samedi, juin 29, 2013

Le système ultime de gestion du temps ? [productivité personnelle]

Mark Forster a publié sur son site un nouveau système,  un "ultime" système de gestion du temps.
Voici la traduction libre [avec entre crochets mes commentaires] de son billet [je traduis comme j'ai compris et non pas mot à mot], je vous encourage également à lire la version originale sur son blog.
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Depuis de nombreuses années, j'ai essayé de trouver un système qui a les caractéristiques suivantes :
1. Capture universelle - vous pouvez ajouter toutes les tâches que vous devez, souhaitez ou voulez faire.
2.  Il assure que les tâches difficiles - particulièrement celles pour lesquelles vous avez tendance à atermoyer ou procrastiner - soient faites, bien faites et rapidement.
3. Il traite les tâches récurrentes (email, rangement, classement, nettoyage, paiement de factures, etc.) rapidement et efficacement de manière à ce qu'elles ne s'accumulent pas.
4. Il envoie les tâches urgentes avec un degré approprié de priorité
5. Le système lui-même n'est pas une surcharge [on ne passe pas plus de temps à maintenir et utiliser le système qu'à faire ce qu'on a à faire (forme pernicieuse de procrastination)].
6. Le système n'entraîne pas de résistance en vous forçant à faire des choses que vous ne voulez pas faire. [ce qui renforce la procrastination et pousse à l'abandon du système après quelque temps].


Ce système est le premier que je rencontre (parmi les miens ou ceux des autres) qui remplit la totalité de ces six exigences.

Il est fondé sur un de mes systèmes plus anciens, Autofocus 4 (AF4). Pour ceux qui s'en souviennent j'ai seulement fait un changement de structure. Le changement est que les tâches non terminées restent dans la première liste jusqu'à l'achèvement. Néanmoins, il n'est pas nécessaire de connaître AF4 pour comprendre le nouveau système.
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Voici les règles :
1. Il y a deux listes, une première liste et une deuxième liste (ou bien "Old list" et "New list").
2. Commencer à remplir la première liste avec toutes les tâches que vous voulez effectuer et achever dans la semaine qui vient ou dans les 15 prochains jours [Peut-être qu'un horizon plus proche serait préférable, commencer petit et envisager les 3 prochains jours au plus]. La deuxième liste reste vide à ce stade.
3. Commencer à effectuer les tâches de la première liste. Si une nouvelle tâche se présente, inscrivez-la sur la deuxième liste. Aucune tâche ne doit être ajoutée à la première liste.
4. Vous pouvez effectuer les tâches de la première liste dans l'ordre que vous souhaitez et continuer avec la première liste aussi longtemps que vous le souhaitez.
5. Lorsqu'une tâche de la première liste est terminée, barrez-là et s'il s'agit d'une tâche récurrente notez-la à la fin de la seconde liste.
6. Lorsque vous travaillez à un élément de la première liste, si cet élément n'est pas terminé et que vous souhaitez passer à autre chose, barrez-le et réécrivez-le à la fin de la première liste (mais pas sur la seconde liste). Cet élément doit rester dans la première liste jusqu'à son achèvement [ou son abandon].
7. Quand vous le souhaitez vous pouvez passer à la seconde liste.
8. Attention, les règles pour la seconde liste sont différentes. Vous devez effectuer les tâches dans l'ordre où elles ont été écrites, [mais vous n'êtes pas obligé de commencer par le premier élément de la liste.] Par exemple, si vous commencez par la cinquième tâche, vous ne pouvez faire aucune des quatre premières tâches de la liste. Les tâches non achevées de la deuxième liste [mais pour lesquelles vous effectué une action] sont réécrites à la fin de la seconde liste (mais pas de la première liste). [Vous n'êtes pas obligé de faire tous les éléments de la seconde liste, mais vous devez les traiter dans l'ordre, si vous ne faites aucun élément de la deuxième liste, retour à la première liste.]
9. Une fois que vous avez atteint la fin de la deuxième liste, vous revenez à la première liste (à partir de la règle n°3).
10. Chaque fois que vous revenez à la première liste, vous devez agir sur l'un des éléments de cette liste, sinon toute la liste sera barrée et tous les éléments de la liste première disparaîtront de la liste des choses à faire. 
11. Quand tous les éléments de la première liste sont barrés, la deuxième liste devient la première liste et une nouvelle deuxième liste sera crée [cf. règle n°3].
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Quelques suggestions afin que le système fonctionne correctement pour vous. Veuillez noter que ces conseils sont seulement des suggestions et ne font pas partie des règles :
1. Il est important que les listes ne comportent que des éléments qui sont encore d'actualité. C'est donc une bonne idée d'ajouter la tâche récurrente "nettoyer les listes" afin de supprimer les tâches obsolètes ou celles que vous ne souhaitez plus effectuer pour une raison ou pour une autre.
2. Il est [très] important de définir ce que signifie pour vous "terminer une tâche". Idéalement, une tâche doit être définie de manière explicite. Comparez:

  • Lire "Guerre et Paix"
  • Lire "Guerre et Paix" chap. 10
  • Lire 25 pages de "Guerre et Paix"
  • Lire "Guerre et Paix" pendant 30 minutes.
3. Si une tâche se présente et doit être effectuée immédiatement, l'écrire à la fin de la deuxième liste et arrêtez tout le reste pour effectuer cette tâche. Ceci est en accord avec les règles 4 et 8.
4. Je vous suggère de lire la totalité des deux listes avant de commencer chaque journée. Ceci permet à votre esprit de se faire une idée de l'importance et de l'urgence relative des éléments de ces listes.
[5. Ne pas mettre dans la liste les choses qui sont faites à heure fixe et planifiées, celle-ci sont faites par habitude ou figurent dans votre agenda.]
[6. Ne pas mettre sur les listes les projets à long terme pour lesquels vous n'avez aucune intention d'agir dans la semaine qui vient. Si vous n'en avez qu'une idée vague, gardez-les plutôt dans une autre liste intitulée "Un jour, peut-être...", et vous pouvez ajouter dans votre agenda un rendez-vous personnel au cours duquel vous passerez en revue cette liste intitulée "Un jour, peut-être...". Sinon prévoyez un jour dans votre agenda pour y réfléchir sérieusement et au besoin planifier son exécution.]
[7. Quand vous réécrivez une tâche, soyez si possible précis et utilisez un verbe exprimant une action, pensez SMART].
[8. Quand vous réécrivez une tâche et surtout au moment du "nettoyage des listes" (Mark parle de désherbage), interrogez-vous sur vos engagements. Finalement, est-ce à moi de le faire ? Est-il possible de s'organiser autrement à l'avenir ? Est-ce que cette tâche est un moyen d'éviter de faire autre chose ? Est-ce que c'est vraiment cela que je veux faire ? Une décision doit-elle être prise à ce sujet ? Cette tâche doit-elle être découpée en éléments plus simples...On pourra aussi relire "Poser ses limites"]. 

[Note : Système publié le 13 juin et le 21 juin, MF travaille déjà à un nouveau système.]






3 commentaires:

Coach formation a dit…

C'est bien utile pour chaque personne de savoir géré son temps surtout en se moment ou le temps nous manque parfois vu le rythme qui engendre nos quotidiens.

Coach formation a dit…

C'est vraiment utile pour chaque personne de savoir géré son temps surtout en se moment ou le commence à nous manquer vu le rythme qu'engendre nos quotidiens.

Anonyme a dit…

Savoir gérer son temps n'est pas pareil pour tout le monde je vous l'accorde. Nombreux sont ceux qui ne savent pas comment y arriver. Trop de stress, de problèmes, de choses à faire ? Si je peux me permettre, voici un site qui m'a aidé grandement à me forger une mentalité de fer et à apprendre l'essentiel dans la vie. Apprendre l'hypnose par soi même