jeudi, juin 14, 2007

Cinquième principe : les listes fermées [DIT]

Une liste fermée c'est une liste close par un trait en bas de celle-ci, on ne peut plus rien y ajouter. Fermer une liste permet de traiter toutes les tâches de la liste sans se laisser distraire par le nouveau travail qui s'y ajoute.

Une fois que la liste est fermée, sa taille n'augmente plus. On peut donc espérer effectuer tout le travail qu'elle représente.

Étant donné que vous allez traiter tous les éléments de la liste, l'ordre dans lequel vous les traitez n'a pas d'importance. Savoir quel est l'élément le plus important, n'a pas non plus d'importance étant donné que tous les éléments seront effectués.

Exemple de listes fermées : traiter les courriels par lots, plutôt que de les traiter au fur et à mesure qu'ils arrivent.

Autre exemple : la check-list (liste de contrôle) lorsque l'on décompose une tâche en sous-tâches plus simples à effectuer.

Exercice : Utiliser le principe de la liste fermée pour traiter le travail en retard (dossier « arriérés »)

1. Isoler le travail en retard.

Dans une boite archive (dossier « arriérés ») de façon à ne plus l'avoir en vue.

2. Établir un système fiable pour traiter le travail courant.

Une des raisons pour lesquelles le travail s'accumule est que vous acceptez bien trop de choses qui ne sont pas essentielles (voir principe des limites).

3. Traiter le dossier « arriérés » (travail en retard).

Il n’est pas nécessaire de s'en débarrasser d'un coup, vous pouvez y aller par tranches.

Résumé et conclusion:

Listes ouvertes

Listes fermées

De nouveaux éléments peuvent être ajoutés

Aucun élément nouveau ne peut être ajouté

Tend à s’allonger, à grossir

Tend à diminuer, à réduire

L’ordre est important

L’ordre n’a pas d’importance

Relativement difficile à compléter

Relativement facile à compléter

Démotivant

Motivant

Outils pour établir la liste fermée du jour :

la traduction française de l'Emergent Task Planner est disponible (pour plus d'informations consulter le site de David Seah).

Plus de détails dans le livre de Mark Forster ou bien sur son site, dont on pourra consulter l'article (en anglais) To Do Lists — How we hate them!


2 commentaires:

Trentaine a dit…

Une feuille A4 est t-elle considérée comme une liste fermée?
Personnellement quand je vois qu'elle est pleine, j'ai tendance à essayer d'en faire le maximum (ou sinon je la recopie sur autre feuille avec une écriture plus serrée)

Fred a dit…

L'idée de la liste fermée telle que je l'ai comprise, c'est de réussir à effectuer la totalité de ce qui est listé. Si on n'y arrive pas, il n'y a que trois raisons possibles :
- trop de choses à faire (reconsidérer ses engagements, savoir refuser ou réorienter)
- travail inefficace
(changer les méthodes de travail)
- pas assez de temps ou de moyens
(meilleure estimation des ressources necessaires, auto-observation, retour d'expérience).
Pour plus de détail, consulter les autres principes. (tag DIT)