaine qui vient ou dans les 15 prochains jours [Peut-être qu'un horizon plus proche serait préférable, commencer petit et envisager les 3 prochains jours au plus]. La deuxième liste reste vide à ce stade.
3. Commencer à effectuer les tâches de la première liste. Si une nouvelle tâche se présente, inscrivez-la sur la deuxième liste. Aucune tâche ne doit être ajoutée à la première liste.
4. Vous pouvez effectuer les tâches de la première liste dans l'ordre que vous souhaitez et continuer avec la première liste aussi longtemps que vous le souhaitez.
5. Lorsqu'une tâche de la première liste est terminée, barrez-là et s'il s'agit d'une tâche récurrente notez-la à la fin de la seconde liste.
6. Lorsque vous travaillez à un élément de la première liste, si cet élément n'est pas terminé et que vous souhaitez passer à autre chose, barrez-le et réécrivez-le à la fin de la première liste (mais pas sur la seconde liste). Cet élément doit rester dans la première liste jusqu'à son achèvement [ou son abandon].
7. Quand vous le souhaitez vous pouvez passer à la seconde liste.
8. Attention, les règles pour la seconde liste sont différentes. Vous devez effectuer les tâches dans l'ordre où elles ont été écrites, [mais vous n'êtes pas obligé de commencer par le premier élément de la liste.] Par exemple, si vous commencez par la cinquième tâche, vous ne pouvez faire aucune des quatre premières tâches de la liste. Les tâches non achevées de la deuxième liste [mais pour lesquelles vous effectué une action] sont réécrites à la fin de la seconde liste (mais pas de la première liste). [Vous n'êtes pas obligé de faire tous les éléments de la seconde liste, mais vous devez les traiter dans l'ordre, si vous ne faites aucun élément de la deuxième liste, retour à la première liste.]
9. Une fois que vous avez atteint la fin de la deuxième liste, vous revenez à la première liste (à partir de la règle n°3).
10. Chaque fois que vous revenez à la première liste, vous devez agir sur l'un des éléments de cette liste, sinon toute la liste sera barrée et tous les éléments de la liste première disparaîtront de la liste des choses à faire. 
11. Quand tous les éléments de la première liste sont barrés, la deuxième liste devient la première liste et une nouvelle deuxième liste sera crée [cf. règle n°3].
--
Quelques suggestions afin que le système fonctionne correctement pour vous. Veuillez noter que ces conseils sont seulement des suggestions et ne font pas partie des règles :
1. Il est important que les listes ne comportent que des éléments qui sont encore d'actualité. C'est donc une bonne idée d'ajouter la tâche récurrente "nettoyer les listes" afin de supprimer les tâches obsolètes ou celles que vous ne souhaitez plus effectuer pour une raison ou pour une autre.
2. Il est [très] important de définir ce que signifie pour vous "terminer une tâche". Idéalement, une tâche doit être définie de manière explicite. Comparez:

  • Lire "Guerre et Paix"
  • Lire "Guerre et Paix" chap. 10
  • Lire 25 pages de "Guerre et Paix"
  • Lire "Guerre et Paix" pendant 30 minutes.
3. Si une tâche se présente et doit être effectuée immédiatement, l'écrire à la fin de la deuxième liste et arrêtez tout le reste pour effectuer cette tâche. Ceci est en accord avec les règles 4 et 8.
4. Je vous suggère de lire la totalité des deux listes avant de commencer chaque journée. Ceci permet à votre esprit de se faire une idée de l'importance et de l'urgence relative des éléments de ces listes.
[5. Ne pas mettre dans la liste les choses qui sont faites à heure fixe et planifiées, celle-ci sont faites par habitude ou figurent dans votre agenda.]
[6. Ne pas mettre sur les listes les projets à long terme pour lesquels vous n'avez aucune intention d'agir dans la semaine qui vient. Si vous n'en avez qu'une idée vague, gardez-les plutôt dans une autre liste intitulée "Un jour, peut-être...", et vous pouvez ajouter dans votre agenda un rendez-vous personnel au cours duquel vous passerez en revue cette liste intitulée "Un jour, peut-être...". Sinon prévoyez un jour dans votre agenda pour y réfléchir sérieusement et au besoin planifier son exécution.]
[7. Quand vous réécrivez une tâche, soyez si possible précis et utilisez un verbe exprimant une action, pensez SMART].
[8. Quand vous réécrivez une tâche et surtout au moment du "nettoyage des listes" (Mark parle de désherbage), interrogez-vous sur vos engagements. Finalement, est-ce à moi de le faire ? Est-il possible de s'organiser autrement à l'avenir ? Est-ce que cette tâche est un moyen d'éviter de faire autre chose ? Est-ce que c'est vraiment cela que je veux faire ? Une décision doit-elle être prise à ce sujet ? Cette tâche doit-elle être découpée en éléments plus simples...On pourra aussi relire "Poser ses limites"]. 

[Note : Système publié le 13 juin et le 21 juin, MF travaille déjà à un nouveau système.]






vendredi, avril 13, 2012

"Final Version" le nouveau système de gestion de Mark Forster [outils pour l'organisation]

Mark Forster est peut-être moins connu en France que David Allen, l'auteur de GTD. Sa passion est d'inventer des systèmes d'organisation personnelle, de gestion du temps et des tâches. Il est désormais en train d'écrire un livre sur son dernier système intitulé "Final Version" ou FV. Il s'agit de la version finale, car il n'a pas l'intention d'en développer une autre et que celle-ci lui apporte satisfaction.
Mark Forster est connu pour ses livres, notamment Do It Tomorrow and Other Secrets of Time Management abrégé en DIT dont j'avais déjà parlé sur ce blog. Par la suite, il a développé Autofocus et Superfocus avec beaucoup d'interactions sur son blog. Maintenant, il offre son nouveau système à ceux qui s'inscrivent à sa lettre de nouvelles (déjà plus de 4000 inscrits). Le sujet est abordé dans les forums de son blog. L'idée est simple : à côté de l'importance et de l'urgence, il existe un autre critère, psychologique, le fait que l'on se sent prêt ou non à effectuer une tâche, que le moment est venu de l'accomplir. Il accepte d'emblée qu'il existe des résistances et que la procrastination, l'atermoiement, existent. Le système encourage donc à structurer la procrastination.
Dans How to live your dreams, il raconte comment accepter ses sentiments et cesser de lutter contre son cerveau inconscient. Ainsi, comme dans ces systèmes précédents, il encourage à faire une liste de ce qui nous passe par la tête. Ensuite, considérant que l'on doit envisager chaque élément de la liste, il invite à se poser la question : "Qu'est-ce que je veux faire avant de faire... ?"Plutôt que "Avant de faire ceci, que faut-il faire d'abord ? (sous-entend l'urgence)" ou "Qu'est-ce qu'il y a à faire avant le premier élément de la liste ?" (sous-entend l'importance). On arrive à un deuxième élément et on se repose la même question : "Je veux (dois, pense) faire cela, mais avant je choisis de (il faut, je vais ..)". Utilisez la formulation qui vous convient. Mark Forster choisit "Qu'est-ce que je veux faire avant de faire x ?" "What do I want to do before I do x?" et continuez à parcourir la liste rapidement jusqu'à constater que vous allez accomplir tout de suite l'élément considéré quelque soit la raison.
Ensuite, il s'agit de réaliser les éléments examinés l'un après l'autre dans le sens inverse. Attention, il ne s'agit pas de terminer chaque tâche, mais de commencer, de progresser selon le principe des petits pas, si la tâche est terminée on la barre, sinon on la réinscrit en fin de liste. Pour plus de détails, inscrivez-vous à sa lettre de nouvelles (Newsletter). On retrouve donc la liste fermée et d'autres principes déjà développés dans Superfocus. 

Exemple de liste (ouverte):
Elément 1
Elément 2
Elément 3
Elément 4
Elément 5
Elément 6

Examen de la liste (on ajoute un point* éléments retenus, selon le principe exposé plus haut, cf. photo):

*Elément 1
*Elément 2
  Elément 3
*Elément 4
*Elément 5
  Elément 6


Liste (fermée) ou chaîne des choses à accomplir dans cet ordre
Elément 5
Elément 4
Elément 2
Elément 1
(en pratique, on parcourt simplement la liste des éléments pointés* sur la liste en partant de la fin et en les barrant au fur et à mesure qu'on travaille sur un élément);

à l'itération suivante, on reprend l'examen de la liste ouverte au premier élément sur lequel on n'a pas agit.
Si une urgence apparaît (quelque chose qu'on veut (dois) faire absolument tout de suite), on l'ajoute simplement à la fin de la liste et on le fait, puis on reprend au premier* suivant. Si on pense à quelque chose à faire de non urgent, on l'ajoute à la liste et l'on retourne à sa tâche*. Si un élément devient obsolète, on le barre simplement.

La beauté du système réside dans sa simplicité et son élégance. Il procure un sentiment de contrôle en rassurant le cerveau conscient et le cerveau inconscient. On peut le mettre en place avec un stylo et du papier, mais on peut aussi utiliser son smartphone, son ordinateur ou sa tablette si cela fonctionne mieux pour soi. Il est conseillé de commencer avec une liste assez courte, même si le système s'adapte de manière robuste. 



Pour plus d'infos : http://www.markforster.net/ et également sur les forums en attendant de lire son prochain livre.

On peut voir aussi une vidéo démo sur Youtube :


Pour plus d'infos : http://www.markforster.net/  (inscrivez-vous à sa newsletter) et également sur les forums en attendant de lire son prochain livre.








lundi, décembre 05, 2011

La Théanine du thé comme alternative à la Ritaline pour favoriser l'attention et la concentration ?

Ce titre un peu provocateur pour parler d'une substance présente dans le thé, la L-Théanine qui favorise la concentration et réduit l'anxiété.
Le thé est la boisson la plus consommée au monde après l'eau. Le thé est connu comme source de flavonoïdes antioxydants. Cependant, le thé contient également un acide aminé unique, la L-théanine qui pourrait moduler certains aspects des fonctions cérébrales humaines. Des analyses par électro-encéphologramme (EEG) montre un effet direct sur le cerveau (Juneja et al. Trends in Food Science ; Tech 1999;10;199-204). La L-Théanine augmente de manière significative la bande des fréquences alpha ce qui indique un état de relaxation de l'esprit sans induire de somnolence. Néanmoins cet effet a été démontré à des doses supérieures à ce qu'on peut trouver dans une tasse de thé. Une autre étude contre placebo à des doses alimentaires a montré l'efficacité de la L-théanine sur l'attention mentale ou l'éveil. 
La L-théanine fait effet au bout de 30 à 40 minutes et induit un état de concentration détendue et contribue à réduire l'anxiété et à gérer le stress. 
Partagez votre expérience.

Sources : 

 The deployment of Intersensory Selec-tive Attention: A high-density  electrical mapping study of the effects of theanine. Gomez-Ramirez A, Higgins  BA, Owen GN, Rycroft JA, Mahoney J, Foxe JJ, Clincial Neuropharmacology,2007;30:25-38.

L-theanine, a natural constituent in tea, and its effect on mental state,  Anna C Nobre, Anling Rao and Gail N Owen, Asia Pac J Clin Nutr 2008;17 (S1):167-168  



mercredi, novembre 30, 2011

Thé Gongfucha pour arrêter de fumer ?

Bon, voilà, ça y est, vous voulez arrêter de fumer et vous savez que ça ne sera peut-être pas facile, alors vous cherchez des techniques efficaces.
La manie de la cigarette a de nombreux aspects, des aspects physiologiques et des aspects psychologiques. Tous ces instants où vous êtes avez une cigarette, il faudra en faire quelque chose d'autre.
Alors voilà ce que je vous propose : le Gongfu Cha. ce n'est pas un thé que je veux vous vendre, ni une pilule miracle. Il s'agit simplement d'une méthode de préparation du thé qui permet de se recentrer et de développer son attention tout en préparant un thé excellent. De plus avec l'arrêt de la cigarette, le goût revient et la perception des odeurs s'affine. 
D'abord, il vous faudra vous procurer une petite théière et si vous êtes vraiment motivés pour arrêter vous pourrez utiliser une tasse haute senteur également. Pour commencer, lisez les blogs de thé qui parlent du sujet. Ensuite cherchez où vous procurer le matériel ( par exemple chez Lihua ;)). Ensuite trouvez du thé (du bon de préférence, mon choix le wulong Tie Guan Yin (oolong), d'autres sont amateurs de pu'er ou puerh ou pu-erh), évitez le mauvais thé même sous prétexte que les papilles sont encrassées et que le goût, c'est celui du café que vous préférez. Il s'agit justement de briser le lien café => cigarette et de le remplacer par thé=>santé. Donc, vous évitez le café, le temps de vous séparer de la cigarette, ensuite vous pourrez toujours revenir à l'expresso si bon vous chante. Donc pourquoi, le Gongfu Cha plutôt que l'infusette ? Parce que c'est plus relaxant et c'est meilleur et vous pourrez respirer de l'air chaud. En plus, il y a des gens qui se sont penchés sur le sujet pour savoir si c'était efficace. La réponse est positive, allez faire un tour sur Google Scholar si vous souhaitez vérifier. 
Récapitulons, le matériel (vite amorti par l'arrêt de l'achat des paquets), le thé (cher à la feuille, mais en rapportant le prix au litre, c'est le prix d'un soda) et ensuite consacrer un peu de temps (le temps habituellement consacré à chercher de quoi fumer, à allumer, à éteindre, à vider les cendriers, à désodoriser, à chercher son feu,...). Pour la technique, c'est un peu comme la bicyclette. Il faut pratiquer. Vous pouvez regarder quelques videos sur youtube pour voir comment faire ou suivre un stage chez un marchand de thé. Si vous trouvez que la dinette  ne fait pas très viril (théière et tasses sont très petites), sachez que c'est une question de civilisation, regardez le film de Johnnie To, Election (à partir de 00:14:00), ceux qui y boivent du thé dans de très petites tasses n'ont rien de féminin. Mais ça marche aussi pour les filles, regardez ces charmantes femmes préparer le thé avec le petit doigt levé (il me semble tout de même que l'auriculaire en l'air est facultatif).
Ensuite, ça vous fera un sujet de conversation pour remplacer les discussions sur : comment vous avez arrêté, si vous manque pas...
Et puis, en fin de repas, pas besoin de sortir pour vous savez quoi, on peut prendre son thé avec des amis.
Ensuite, vous vous ferez sans doute des amis de thés.
Pour ce qui concerne l'addiction à la caféine, à la théobromine, à la théophylline, vous trouverez ça dans le thé avec les calories en moins (comparons avec ceux qui remplacent la cigarettes par le chocolat).
Si vous vous y prenez bien, avec les feuilles du matin, vous pourrez faire la journée (on peut infuser les mêmes feuilles de nombreuses fois) et ça vous donnera l'occasion de vous hydrater, de vous concentrer, de vous relaxer (combinaison caféine et théanine) et en plus ça pourrait même être bon pour votre santé.
Racontez-moi vos expériences.





vendredi, novembre 04, 2011

Le thé est-il favorable à la concentration ?

Sur le blog Lihua Art de culture Chinois, on peut lire un article  qui s'intéresse aux effets du thé sur la concentration et le sommeil. Une tasse de thé contient en moyenne moins de caféine qu'une tasse de café.
Faut-il en boire plus que du café ? Non, car la caféine du thé est libérée dans l'organisme sur une plus longue durée que celle du café. Ensuite, le thé contient un autre composé nommé theanine qui a paradoxalement des vertus relaxantes alors même que la caféine vous donne un coup de fouet. Idéal pour être réveillé sans être stressé.
Quel effet le thé bu au cours d'une journée entière peut avoir sur votre attention et sur la qualité de votre sommeil ?
Des chercheurs de l'Université de Surrey et du centre de recherche d'Unilever, se sont posés cette question (détails). Etant donné sa teneur moins élevée en caféine, le thé est moins susceptible de perturber le sommeil. Les chercheurs ont également trouvé que "la consommation de thé tout au long de la journée à des effets similaires au café sur l'attention, malgré sa teneur plus faible en caféine.
Le thé bénéfique pour la santé fait donc partie des "smart drugs" et il est utilisé depuis des centaines d'années pour augmenter les performances intellectuelles.

dimanche, août 21, 2011

Astuce SuperFocus n°8 : rejet, révocation d’une tâche [productivité]

Le concept de rejet, révocation est caractéristique des systèmes de la famille Autofocus et SuperFocus. Révoquer des tâches et une des parties les plus essentielles de SuperFocus.

Il est important de réaliser que les règles de révocation affectent la façon de traiter toutes les tâches du système, pas seulement celles qui sont concernées par les règles de révocation.

Donc afin que le système fonctionne correctement, il est très important de conserver les règles de révocation.

Si vous utilisez le système correctement, alors le processus de révocation devrait être automatique. Vous ne décidez pas quelles tâches doivent être révoquée ou non. La seule question. La seule question est de savoir si une tâche “se détache” pour l’action et sinon si elle est maintenant susceptible de révocation.

Lorsqu’une tâche est révoquée cela ne doit en aucune façon être considéré comme un échec [sinon voir image]. En fait, cela signifie simplement que le système fonctionne comme il devrait.

Considérons les types de tâches qui peuvent être trouvées dans un carnet SuperFocus:
  • Les tâches en attente d’action
  • Les tâches complétées supprimées
  • Les tâches récurrentes ré-entrées
  • Les tâches non-terminées ré-entrées (colonne 2)
  • Les tâches urgentes (colonne 2)
  • Les tâches rejetées attendant d’être passées en revue.
  • Pour finir, les tâches supprimées non exécutées.
Contrairement à ce que pensent les Shadoks certaines tâches doivent être révoquées

Ces différentes catégories de tâches fournissent un processus de tri hautement efficient, qui classe les tâches de manière plus ou moins automatique pour l’action, l’action urgente, le travail régulier (peu et souvent), la revue et la suppression finale. En raison de ce tri, le système ne nécessite aucun tri préalable. Vous pouvez entrer toutes les tâches potentielles dans le système et laisser le système s’en charger.

dimanche, août 14, 2011

Astuces SuperFocus n°7 : les tâches qui sont à la fois urgentes et non terminées [productivité]


Une tâche qui est à la fois urgente et non terminée a normalement commencé par être une tâche urgente, bien qu’il soit possible qu’une tâche non terminée devienne urgente au cours de sa durée de vie.
Deux exemples de tâches à la fois urgentes et non terminées :
  1. une tâche urgente qui n’a pas été terminée la première fois qu’on s’y est attelé.
  2. une tâche plus importante délibérement soumise à un traitement régulier.
Ecrire ces astuces est une exemple de la première catégorie. C’est urgent parce qu’il a été décidé qu’elle devait être terminée au plus vite. Sachant qu’il fallait rédiger un premier jet avant de finaliser, du temps a été alloué pour les deux seances nécessaires à l’écriture.
Lire “Guerre et Paix” est un exemple de la deuxième catégorie [ou tout autre projet que vous rêvez d’accomplir quand vous aurez le temps]. Afin de lire le livre rapidement, il a été décidé que la tâche était “urgente” pour continuer à avancer, et conservée dans la colonne 2. Ceci signifie de lire à plusieurs reprises dans la journée.
Ceci est un moyen souple de réaliser des projets importants tout en gérant des tâches plus triviales mais nécessaires.
Répétons ce qui a été dit lors des deux astuces précédentes, il est important de limiter le nombre de tâches de la colonne 2. En particulier, il semble déraisonnable de conserver plus d’un ou deux projets à long terme (ça devrait être un maximum) dans la colonne 2.
Donc ce genre de tâche “urgente” de la colonne 2 qu’on commence mais ne termine pas forcement se trouve réinscrite dans colonne 2 de la page suivante.

Traduction libre du billet de Mark Forster : http://www.markforster.net/blog/2011/3/23/sf-tips-7-tasks-that-are-both-urgent-and-unfinished.html [commentaires du traducteur]
source de l’image: http://www.omc.be/fr/images/take-notes.jpg

Retrouvez les autres billets sur Superfocus.