Le Portail International Archivistique Francophone présente un cours très intéressant sur le classement, la gestion des documents et des archives :
Il existe plusieurs façons de classer des documents, quel que soit le support de ceux-ci. Il faut bien réfléchir avant de choisir la bonne méthode. On classe en effet non pas pour ranger un document, mais pour le retrouver : un document mal classé est un document perdu. Par ailleurs, l'application d'une mauvaise méthode est souvent difficile à rattraper.
Quel que soit le mode de classement que vous choisirez, quelques principes doivent être respectés :
* vous devez vous tenir au système de classement que vous aurez choisi : si vous ne cessez de changer, la confusion s’installera très rapidement et vous ne retrouverez plus rien ;
* mettez au point un système permanent de références : clef d’accès aux dossiers, il vous sera indispensable pour procéder aux recherches, mais aussi à vos collègues qui devront vous remplacer en votre absence ;
* assurez le rangement matériel des dossiers : il doit répondre au classement intellectuel.
Les différents types de classement
Examinons maintenant les différents types de classement. Il y en a deux principaux :
* le classement sériel
Les documents ou les dossiers sont classés en continu suivant un critère unique qui peut être d'ordre chronologique, alphabétique, etc.
* le classement thématique hiérarchisé
C'est un classement global, logique et hiérarchisé de tous les documents du service au fur et à mesure de leur arrivée ou de leur départ, en fonction d'un plan de classement.
Il permet, selon un cadre rigoureux, le classement intellectuel et matériel de tous les documents émis ou reçus par le service au fur et à mesure de leur arrivée ou de leur départ.
Les dossiers sont ainsi organisés:
* de façon rationnelle : parce que le classement fonctionne de manière hiérarchisée, ordonnant les documents en dossiers et sous-dossiers, du général au particulier ; l'objet du document détermine son classement et tous les documents traitant du même sujet sont classés dans le même dossier ;
* de façon objective : parce qu'il peut être compris et utilisé par tous ; l'accès à l'information ne dépend plus de la personne qui a créé les dossiers, ceux-ci restent donc aisément disponibles dans le temps ; en cas de recours aux précédents dossiers, il est facile de retrouver les pièces si le principe de classement n'a pas changé.
Il existe plusieurs façons de classer des documents, quel que soit le support de ceux-ci. Il faut bien réfléchir avant de choisir la bonne méthode. On classe en effet non pas pour ranger un document, mais pour le retrouver : un document mal classé est un document perdu. Par ailleurs, l'application d'une mauvaise méthode est souvent difficile à rattraper.
Quel que soit le mode de classement que vous choisirez, quelques principes doivent être respectés :
* vous devez vous tenir au système de classement que vous aurez choisi : si vous ne cessez de changer, la confusion s’installera très rapidement et vous ne retrouverez plus rien ;
* mettez au point un système permanent de références : clef d’accès aux dossiers, il vous sera indispensable pour procéder aux recherches, mais aussi à vos collègues qui devront vous remplacer en votre absence ;
* assurez le rangement matériel des dossiers : il doit répondre au classement intellectuel.
Les différents types de classement
Examinons maintenant les différents types de classement. Il y en a deux principaux :
* le classement sériel
Les documents ou les dossiers sont classés en continu suivant un critère unique qui peut être d'ordre chronologique, alphabétique, etc.
* le classement thématique hiérarchisé
C'est un classement global, logique et hiérarchisé de tous les documents du service au fur et à mesure de leur arrivée ou de leur départ, en fonction d'un plan de classement.
Il permet, selon un cadre rigoureux, le classement intellectuel et matériel de tous les documents émis ou reçus par le service au fur et à mesure de leur arrivée ou de leur départ.
Les dossiers sont ainsi organisés:
* de façon rationnelle : parce que le classement fonctionne de manière hiérarchisée, ordonnant les documents en dossiers et sous-dossiers, du général au particulier ; l'objet du document détermine son classement et tous les documents traitant du même sujet sont classés dans le même dossier ;
* de façon objective : parce qu'il peut être compris et utilisé par tous ; l'accès à l'information ne dépend plus de la personne qui a créé les dossiers, ceux-ci restent donc aisément disponibles dans le temps ; en cas de recours aux précédents dossiers, il est facile de retrouver les pièces si le principe de classement n'a pas changé.
Aucun commentaire:
Enregistrer un commentaire