jeudi, juin 21, 2007

Le classement par Noguchi [organisation]


Voici un système de classement papier intéressant et original mis au point par Noguchi Yukio, un économiste japonais.

Mode d'emploi:
  • classez chaque document, quelque soit son type (facture, note de réunion, manuel d'utilisateur, etc.), dans une enveloppe type A4 sur laquelle vous inscrivez son contenu.
  • Rangez ensuite les enveloppes (par exemple verticalement sur une étagère) en y insérant les nouvelles du même côté (par exemple à gauche).
  • Chaque document retiré du classement pour utilisation sera remis dans le classement comme s'il était un nouveau document (sur le côté gauche) plutôt qu'à l'endroit où il se trouvait initialement.
  • Ainsi, après un certain temps, les documents inutilisés seront progressivement migrés vers la droite du classement.
  • Ce système s'appuie sur l'idée que les gens retiennent plus facilement quand un document a été utilisé pour la dernière fois plutôt que il a été classé.
  • De plus, avec un système traditionnel de classement par sujet, quelque soit le choix des rubriques, on finit toujours par avoir des documents à classer à plusieurs endroits.
  • Enfin, le traitement de l'archivage est simplifié: il suffit de retirer les enveloppes de la partie droite de l'étagère plutôt que de parcourir l'ensemble des dossiers !
source(2005) : totem-consult

Pour voir comment le mème "Système de classement de Noguchi" (Noguchi filing system) se propage, consulter les liens ci-dessous :
(le lien originel n'est plus actif http://www.lise.jp/honyaku/noguchi.html)
liens actifs (certains sont en français):
(2005)fascinating-japanese-filingsystem
more-on-the-noguchi-filing-system
histoires-de-classifications
(2005) the_noguchi_fil
(2006) the_noguchi_fil
(2006) photos/jazzmasterson/ (les photos sont très bien)
(2006)en.wikipedia.org/Yukio_Noguchi
how-the-noguchi-filing-system-seriously-cleaned-up-my-clutter/
(2006)noguchi_filing_system
(2006)noguchi-filing-system-modified
(2007) livre de Mark Forster (DIT), sans les enveloppes, ni la référence à Noguchi avec des classeurs à levier et des pochettes transparentes et/ou des pochettes cartonnées.
(2007)the_noguchi_filing_system
(17/01/2007)time-sort-noguchi-filing-system
(01/06/2007)a_perfect_mess_review
(02/06/2007)noguchi_filing_
Photo:http://www.eigotown.com/culture/interview/noguchi/interview_p1.shtml
Quelques liens en japonais : Chou Seiri Hou (超整理法 ) by Yukio Noguchi (野口悠紀夫) avec des photos
Pourquoi pas en coréen ? 초정리법
Et une mention spéciale pour Hawkexpress (wiki anglais/japonais) qui cite le livre de Noguchi dans les références de son système
PoIC.

3 commentaires:

mimbaud a dit…

Si vous cherchez une solution de classement de papier simple, je vous suggère d’aller voir http://www.xamance.fr/ : Xamance, l’inventeur du classement chaotique.
Une vidéo de 2 minutes vous présente la Xambox, une boite magique (ou presque) qui vous permet de retrouver tous vos papiers sans avoir eu besoin de les classer. Si, si, c’est possible!
Le système se rapproche de l’idée de Nogushi, mais on rajoute un scanner avec reconnaissance d’écriture : on scanne les documents au fur et à mesure, ils tombent dans un bac en carton, on insère un intercalaire de temps en temps, et c’est tout!
Quant on veut retrouver un document, on fait une recherche plein texte, et on retrouve instantanément, soit une version PDF, soit l’original : "L’original est situé dans le bac numéro 3, derrière l’intercalaire bleu, c’est la 3ème feuille"!
On peut emprunter le document et le remettre ensuite sur le dessus de la pile, tout simplement…
Bien sur, c’est un peu plus cher que la méthode de Noguchi, mais c’est encore plus simple! ;-)

Fred a dit…

@mimbaud :
j'ai regardé la vidéo, c'est très impressionnant, néanmoins :
- est-ce robuste ?
Au bout de combien de documents arrive la panne ? (cf. notre cher photocopieur, de plus en plus performant mais qui a ses humeurs parfois...)
- combien ça coûte ? (en fonctionnement et en investissement)
- l'indexation se fait semble-t-il à partir du contenu, peut-on rajouter des données ? (ex. la lettre X envoyé à Y concerne aussi Z mais Z n'est pas mentionné dans le texte, elle n'apparaitra pas si on recherche Z)
- robustesse du système informatique associé ? (licences, sûreté, durée de vie des logiciels...)
- comment ça marche pour les notes manuscrites, les schémas...?
- et si on perd les données associées au classement, qu'est-ce qu'on fait ?

mimbaud a dit…

Le scanner employé supporte environ 500 pages par jour sur la période de garantie - 1 an - soit 200 000 pages, et on peut changer les pièces qui s'usent. Pour de plus grandes volumétries, il est en général préférable d'avoir plusieurs Xambox (sinon on ne s'en sort pas!).
Ca coute autour de 1700 € HT(contactez un revendeur sur le site de Xamance pour plus de détails), garantie matériel un an, avec possibilité d'extension 3 ans.
On peut ajouter des commentaires sur chaque document, qui sont également indexés en plein texte.
Les technologies employées sont robustes est perennes (Java, intégration de projets open-source, documents au format PDF, base de données Lucene de la fondation Apache).
Ca ne traite pas le manuscrit et les schemas (personne ne le fait à un prix abordable aujourd'hui).
Il ne faut pas perdre les données, sinon il faut tout reprendre!!! Une fonction de sauvegarde manuelle existe, et une fonctionnalité de sauvegarde en ligne sera disponible dans les prochains mois...

Il faut accepter de franchir le pas : ne plus ranger, et tout retrouver quand même!! On gagne du temps aussi bien pour retrouver un document, que pour ne pas le ranger!